Strukturbloggen

Den som vill arbe­ta fokuser­at med den uppgift som verk­li­gen måste bli gjord just nu, gör sig av med så mån­ga möjli­ga dis­trak­tion­er som möjligt.

Mailpling, tele­fon­ring, app­no­ti­fieringar och kol­le­gor som kom­mer för­bi är en sak; vad vi ofta inte tänker på är att även sådant vi råkar se som hand­lar om helt andra sak­er än det vi behöver få gjort nu får oss på andra tankar när vi som minst vill det.

Något är inte inget

När jag talar med män­niskor om tom inko­rg, säger ibland någon att ​”jag har i prin­cip redan tom inko­rg, för jag har aldrig mer än 20 mail som lig­ger där”.

Visst, det kan kän­nas skönt och ändå som en seger att hål­la mailen stån­gen så det inte väx­er till med mail där, men inte är där tomt inte. Vit­sen med att få tom inko­rg är inte att den är ett teck­en på att vi är duk­ti­ga och snab­ba på att hantera mail, utan idén är att få så få syn­in­tryck och dis­trak­tion­er som möjligt från de mail som lig­ger kvar där och som vi råkar se när vi tit­tar efter andra mail.

Det sista lil­la gör stor skillnad

Likadant är det med vår fysiska arbetsmiljö. Visst, det är bra att inte ha högar utan istäl­let kun­na bre­da ut sig med det mate­r­i­al vi behöver för stun­den, men de där sista lap­par­na som hänger pré­cis i blick­fånget — nog får det oss att tän­ka på något annat än det vi håller på med, när vi behöver kon­cen­tr­era oss?

Vill du göra det lättare för dig att få sak­er gjort de tillfällen då du verk­li­gen behöver kon­cen­tr­era dig, gör dig av ock­så med det sista som är kvar — inte för att vara struk­tursträng, utan för att du först då får den lju­vli­ga effekt av fokus som det hela går ut på.

Alla möj­ligheter till friv­il­lig dis­trak­tion finns kvar

Kanske inträf­far dessa tillfällen då du behöver extra kon­cen­tra­tion säl­lan och måhän­da blir du oftast snarare inspir­erad och upplyft över sak­er du råkar se när du sit­ter och arbe­tar ​”som van­ligt”. Då förstår jag att du inte vill ​”ta bort allt” bara för sak­ens skull och för dessa extra­ordinära tillfällen. Se i så fall åtmin­stone till att du har en yta eller plats dit du med lät­thet kan för­fly­t­ta dig då du verk­li­gen vill kon­cen­tr­era dig. Det kan vara vid flanken av ditt vin­klade skrivbord på ditt kon­torsrum, ett obokn­ings­bart tyst rum på sam­ma kon­tors­land­skapsvån­ing eller ett ställe på stan dit du tyck­er om att dra dig undan.

Men, om du hän­del­se­vis är som jag och fler­talet av mina adepter i det att du i alla fall var­je dag behöver få en stund visuell och ljudlig ro, ta bort ock­så de sista lap­par­na och de sista mailen där du arbe­tar mest. Vill du bli inspir­erad genom att få mån­ga spon­tana och spre­tande syn­in­tryck som får dig att associera i vilt skif­tande banor, finns det en hel värld av ljud och bild och folk därute att väl­tra dig i.

Gör så här

Om du vill ska­pa förut­sät­tningar för extra fokus, gör så här:

1. Ta en titt omkring dig. Vad ser du som får dig på andra tankar oftare än du önskar? Är det en av de sista lap­par­na som sit­ter uppe? Något doku­ment som näs­tan ensamt lig­ger på datorskrivbor­det? Ett av de ensta­ka mailen som lig­ger kvar i inko­r­gen och som rep­re­sen­ter­ar något du inte får glöm­ma göra? Ett par blad som lig­ger till höger på skrivbor­det och som du behöver senare, om ett par dagar?


2. Proces­sa ock­så det­ta. Det vill säga, ta ställ­ning till vad det innebär för dig.
   • Är det egentli­gen skräp — släng det. 
   • Är det ref­er­ensin­for­ma­tion du behöver vid ett obestämt tillfälle senare — spara undan det någon annanstans än där du råkar se det av misstag. 
   • Är det pap­pers­ma­te­r­i­al som du vet när du kom­mer att behö­va och det är ett tag till dess — pos­ta det till dig själv genom att läg­ga det i din tick­ler file. 
   • Är det något som du har att göra som går fort — gör det nu direkt. 
   • Är det något som tar län­gre tid än, säg, två minut­er att göra — skriv en att göra-uppgift av det. 
   • Rep­re­sen­ter­ar lap­pen eller mailet något stort som ska göras, som tar län­gre tid än en arbets­dag, lägg till det­ta sto­ra till din över­sikt över sto­ra uppgifter och projekt. 
   • Är det kvar­varande en ​”kom i håg” om att du vän­tar på något från någon annan, lägg till det­ta till din lista eller ditt ställe där du håller koll på det du vän­tar på från andra. 


3. När du kom­mit igenom allt det sista som var­it kvar, är där tomt. Tab­u­la rasa.

Lättare gjort, när du vill det

Om du tar bort ock­så det sista kvar­varande, får du det helt dis­trak­tions­fritt just när du som bäst behöver det. Det behöver såk­lart inte vara hela tiden och över­allt, men när du vill få något kom­plicer­at och ansträn­gande gjort, gör du det med större lätthet.

Hur gör du?

Vad blir du mest dis­tra­her­ad av om dagar­na? Berät­ta!