Strukturbloggen

Struk­tur, som David säger, hand­lar ofta om små för­bät­tringar åt gån­gen. Det­ta är inget sådant steg. 

Det­ta är en fly­tt till något större och bät­tre, till en plats med obe­grän­sat utrymme som får plats i fick­an.

Det är som ett nytt hem. Få sak­er förän­drar ditt sätt att arbe­ta så radikalt, utan att du behöver förän­dra din struk­tur annat än på ytan.

Vad och varför?

Först och främst: vad är det att vara pap­pers­fri, och var­för vill man bli det? Pap­pers­fri­het är vad det låter som: du använ­der inte pap­per, och när de ändå dyk­er upp är den förs­ta åtgär­den att dig­i­talis­era och slän­ga dem.

Det finns oli­ka orsak­er till var­för man vill kom­ma dit. Det kan hand­la om att man reser myck­et, att man vill slip­pa arkivskåp eller att man bara ser på sin sit­u­a­tion och inser att pap­per­shanterin­gen finns kvar endast av gam­mal vana, inte av nöd­vändighet.



För min del hand­lar det om resurs­er. Jag har inte råd att läg­ga pen­gar på ett kon­tor, men mitt jobb ställer sådana krav att det för bara några år sedan hade var­it omöjligt för mig att klara mig utan ett.

Idag gör jag ett nytt kafé till mitt cof­fice var­je dag, och jag behöver aldrig åka hem för att häm­ta någon sorts infor­ma­tion. Pap­per är för mig slöseri med map­par, arkivskåp, bläck­pa­troner och por­to, för att inte näm­na den tid det tar att arkivera, leta, hit­ta skri­vare som inte krånglar, etc. (Jag har skriv­it mer om mina per­son­li­ga skäl här.)



Jag vågar påstå att de fles­ta män­niskor näs­tan inte behöver använ­da pap­per alls. Infor­ma­tion har passer­at en tröskel och den behöver inte län­gre någon proces­sad trä­mas­sa att tryckas på för att lagras och hanteras. 

Ever­note: Tre goda skäl

Vil­ka är då förde­lar­na? I kor­thet: sök­barhet, till­gäng­lighet och organiserbarhet.



Pro­gram­met som jag och så gott som alla pap­pers­fria pio­njär­er använ­der het­er Ever­note. Ett enda pro­gram kan i sam­ma veva ersät­ta dina att-göra-lis­tor, ditt arkiv, din Tick­ler-mapp och dina webb­doku­ment. Hur lätt som helst dessutom.



Ever­notes kraft­ful­laste funk­tion för våra syften är tex­ti­genkän­ning i bild­fil­er. Skan­na ett tid­ning­surk­lipp och hit­ta det igen på nolltid. Funger­ar per­fekt med mask­in­skriv­en text och helt okej med hand­skriv­en. Inget mer svärande medan du gräver efter ett kvit­to eller ett tid­ning­surk­lipp. Ett par nyck­elord i sökru­tan och bin­go, där lig­ger det. Visst låter det fantastiskt?



Den näst kraft­ful­laste funk­tio­nen är till­gäng­ligheten. Allt innehåll finns sparat i pro­gram­met i datorn och synkas dessu­tom till nätet. Ever­note finns som app för alla mobilplat­tfor­mar, och för både Mac och PC (för Lin­ux finns klo­nen Nev­er­note), och dessu­tom kan du alltid kom­ma åt och redi­g­era alla dina anteck­ningar på webben. 



Den tred­je sak­en som gör Ever­note till ditt nya favoritverk­tyg är möj­ligheten att organ­is­era.

Du kan ska­pa anteck­n­ings­böck­er, sortera dem i häften och sät­ta tag­gar på anteck­ningar­na. Hur du vill organ­is­era är upp till dig. Du kan dessu­tom läg­ga bilagor i anteck­ningar­na, på en stor­lek upp till 25 MB. Det enda jag inte sparar i Ever­note är sto­ra musikpro­jekt och filmer.

… och ett par skäl till

Utöver det­ta är Ever­note full­späck­at med funk­tion­er som du kan ta hjälp av men inte måste använ­da. Ett par enkla men använd­bara funk­tion­er är …



… att du kan mejla anteck­ningar till dig själv. Ämnes­raden blir titeln, tex­ten i mejlet blir själ­va anteck­nin­gen, och du kan även tag­ga och sortera in i anteck­n­ings­bok direkt i mejlet. 

