Strukturbloggen

När kol­le­gor kom­mer till oss och behöver hjälp, ska vi inte då alltid hjäl­pa dem? Om han har kört fast och inte kom­mer loss, visst ska vi väl stå till tjänst? Om vi läg­ger undan vårt för en stund och svarar på hennes frå­ga, visst gag­nar det väl oss alla? Nog är det väl ändå ogint och smått otrevligt att stän­ga om sig och inte vara till­gäng­lig lån­ga stunder?

Ingen män­niska är ju en ö och vi behöver varan­dra för att lyckas.

Då och då hör jag resone­mang som dessa från män­niskor jag möter. Jag håller inte med dem. Oftare träf­far jag andra som i och för sig instäm­mer i att vi gör bäst i att stän­ga dör­ren då och då, men som ändå kän­ner ett sting av dåligt samvete när de gör det. Det tyck­er jag är synd.

Var­för? Låt oss reson­era om det­ta en smula.

Får vi alla hjälp om alla hjälper alla först?
När vi sit­ter och arbe­tar, vet vi inte på för­hand när en kol­le­ga (eller en kund, för den delen) behöver vår hjälp. Rätt som det är ringer tele­fo­nen eller knackar det på dör­rposten. Hin­ner vi göra allt vi får till oss med en gång var­je gång och därutöver hin­ner våra uppgifter för övrigt, behöver vi aldrig säga nej (eller ja, men sedan). Jag har ännu inte träf­fat den som har det så. De fles­ta har tvär­tom mer att göra än de spon­tant hin­ner med.

Men, tänk om alla hjälpte alla först, då skulle ju ock­så vi bli hjälp­ta med våra uppgifter när vi behöver det? Ja, är det verk­li­gen så? Har vi för myck­et att göra och väl­jer att job­ba med andras uppgifter först, är det våra uppgifter som senareläg­gs. Ägnar vi så myck­et tid till att vara till­gäng­li­ga för andra och till att hjäl­pa kol­le­gor och dessu­tom har avsikt att göra det, kan man frå­ga sig hur ​“våra” våra uppgifter är egentligen.

Fokusera med målen i sikte
När jag på tu man hand hjälper kun­der att ren­od­la bland uppgifter­na för att arbets­bör­dan är för stor, tar vi avstamp i de verk­samhetsmål som min adept ans­varar för genom sin befat­tning. De uppgifter som defin­i­tivt bidrar till att vi når näm­n­da mål är de vik­ti­gaste uppgifterna.

Lämpligt nog är det ock­så målen som avgör om vi gör rätt i att då och då göra oss otill­gäng­li­ga eller om vi då gör verk­samheten en otjänst.

Gör där­för så här

1. Ta fram dina mål så du har dem fram­för dig


2. Stud­era dem och se vad de hand­lar om


3. Mäter de bara oli­ka aspek­ter av det arbete du gör när du hjälper dina kol­le­gor? Om ja, låter det som att du gör helt rätt i att hela tiden hjäl­pa andra först, efter­som de uppgifter­na du då utför defin­i­tivt bidrar till att upp­fyl­la de mål du ans­varar för. Hjälpen till andra är dina vik­ti­gaste uppgifter och de gör du rätt i att pri­or­it­era, oavsett hur bråt­tom eller inte bråt­tom de är oavsett hur bråt­tom eller inte bråt­tom de är.


4. Om de därutöver (eller bara) hand­lar om andra sak­er än att upp­fyl­la kol­le­gor­nas förvänt­ningar på hjälp från dig, gör du helt rätt i att då och då säga nej (eller ja, men senare) till uppgifter (och för­frå­gan om hjälp), efter­som du annars skulle pri­or­it­era ned uppgifter som är vik­ti­ga för att du ska åstad­kom­ma det du arbe­tar för.

Säga nej till någon annan innebär att säga ja till dig själv
Att då och då säga ​“nej, inte just nu, men möjli­gen sedan” eller lik­nande när någon behöver din hjälp är nöd­vändigt för att du ska både nå det du förvän­tas åstad­kom­ma och för att du ska göra det på ett håll­bart och angenämt sätt, utan att arbe­ta för myck­et och för stressat.
Om du alltid först hjälper andra, när hin­ner du job­ba på dina egna uppgifter så myck­et att du upp­täck­er vad du behöver hjälp av andra med? Hand­lar dina mål om annat än att vara intern sup­port-funk­tion och du ändå vill låta andras behov av din hjälp alltid kom­ma först, har du verk­li­gen rätt mål? Att ans­vara för mål som nås genom att göra uppgifter du säl­lan tillåter dig att göra ostört, är att bin­da ris åt egen rygg. Det vore synd.

Hur gör du?
Trots vet­skapen om allt det­ta, kan det kän­nas svårt att med­dela att du just nu vill vara otill­gäng­lig. Där­för, hur gör du för att utan ansträngn­ing kom­mu­nicera till dina kol­le­gor att du inte är mot­taglig för deras kor­ta frå­gor den när­maste stun­den? Skriv en kom­men­tar och berätta.