Strukturbloggen

Allt det här struk­tureran­det, blir det inte bara mer jobb? Måste vi verk­li­gen ha en att göra-lista? Är det egentli­gen värt besväret att skri­va upp allt vi har att göra?

Det är klart att det är berät­ti­gade frå­gor. Syftet med struk­turen är ju att lättare få sak­er gjort och då får inte struk­tureran­det i sig utgöra en tröskel.

Med jäm­na mel­lan­rum får jag frå­gor som dessa när jag föreläs­er och du förstår säk­ert att mitt svar är att ​“visst är det värt det”. Låt mig förk­lara varför.

Argu­ment för det bät­tre alternativet
Jag tyck­er mig se tre sit­u­a­tion­er då vi frå­gar oss om vi verk­li­gen behöver en att göra-lista. Vi tänker att:

• “Jag har det ju i huvudet. Räck­er inte det?”
  
  Nej, inte för de fles­ta jag möter. I en inten­siv vardag då vi har myck­et att göra, är det så lätt att glöm­ma. Rätt som det är kom­mer vi på något som vi tidi­gare bor­de ha gjort (som vi då hade glömt) och vi får beta­la dyrt i ansträngn­ing för att kom­ma ikapp. 
  
  Huvudet är ock­så att otympligt ställe när det gäller att ha överblick och sortera bland alla uppgifter. Få är de som klarar att i huvudet döl­ja sådana att göra-uppgifter de inte vill fokusera på just för ögonblick­et (du har säk­ert tes­tat att inte tän­ka på en rosa ele­fant någongång). När vi i huvudet inte får till den där kom­plet­ta överblick­en, ten­der­ar vi göra det vi kom­mer att tän­ka på behöver bli gjort snarare än det som har högs­ta pri­or­itet. Rätt sak­er gjor­da vid fel tid. 


• “Jag har ju allt i mailen. Mail­box­en är min att göra-lista.”
  
  Ja, tills nu har du kanske haft mail­box­en som en del av din att göra-lista (efter­som en del sak­er du har att göra inte kom­mit in via mail). Och, den är en täm­li­gen oprak­tisk sådan. Någon fyller på den hela tiden, ock­så med sånt som inte är att göra-uppgifter. Uppgifterma/​ärenderaderna i lis­tan är säl­lan for­muler­ade som det vi ska göra, utan snarare i ter­mer av ​“Sv: sv: sv: sv: pro­jek­tet”. När vi glömt vad vi skulle göra av mailet med ären­der­aden ​“För­ra mötet”, behöver vi om igen läsa igenom det för att påmin­na oss om vad det var. Hade vi for­muler­at att göra-uppgiften direkt efter att vi läst mailet förs­ta gån­gen, när det vi skulle göra var så uppen­bart för oss, hade vi slup­pit tän­ka till på det igen. 


• “Vi har ju vår verk­samhet­s­planer­ing och våra pro­jek­t­plan­er och jag har bokat in alla aktiviteter i kalen­dern. Var­för måste jag skri­va upp var­je steg i en lista dessu­tom?”
  
  Allt det du gjort är bra, men får du verk­li­gen den överblick du behöver för att kun­na se alla sto­ra uppgifter du har igång på ett bräde så du lätt säk­er­ställer att du kom­mer framåt på varje? 
  
  De noteringar du har i de verk­tyg du näm­nde, är de detal­jer­ade nog? Är det du har att göra definier­at som uppgifter som var och en tar kortare än en arbets­dag att göra, så du får nju­ta av att boc­ka av åtmin­stone ett par gånger var­je dag.

Gör så här

1. Rannsa­ka dig själv. Alla de uppgifter du har att göra, har du de alle­sam­mans i det verk­tyg du valt för att göra-uppgifter?
   
   Eller, har du out­ta­lade, odefinier­ade uppgifter på andra ställen med bak­tanken att ​“äsch, jag vet vad det är för något”?


2. Kika i mailen och definiera de ytterli­gare uppgifter du kom­mer på. Ta en titt i den senaste veck­ans mötes­no­teringar och vas­ka fram det du har att göra från möten du var­it på. Kol­la i kalen­dern efter möten och aktiviteter du har inbokade och for­mulera att göra-uppgifter för sådant du behöver göra i rela­tion till dem och som ännu inte finns i din lista.

Investera väl nu och slipp beta­la dyrt sen
De extra sekun­der du behöver läg­ga på var­je att göra-uppgift genom att skri­va upp den är väl invester­ad tid. Du får lättare överblick över det du har att göra, du kan vara tryg­gare med att du gjort rätt pri­or­i­ter­ing, du kan arbe­ta med större fram­förhåll­ning. Kort sagt, du har ett konkret verk­tyg för att lätt hål­la koll på allt du har att göra, vilket är en förut­sät­tning för att finsli­pa din struk­tur och finna en bal­ans mel­lan ditt arbete och allt annat du ock­så vill ägna dig åt.

Hur gör du?
Hur gör du för att fören­kla att göra-uppgift-skri­van­det så det går blixtsnabbt? Dela med dig av dina idéer i en kommentar.