… web­bklip­paren, ett web­bläsar­tillägg som snabbt och lätt klip­per artik­lar och hela webb­si­dor rakt till Evernote.

… utskrift av PDF-raka vägen till Evernote.

… del­ning av anteck­n­ings­böck­er med andra användare.

… lju­dan­teck­ningar – dik­tera mera!

… säk­er­het­skopier­ing av en eller flera anteck­n­ings­böck­er så att du kan göra en egen back­up om du inte litar på Ever­notes servrar fullt ut, eller bestäm­mer dig för att byta pro­gram i framtiden.

… krypter­ing av vald text vilket kräver lösenord från dig för att avkryptera. Så slip­per du oroa dig över att ha känslig infor­ma­tion på nätet.

… sökn­ing på tag­gar, datum ska­p­at eller redi­g­er­at, på om anteck­nin­gen har bilagor, och vilken typ av bilagor det är. Du kom­mer aldrig tap­pa bort någonting igen. Snab­bguide här.

… glob­ala snabb­tan­gen­ter som du själv kan stäl­la in gör att du kan anteck­na, klip­pa och söka på ett ögonblick vad du än job­bar med.

Steg för steg

Hur gör man då? När man tag­it en titt på sina pap­per­shö­gar och map­par och kom­mit fram till att de inte måste finnas fysiskt, vad är näs­ta steg?

1. Lad­da ner Ever­note och Ever­note Web Clip­per, lek med det och tes­ta funk­tion­er­na. Gör minst två anteck­n­ings­böck­er – en inko­rg och ett arkiv – och fyll sedan på med sådant du vill ha, till exem­pel ett häfte med oli­ka anteck­n­ings­böck­er för dina oli­ka att-göra-listor.
2. Bestäm om du ska föra över allt till Ever­note, eller om du ska nöja dig med att dig­i­talis­era alla nya pap­per som kom­mer i din väg.
3. Automa­tis­era pap­pers­fri­heten. Det är onödigt att sit­ta och skan­na in tele­fon­räkningar när du kan få dem på e‑faktura. Tala med kol­le­gor och be dem skic­ka doku­ment som pdf-filer. 
4. Skan­na eller fotografera alla pap­per som kom­mer till dig (som du vill behål­la) och lägg dem i Ever­note. Om du hanter­ar sto­ra mängder pap­per dagli­gen som du inte kan få dig­i­talt istäl­let är det värt att övervä­ga en porta­bel skan­ner, till exem­pel Dox­ie eller ScanSnap, som kan skic­ka allt­ing direkt till Ever­note. Släng pap­per­na i åter­vin­nin­gen när du är klar.
5. Skaf­fa en enda plats för att lagra allt pap­per som du abso­lut inte kan slän­ga, till exem­pel försäkrings­brev. Skan­na dem ändå och lägg i Ever­note – målet är att du ska kun­na hit­ta alla dina doku­ment på en plats – och tag­ga det till exem­pel med ​“fysiskt” så att du vet att det finns kvar.

Det är inte bara jobb och all­var i den dig­i­ta­la sfären heller. Ha kul med Ever­note och spara famil­je­fo­ton, dela alla dina favoritre­cept genom att läg­ga dem i en egen, delad anteck­n­ings­bok, plan­era din semes­ter, fota och geo­t­ag­ga bra kaféer och butik­er så att du kan hit­ta dem igen när du är i närheten.

Begrän­sningar och betalversionen

Det finns ett par övre begrän­sningar som jag till dags dato inte stött på. Du får inte ska­pa fler än 250 anteck­n­ings­böck­er eller mer än 100 000 anteck­ningar (jag har ett tio­tal anteck­n­ings­böck­er och dry­ga 1 000 anteckningar). 

En anteck­n­ing får som sagt inte vara större än 25 MB, 50 MB om har pre­mi­umkon­to (en 200 sidor lång e‑bok full av bilder i en PDF-fil är min­dre än 10 MB stor). Den max­i­mala mäng­den data du får lad­da upp på en månad är 60 MB och höjs till 1 GB med pre­mi­umkon­to.

Den genom­snit­tlige använ­daren kom­mer inte mär­ka av de här begrän­sningar­na, men den helt pap­pers­frie har myck­et att vin­na på att beta­la en liten summa.



