Strukturbloggen

Ett utmärkt sätt att skaf­fa oss större fram­förhåll­ning är att då och då stan­na upp och skum­ma en månad bakåt och en månad framåt i kalen­dern. En gång i veck­an är för mig ett lagom intervall.

Då tit­tar jag igenom den passer­ade månadens kalen­der­bokningar och gör mig påmind om vil­ka möten jag haft och vil­ka per­son­er jag träf­fat. Syftet är att kom­ma på sak­er jag lovat att göra eller återkom­ma med, så inget blir bortglömt.

Jag bläd­drar sedan igenom kalen­dern en månad framåt i tiden för att se vil­ka dead­lines som bör­jar när­ma sig och för att upp­dat­era mig på var jag kom­mer att vara när och hur jag tänkt ta mig dit.

Utan struk­tur så är ​”mer att göra” = ​”mer stress”
Pré­cis det här sade jag när jag häromveck­an föreläste för tju­go före­ta­gare i Ljus­dal. En av dem tog sig då för pan­nan och sade: ​“Her­regud, då skulle jag bara bli mer ostrukturerad.”
​“Hur menar du?”, frå­gade jag. ​“Jag skulle kom­ma på så myck­et gre­jer jag behöver göra att jag skulle kän­na mig helt stres­sad. Det är bät­tre att bara köra på.”, sva­rade han.

Tack för det svaret. Där­för, så är det verk­li­gen. Om vi bara gör oss påmin­da om sådant vi lovat att göra och sådant vi behöver göra framöver, utan att göra något av infor­ma­tio­nen, fyller vi bara huvudet med ännu mer bor­den och ​“får inte glömma”-saker.

Vi blir stres­sade och split­trade istäl­let för lugna och fokuserade.

Kanalis­er­ad infor­ma­tion är använd­bar information
Det är där­för det är så avgörande att vi tar det vi kom­mer på och för­fly­t­tar det utan­för vårt med­ve­tande, till exem­pel genom att skri­va ned det någon­stans. Ju mer struk­tur­erat vi skriv­er ned det, desto lättare att hit­ta infor­ma­tio­nen eller gå vidare med det vi ska göra senare.

Gör så här
Om du vill, öva där­för under den här veck­an på just ned­skri­van­det av allt mat­nyt­tigt du kom­mer att tän­ka på.

1. Så fort du kom­mer på något du behöver göra eller har lovat göra, for­mulera det som en konkret och utförlig att göra-uppgift i din att göra-lista. Se till att du bara har en lista (eller två, om du vill ha pri­vat­sak­er för sig) och att den är i en form som är porta­bel nog. Den kan vara i fysisk pap­pers­form lika gär­na som i form av en dig­i­tal app.


2. Direkt när du kom­mer på något som inte är en att göra-uppgift, utan infor­ma­tion som du inte vet när du behöver, skriv ner det på ett ställe där du lätt hit­tar det senare. Tänk allt­så till på var du skriv­er ner sådant idag. Du behöver ha ett självk­lart ställe för var­je kund, var­je pro­jekt, var­je upp­drag, var­je ans­var­som­råde, var­je lever­an­tör, var­je anställd, var­je kon­tak­t­per­son rent av.
   
   Jag träf­fade idag en nyvun­nen bekant som berät­tade att han på senare tid valt att direkt skri­va ner alla idéer, tips och annan ​“bra att ha”-information i ett dig­i­talt verk­tyg och att det gjort att han snab­bare och enklare gjort slag i sak­en med sådant han velat göra i sitt liv. All nyt­tig infor­ma­tion han sam­lat på sig finns nu lät­thit­tad på ett självk­lart ställe, i vän­tan på att rätt tillfälle ska infinna sig.


3. Låt oss nöja oss med det. Näs­ta måndag, tänk till­ba­ka på veck­an som gått. Har du min­dre än van­ligt tänkt om och om igen på något du inte får glöm­ma och har du fått mer utrymme att tän­ka på den uppgift du job­bar med just nu? Har du dis­tra­her­ats min­dre och fokuser­at mer? Då delar vi sam­ma erfarenhet.

Omedel­bart är underbart
Om du direkt skriv­er ned allt du kom­mer på när du skum­mar framåt och till­ba­ka i kalen­dern (och i varda­gen, för den delen) som att göra-uppgifter eller ref­er­ensin­for­ma­tion kom­mer den­na metod för bät­tre fram­förhåll­ning att kän­nas befriande istäl­let för stres­sande. Du går igenom his­to­rien och den nära förestående framti­den så du kan släp­pa dem och istäl­let vara mer fokuser­ad på den uppgift du arbe­tar med just nu.

Hur gör du?
Hur gör du för att ska­pa bät­tre fram­förhåll­ning? Skriv en kom­men­tar och dela med dig.