Då är det rätt att hjälpa andra först
Datum: 2024-12-09 12:48
De allra flesta av oss arbetar tillsammans med andra. Är de inte våra kollegor i samma organisation, är det andra utanför organisationen som vi samarbetar med för att åstadkomma något.
En del av dina uppgifter är helt fristående från andras uppgifter. En annan del av uppgifterna är andra beroende av att du gör. Du ska leverera något till andra så att de kan få sina uppgifter gjorda, med hjälp av det du levererat.
För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:
Är du spindeln i nätet?
Är denna andra del ”en hel del” uppgifter (det vill säga många) betyder det att du är en viktig kugge i det metaforiska maskineriet. Många är beroende av det som kommer ut av ditt arbete. Om du dröjer med att göra det som andra är beroende av, är risken att verksamheten stannar upp och det som ska flöda fritt och fort blir trögflytande och långsamt.
Fort vidare
Då gör du rätt i att prioritera de uppgifter först som andra är beroende av att du gör. Du vill inte vara en bromskloss eller en flaskhals utan fort lämna över stafettpinnen så att de andra ivriga löparna inte behöver vänta och tappa fart.
Stick i stäv? Nej, hand i hand.
Är detta verkligen rätt? Går detta inte stick i stäv med det budskap jag brukar framföra om att de uppgifter har högsta prioritet som är brådskande och viktiga, där det är viktigt som bidrar till målen du ansvarar för? Nej, det går hand i hand. Om du behöver leverera information eller saker till andra för att verksamheten ska fungera, är detta säkert så avgörande att du har (eller borde ha) mål på hur snabbt eller i vilken mån du ska lyckas med detta.
Gör så här
Vill du bidra till mer fart och rapphet i verksamheten, gör följande:
- Titta nu igenom alla dina uppgifter på din att göra-lista och leta efter sådana som andra väntar på att du ska få gjort.
- Sätt en ”Andra väntar”-kategori eller dylikt på dessa uppgifter. I ditt listverktyg kanske det heter ”etiketter” istället för ”kategorier” eller ”hashtags” eller något liknande.
- Sortera din lista (om det går) så att du i första hand eller längst upp ser de ”Andra väntar”- kategoriserade uppgifterna som ska vara klara idag (eller tidigare, eller snart).
- Vill du släppa loss andra så att de får fart, gör dessa uppgifter först.
Mer flyt
Om du har en roll där många är beroende av dig, kommer verksamheten att flyta lättare om du prioriterar de här uppgifterna först istället för att den stannar upp när du har för mycket att göra. Dessutom kommer du att få mindre att göra i det att du slipper hantera så många ”när kommer materialet?”-mail du annars skulle fått, eftersom du får färre som jagar dig, för du ger dem tidigt det de behöver.
Om denna princip gör att du i förlängningen inte hinner de andra viktiga uppgifter du också vill ha tid till, kan du fundera på vad det beror på att nämnda andra är beroende av dig när det gäller de här uppgifterna. Kan du ändra något så att de som väntar på dig klarar sig själva i fortsättningen?
Hur gör du?
Hur gör du för att inte orsaka att verksamheten stannar upp när du har en nyckelroll? Har du något särskilt knep som hjälper dig? Mejla mig och berätta — du kan hjälpa andra genom att dela med dig av dina erfarenheter!
(Vet du om att det också kan vara helt rätt att hjälpa andra när du är som mest stressad?)
Du får mer!
Om du vill ha fler tips om struktur på jobbet finns det flera sätt att få det av mig - i poddar, videor, böcker, föreläsningar och annat.