Jag vill allt­så slå ett slag för Ever­notes pre­mi­umver­sion. Om du ska använ­da pro­gram­met dagli­gen är det värt var­je öre, och det är dessu­tom löjligt bil­ligt, anti­n­gen $5 i månaden eller $45 för ett helt år.

Hade priset tre­dub­blats hade jag glatt beta­lat ändå. Förde­lar­na med pre­mi­umkon­to är …



… upp till 1 GB uppladdning per månad. 

… störs­ta anteck­n­ingsstor­lek utökas till 50 MB.

… snab­bare tex­ti­genkän­ning i bilder. Med gratisver­sio­nen tar det i regel några minut­er innan det bör­jar fungera.

… du kan göra anteck­n­ings­böck­er till­gäng­li­ga offline även på mobilen. Per­fekt på resor när du inte vill använ­da mobildata.

… PDF-fil­er blir sök­bara på sam­ma sätt som bilder.

… pre­mi­u­man­vän­dare kan redi­g­era varan­dras anteck­ningar i delade anteckningsböcker.

… med mera.



Ute i världen är vi mån­ga, vi pap­pers­fria. Men än så länge har jag inte haft nöjet att möta någon av de andra. Om du bestäm­mer dig för att pro­va det här livsstil­spro­jek­tet skulle jag bli väldigt glad om du hörde av dig och delade dina erfarenheter. 



För vidare läs­ning rek­om­mender­ar jag Ever­notes blogg, mer speci­fikt kat­e­gorin Tips & Sto­ries där fram­stående Ever­note-använ­dare delar med sig av hur de job­bar. Dessu­tom är e‑boken Ever­note Essen­tials en fan­tastisk guide på dry­ga 80 sidor för både nybör­jare och avancer­ade användare.

Lyc­ka till!

P.S. En FAQ för den som tvekar.

Är du fort­farande osäk­er? Jag möter ofta skep­sis när jag berät­tar hur jag job­bar och här kom­mer ett par van­li­ga frå­gor och svar:



Frå­ga: Är det inte insta­bilt att lagra sak­er digitalt?

Svar: Knap­past. Att ha allt både på nätet och sparat på datorn gör att det skulle krä­vas en otrolig otur att för­lo­ra sin data på båda sät­ten sam­tidigt. Och den som är ängslig (under­teck­nad inklud­er­ad) kan säk­er­het­skopiera till exter­na hård­diskar eller till exem­pel Drop­box med jäm­na mel­lan­rum för att alltid vara på den säkra sidan.



Frå­ga: Är det inte job­bigt att aldrig skri­va för hand/​hålla i papper?

Svar: Pap­pers­fri­het är inget fän­gelse. Som en kanske chockerande twist kan jag erkän­na att jag älskar pap­per. Jag skriv­er mas­sor för hand, gör lis­tor på pap­per och läs­er rik­ti­ga böck­er. Det jag vill spara skan­nar jag sedan. Jag pro­duc­er­ar gär­na infor­ma­tion med pap­per och pen­na, men jag lagrar den dig­i­talt. Allt som jag abso­lut vill kun­na hål­la i är bara en utskrift bort, men jag är själv förvå­nad över hur lite jag sak­nar mina pappersmappar. 



Frå­ga: De fles­ta använ­der ju fort­farande pap­per. Blir det inte krång­ligt att syn­ka sitt arbete med andra människor?

Svar: Inte alls. De fles­ta är gla­da om de får skic­ka en PDF istäl­let för ett brev. Och att skan­na in något tar oftast inte län­gre tid än att hit­ta en fysisk lagringsplats.



Frå­ga: Men är det inte ett jät­tear­bete att dig­i­talis­era allt man har i arkivet?

Svar: Det kan det förstås vara. Där­för låter även mån­ga pio­njär­er på det pap­pers­fria området de pap­per de har sedan tidi­gare finnas kvar, och dig­i­talis­er­ar allt nytt som kom­mer in. 

För att cit­era Fight Club: You decide your own lev­el of involvement.

Rikard Hjort,



Rikard är en av våra som­mar­blog­gare (Se hela lis­tan här) och blog­gredak­tör på 365sak​er​.se och navid​modiri​.com, nybliv­en frilansskribent och nyut­giv­en musik­er. Han är 21 år och bor i Göteborg