Begränsa de små, till förmån för de stora

Att sätta en struktur som gör att du får tid till allt som är viktigt kan vara knivigt. Många är fallgroparna som det är lätt att ramla i, med följd att vi tappar tid, fokus och fart.

En sak som kan ställa till det är de viktiga uppgifternas olika storlek. Låt säga att du har både omfattande viktiga uppgifter som tar lång tid och korta viktiga uppgifter som går fort.

Det viktiga kan vara uppdrag du utför för dina kunder och som du kan ta betalt för (de bidrar då till dina omsättningsmål och är således
viktiga) eller det kan vara något annat du gör som definitivt bidrar till de mål du ansvarar för — även om de inte riktar sig mot kund (eller vad ni kallar dem verksamheten finns till för).

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

En aldrig sinande ström

En del tänker då att de vill få undan de korta uppgifterna först, så att de i mer lugn och ro kan koncentrera sig på de omfattande uppgifterna sedan. Jag förstår tanken och jag känner igen lockelsen, men problemet är ofta att samma personer har en strid ström av viktiga ”småuppgifter” som kommer till dem. Så, de kommer sällan till botten och senare än vad de skulle önskat kommer de till de omfattande uppgifterna de väntat på att få utrymme till.

Då är en av de tillfällen då vi behöver sätta gränser, för när den naturliga gränslösheten får negativa konsekvenser för oss, gör vi bäst i att sätta ned foten — för oss själva och i synnerhet för de små, viktiga uppgifterna.

Gör så här

Känner du igen dig i att de små uppgifterna alltför lätt tar över och att de omfattande uppgifterna får vänta för länge, gör så här:

Ta en funderare och gör en uppskattning av vad som skulle vara en rimlig fördelning av stora och små viktiga uppgifter. Är det 50/50? Eller snarare ⁸⁰⁄₂₀? Jag vet inte vad som är lämpligt i ditt jobb, utan det vet bara du (och din chef och dina kollegor, skulle jag förmoda).
Hur många timmar per dag eller vecka skulle det då bli för de små uppgifterna (eftersom det är de som ska begränsas, om det är de som lätt tar överhanden)?
För enkelhets skull, klumpa ihop arbetet med de små uppgifterna på så sätt att du bestämmer dig för att arbeta med så många som möjligt under så sammanhållen tid du kan. Du kan till exempel boka in ”små-uppgift-arbetestid” i kalendern eller sätta igång en tidtagning när du börjar jobba med de små uppgifterna. När tidskvoten för arbetet med de små uppgifterna är uppfylld för dagen eller veckan (eller vad som passar dig), lägg de små, förvisso viktiga uppgifterna åt sidan och fokusera helhjärtat och med gott samvete på de omfattande, också viktiga uppgifterna istället.

Stort gjort med bättre framförhållning

Om du begränsar de små uppgifterna till förmån för de stora uppgifterna med en kvot du själv kommit fram till är lämplig, kommer du mer att få den tid du behöver för de omfattande uppgifterna än du annars skulle fått. Du hinner dem i mer god tid och du slipper stressa så mycket på slutet som när du bara låter det bli som det blir.

Hur gör du?

Hur gör du för att ha en hållbar fördelning mellan stora och små uppgifter? Det är ett vanligt problem många har så mejla mig och berätta om din lösning om du vill!

(Förresten, har du sett att jag har en kort online-kurs om att prioritera?)