Strukturbloggen

Det talas om tom mail­box. Jag talar ofta om den lju­va känslan av fri­het den tom­ma mail­box­en skänker. Jag sjunger gär­na den tom­ma mail­box­ens lov när jag föreläs­er och jag unnar var och en att ha ​“zero inbox” med jäm­na mellanrum.

Då och då räck­er någon upp han­den och säger:
​“Men, det där är ju löjligt. Det är bara att lura sig själv. Jag måste ju ändå hål­la koll på vad som lig­ger undanstuvat.”

Jag förstår farhå­gan. Inte vill vi lura oss själ­va till något oförde­lak­tigt bara för sak­ens skull.

Och, sam­tidigt ringer en varn­ingskloc­ka när jag hör orden ​“hål­la koll”. För mig är de orden en sig­nal om att det döl­jer sig en out­ta­l­ad att göra-uppgift i det som stu­vats undan. Därmed förstår jag motvil­jan att just stu­va undan, för då blir det bara fler ställen som vi ska ​“hål­la koll” på. Jag kän­ner mig stres­sad av bara tanken.

Gömt = glömt?
Det är näm­li­gen inte där vi stu­var undan sådant vi behöver ha kvar som vi ska hål­la koll, utan det är i att göra-lis­tan (och för all del i kalen­dern). Map­par­na eller plat­ser­na där vi stu­vat undan mail ska vi inte behö­va gå igenom för­rän det är något speci­fikt vi söker.

Istäl­let ska i att göra-lis­tan finnas allt, verk­li­gen allt, som vi ska göra eller fixa eller beva­ka. Först då har vi det på ett ställe och först då har vi lätt (-are) att få den överblick vi behöver för att vara säkra på att vi gör rätt sak just nu.

Gör så här
Tänk efter, har du några mail som du har stu­vat undan någon­stans som du behöver hål­la koll på? Ska­pa i så fall en att göra-uppgift för vart och ett och låt den skö­ta koll-hållandet.

Den kan till exem­pel låta något i stil med: ​“I bör­jan av novem­ber, läs igenom mailet X och agera om det är aktuellt.” eller ​“Näs­ta gång du ska göra inrap­por­terin­gen, se mail Y från NN för instruk­tion­er.” och låt uppgiften för­fal­la den dag då du vet att du ska göra det. Eller liknande.

Håll koll på rätt ställe
För, om du for­muler­ar att göra-uppgifter av allt du måste göra och hål­la koll på, kan du i tryg­ghet och med gott samvete släp­pa mailet när du stu­vat undan det för eventuell framti­da ref­er­ens. Du kan hel­hjär­tat nju­ta av din tom­ma inko­rg och du slip­per den gna­gande oron över att du mis­sat något.

Hur gör du?
Har du tom inko­rg då och då? Vad är ditt trick för att lyckas med det? Har du ett bra knep så dela med dig i en kommentar.