Strukturbloggen

I tider av semester, som nu i sommar till exempel, vill många av oss leva friare än annars. Det är skönt att låta tankarna vandra fritt och att göra vad som faller en in.



Det är verkligen en förmån att kunna släppa arbetet och allt det som i vanliga fall är vardagen, men det är tyvärr inte något som sker med automatik när klockan slår 17 på fredageftermiddagen.



Så länge jag inte är en person som utan bekymmer rycker på axlarna och alltid är helt tillitsfull att allt ordnar sig, behöver jag känna att jag har ryggen fri för att helt koppla av när jag är ledig.



Det här kan också handla om en situation på arbetet, utanför ledigheten.

Ibland behöver vi fördjupa oss i en enda uppgift under längre tid; en dag, en vecka, en månad. För att vi helhjärtat ska kunna hänge oss åt uppgiften, behöver vi vara säkra på att allt annat som dessutom måste funka också kommer att göra det.



Det till synes paradoxala är att vi behöver god struktur att luta oss mot för att kunna vara strukturlösa för en period.

Rätt sak just nu

Den goda strukturen hjälper dig vara säker på att du inte borde göra något helt annat just nu istället för att till exempel kontemplera eller spåna fritt.



Då du har god struktur i botten, vet du att när den stund kommer då du vill komma till skott och sätta något av det du kommer på i verket, har du en stadig struktur som står där och bara väntar på att nyttjas. Du kan sitta rakt upp och ner och vänta på vad som poppar upp.

Det du kommer på, kan du skjuta in i din struktur och så är du igång.



Om du däremot inte har en välfungerande struktur att falla tillbaka på, behöver du ständigt hålla saker i huvudet och därmed ha svårare att koppla av helt från den ostrukturerade vardagen.

Gör så här

1. Tänk efter och fråga dig var du just nu skulle titta för att se vad som är nästa att-göra-uppgift på tur härnäst. Kan du snabbt stämma av att du inte har något du borde ha gjort?
   Du behöver ett hanterbart antal ställen att titta på, helst endast ett enda, så kontrollen går fort.
   För smidighets skull, är det fint om du kan se på din bank av att-göra-uppgifter från åtminstone tre perspektiv; när något behöver göras, vilket projekt det är en del av och vad du kan göra där du är just nu.
2. Fundera på hur du idag går tillväga när du startar ett nytt projekt (kan både vara ett regelrätt sådant med styrgrupp, projektplaner et c, men lika gärna en att-göra-uppgift som tar mer än en dag att slutföra).
   • Var lägger du in en notering om att projektet är aktivt och hur går du tillväga när du stämmer av då och då att ni kommer vidare på det?
   • Har du en lättöverskådlig projektöversikt där du kan ange nästa steg kontinuerligt, blir det lätt för dig att se till att inget projekt glöms bort i den intensiva vardagen.

 

3. Ta en titt på skrivbordet framför dig och ditt datorskrivbord. Om du där har framme mycket papper som du inte vill tappa bort respektive många digitala filer som annars riskerar försvinna ner på disken någonstans, kan det vara ett tecken på att ditt sätt att lagra dylik information inte är optimalt.
    
   Tänk efter vad det är som gör att du väljer att ha de här dokumenten i ditt synfält istället för lagrade på ett ställe där du lätt hittar dem.

   • Är det krångligt att lagra undan?
   • Behöver du resa dig och gå en bit i rummet?
   • Har du slut på pärmar?
   • Tycker du det är knepigt att fästa etiketterna på hängmapparna?
   • Tvekar du på var de ska ligga?
   • Har du flera parallella lagringsställen att välja mellan?
   • Är du osäker på om du kommer att hitta dem om du stuvar undan dem?

   Sträva efter att ha så få olika lagringsställen för bra-att-ha-material som möjligt. Gör det lätt att lagra undan dokument du inte behöver just nu, men någon gång sedan:

   • Lagra på armlängds avstånd.
   • Ha minst en tom pärm på kontoret, så du slipper lägga undan högen till dess du skaffat fler pärmar.
   • Bestäm dig en gång för alla vad du ska sortera efter; leverantörens namn, produktkod, manickens funktion el dyl för det där produktbladet du kan behöva vid ett framtida inköp.

 

4. Skriv ned vilka olika kanaler du har in till dig och vad du behöver skapa för “Tyvärr, upptagen”-meddelande för var och en, så du kan vara ostörd när du behöver det.

   • Hur gör du med e-post? Har du flera adresser som behöver ett Out-of-office-meddelande?
   • Hur meddelar du lättast kollegorna?
   • Hur stänger du av din fasta telefon?
   • Vad talar du in för röstbrevlådemeddelande på din mobil?

   Gör kanalkartan till en checklista att ta fram inför att du behöver göra dig ostörd eller rent av gå på semester.

God struktur möjliggör strukturlöshet

Om du ser till att ha en stadig grundstruktur kommer du att i större utsträckning än annars kunna vara helt ledig och ostörd när du vill det.

Du kan mer ge dig hän till det ostrukturerade tänkandet när du vet med säkerhet att du har ryggen fri och inga bränder finns att släcka.

Hur gör du?

Hur gör du för att koppla bort allt vardagsbrus för att tänka stort och fritt? Lämna gärna en kommentar och berätta.