Strukturbloggen

Att star­ta dagen med att kas­ta sig över all e‑post funkar inte för mig!



Jag behöver en lugn och genomtänkt förs­ta halv­timme för att plan­era upp arbets­da­gen och få kon­troll över vad som ska göras under dagen samt vad som ska prioriteras. 

Ibland får jag höra “- Jaha, nu ska Mar­tin göra sin mor­gonrutin…”. Det känns bra även om det ibland kom­mer fram lite under­ton­er från mina kära kol­le­gor — men mina all­ra när­maste medar­betare och kol­le­gor vet vad som gäller den förs­ta halv­tim­men på min arbets­dag — men de vet ock­så att jag har koll.



Genom min hob­by har skaf­fat lik­nande ruti­n­er. Min fru Anna och jag sysslar med avancer­ad grottdykn­ing — och då gäller det att ha rutiner. 

Bland annat har vi en speciell rutin för ihop­sät­tning av vår utrust­ning samt en rutin för att kon­trollera att allt är som det ska och att alla vet hur vi ska genom­föra dyknin­gen ifrå­ga. Även om jag ofta har nerver­na på hel­spänn inför ett dyk så brukar dessa ständigt återkom­mande ruti­n­er få mig att kon­cen­tr­era mig och fokusera på det som är vik­tigt — näm­li­gen dyket och inget annat!



Sam­ma sak upplever jag på job­bet — min mor­gonrutin får mig att fokusera, struk­tur­era så att jag sedan kan vara effek­tiv men på ett avs­lapp­nat sätt.

Det funger­ar inte alltid — ibland blir dagar­na fyll­da av brand­släck­n­ingsar­bete och ​“snab­ba puckar”. Men med en bra plan (läs att-göra-lista) så vet jag i alla fall vad jag inte har hun­nit med och kan ta tag i det dagen därpå.



Så här ser min mor­gonrutin ut;

Jag star­tar datorn, häm­tar en kopp te och star­tar Out­look där jag har min att-göra-lista. 

Överst på att-göra-lis­tan finns var­je dag ​“Mor­gonruti­nen”. Jag dubbelk­lickar på uppgiften Mor­gonrutin och vips har jag min struk­tur fram­för mig på skärmen:

1. Ta en titt på kalen­dern och se vad jag har för möten inplan­er­ade under dagen. På freda­gar­na kol­lar jag även näs­ta vec­ka — jag tit­tar ock­så på hur månaden ser ut för att kän­na att jag har full koll på läget.
2. Sedan kol­lar jag e‑posten. Enkla mail tar jag tag i direkt (det får ta max två minut­er per mail) och lite mer kom­plexa mail kopier­ar jag över till att-göra-listan.
3. Efter mailen är det dags att ta fram mobil­tele­fo­nen där jag under dagen (eller kvällen) läg­ger in kom-ihåg-noteringar. Dessa tar jag alltid fram mor­gonen där­på — för att se om de ska bli till nya uppgifter på min att-göra-lista.
4. Sedan går jag över till att-göra-lis­tan och tar fram en vy som vis­ar vil­ka uppgifter som ska göras under dagen. Jag går igenom lis­tan och ser om jag kan mark­era någon uppgift som redan bliv­it slut­förd. Vis­sa uppgifter kan delegeras — de tyck­er jag om. Några kan skju­tas i tiden — de får ett nytt datum. De aktion­er som blir kvar försök­er jag verk­li­gen att hin­na med under dagen.
5. Den sista punk­ten är en flex­i­bel punkt. Det är näm­li­gen nu jag bör­jar ta tag i mina uppgifter — att verk­li­gen utföra dem. Om jag har ett möte inplan­er­at direkt efter min mor­gonrutin så får jag vän­ta med att job­ba med uppgifter­na — men om jag inte har något möte så tar jag tag i de mest pri­or­it­er­ade uppgifter­na direkt. Jag funkar bäst på mor­gonen var­för jag vill se till att vara pigg och glad när jag gör de vik­ti­gaste uppgifterna.

Ja, så ser min mor­gon ut — jag hop­pas att ni har haft en trevlig läs­ning och att ni ock­så har så trevli­ga mor­gonruti­n­er som jag har. 



MEN jag ska erkän­na att det inte alltid har var­it så här har­moniskt vid mitt skrivbord — det är fak­tiskt David som har lärt mig att få en stress­fri morgon.

Mar­tin Sch­ab­bauer, pro­jek­tledare, Linköping

Mar­tin är en av våra som­mar­blog­gare den­na som­mar. Se hela lis­tan här.