Strukturbloggen

Har du just nu någon uppgift som du ans­varat för allde­les för länge och som du skulle vil­ja delegera, men avstår efter­som det känns så job­bigt att visa någon annan hur man gör?

I så fall är det synd.

Det bety­der att du går miste om en lät­tad bör­da och mer tid till det du inte hin­ner idag. När jag har myck­et att göra och varda­gen lätt spin­ner på i högt tem­po, kan jag defin­i­tivt kän­na starkt mot­stånd mot att förk­lara hur något går till. Det vi har varken lust eller tid att göra i stres­si­ga peri­oder är att ta extra tid till att lära upp någon.

Men, vi kan göra det lätt för oss och vi behöver bara ansträn­ga oss en smu­la extra. Låt oss ta den enklast möjli­ga vägen och beskri­va vad det är vi gör när vi ändå gör det — för sista gången!

Gör så här

1. Näs­ta gång du ska göra uppgiften i frå­ga, bestäm dig för att ​“nu får det vara nog”.


2. Definiera vad uppgiften består i genom att helt enkelt döpa den. Ge den med fördel ett namn som tydligt beskriv­er vad slutre­sul­tatet ska vara, till exem­pel ​“sam­manställ månad­srap­port avseende säljs­ta­tis­tik till led­nings­grupp­mötet”, ​“vidare­fak­tur­era hotell­fak­tur­or till respek­tive dot­ter­bo­lag”, ​“inhäm­ta kom­mentar­er på rap­porten från samtli­ga pro­jek­t­delt­a­gare” eller något helt annat.


3. Nu är det dags att gå till han­dling. Så enkelt för dig som möjligt, doku­mentera vad du gör i uppgiften all­tefter­som du gör det.
   • gör en enkel check­lista i din favorittexteditor
   • rita en processkar­ta över var­je steg
   • ska­pa ett nytt Word­doku­ment där du var­var enkla instruk­tion­er med skärm­bilder för ökad förståelse
   • skaf­fa dig en ljud-till-text-omvan­dlingsapp som Drag­on Dic­ta­tion och tala högt för dig själv vad du gör, så appen skriv­er ut det hela som text istäl­let för att du ska behö­va göra det
   
   Gör det i en form som del­e­gat­en direkt kan använ­da som stöd när uppgiften näs­ta gång ska göras. Då slip­per han själv läg­ga tid på att skri­va sin egen man­u­al. Du kan rent av frå­ga del­e­gat­en i förväg hur hon före­drar att se ruti­nen. Eller, boka helt enkelt möte med del­e­gat­en och låt denne vara med och själv göra sin man­u­al den­na sista gång du gör uppgiften. Då slip­per du förvis­so skri­va själv, men å andra sidan risker­ar du ändå fast­na i frå­gor och lång­draget förklarande.
   
   Ju exak­tare du beskriv­er, det vill säga ju mer infor­ma­tion du får med, desto färre följd­frå­gor får du senare. Vad det kostar är några sekun­der här och där när du doku­menter­ar. Jag skulle säga att det är värt det.


4. Om du gjort en utförlig beskrivn­ing av uppgiften, dess förut­sät­tningar, peri­od­icitet, sökvä­gar, kon­tak­t­per­son­er och annat, torde du nu täm­li­gen lätt kun­na delegera den till någon annan.

Klart! Du är en bör­da lättare.

Beskriv nu för att göra min­dre sen
Om du beskriv­er den uppgift du ska delegera sam­tidigt som du gör den, blir uppgiften beskriv­en snab­bare och med min­dre ansträngn­ing. Det du tyn­gts av allt­för länge lyfts med ens av dina axlar och du orkar ta på dig mer intres­san­ta uppgifter istället.

Hur gör du?
Hur gör du för att delegera så enkelt som möjligt? Skriv gär­na en kom­men­tar och berätta!