Strukturbloggen

När vi tar oss för att för­bät­tra vår arbetsstruk­tur för att vi vill ska­pa en smidi­gare vardag, är det lätt att tro att det är de sto­ra grep­pen som måste till för att det ska bli någon effekt. Vi tror vi behöver göra ett rik­tigt röj, en rejäl uppryck­n­ing och skaf­fa alla nöd­vändi­ga atti­ral­jer av senaste sort. Resul­tatet är ofta att det blir ett så stort pro­jekt av struk­tureran­det att vi bax­nar och läg­ger ner innan vi ens börjat.

Men, jag som arbe­tar med det här (och bara det här) var­je dag har gång efter annan sett att det istäl­let är i detal­jer­na det sit­ter. Vi kan ha gjort rätt enligt struk­turkon­stens alla regler, men så halkar vi till­ba­ka i gam­la hjul­spår om och om igen, av den enkla anled­nin­gen att vi mis­sar en liten, avgörande detalj.

Det fina är emeller­tid att, om vi bara klarar de där detalj-fall­gropar­na, vin­ner vi myck­et i struk­tur och får en stor skill­nad i vår vardag jäm­fört med tidigare.

Sex små detaljer
Så, låt mig dela med mig av sex detal­jer som avgör om din struk­tur håller eller ej.

1. Hur lätt det är att bli påmind om dina indi­vidu­el­la verk­samhetsmål i varda­gen på jobbet.
   
   D v s hur fort och lätt går det för dig att se vil­ka mål du ans­varar för just nu? Räck­er det att du lyfter blick­en, så sit­ter de där? Är de bara en knapp­tryck­n­ing bort eller behöver du klic­ka än här, än där några gånger innan du ser dem? Ju min­dre när­varande i varda­gen dina mål är (rent visuellt eller med självk­larhet i huvudet), desto svårare kom­mer det att vara för dig att använ­da pri­or­i­ter­ingsverk­tyg som till exem­pel den klas­siska bråt­tom/vik­tigt-matrisen och min ren­odlings­mall (som jag skriv­it om i en tidi­gare Klart!-utgåva).


2. Hur lät­till­gäng­lig att göra-lis­tan är
   
   Behöver du leta efter, bläd­dra i, log­ga in i eller vän­ta på att göra-lis­tan, kom­mer du snart att skri­va upp vad du har att göra på mer lät­till­gäng­li­ga platser. Innan du vet ordet av har du ändå att göra-uppgifter på flera ställen, trots att du tänk­te ha bara ett enda.


3. Om vi tar oss tid till att for­mulera att göra-uppgifter­na konkret och utförligt eller ej.
   
   Det är lätt att slar­va här, till exem­pel genom att skri­va en förko­rt­ning eller låta någon text lig­ga kvar som inte direkt beskriv­er vad det är vi ska göra, efter­som vi tänker att vi vet vad det egentli­gen bety­der. Men, det är ju bara just nu vi vet exakt vad vi menar. Sedan, när vi ska göra det som vi har att göra, kom­mer vi att fun­dera på vad det egentli­gen var vi menade. Vi får läg­ga tid på att dra oss till minnes eller rent av läsa igenom upprin­nelse­mailet ytterli­gare en gång (i onö­dan) för att på nytt ta reda på vad det egentli­gen var som vi bestämde oss för att göra.


4. Om vi fyller i för­fal­lo­da­tum på måfå eller ej
   
   Fyller vi i för­fal­lo­da­tum i att göra-uppgiften fast det egentli­gen inte behövs, kom­mer vi att råka ut för att uppgift­slis­tan är förse­nad och röd för tidigt och helt i onö­dan. Om vi vågar låta bli att fyl­la i för­fal­lo­da­tum i trygg förviss­ning om att vi tidi­gare än annars kom­mer att få klart dagens uppgifter, blir vi fri­are att kun­na väl­ja vad vi gör i var­je stund.


5. Om vi har självk­lara lagringsställen (helst få sådana) för alla pap­per som kan kom­ma att ham­na på våra skrivbord
   
   När vi inte har någon­stans att göra av det mate­r­i­al vi behöver ha kvar, är vi hän­visade till att ändå läg­ga det där det finns plats, vilket ofta är i högar på skrivbordet.
   
   Det tom­ma skrivbord som var resul­tatet av vårt ​“röj” blir knap­past långvarigt.


6. Att bestäm­ma sig …
   
   … för när det är fullt i kalen­dern och inga fler möten får plats den här veck­an, för när vi är till­gäng­li­ga för andra, för när vi kol­lar mail, för vil­ka pro­jekt vi låter vara akti­va och vil­ka vi läg­ger på is.

Ett litet steg för dig, ett stort steg för strukturen
Om du ser till att näm­n­da detal­jer klaf­far kom­mer du att ska­pa super­struk­tur i din vardag på arbetet lättare än mån­ga andra.
Du får nju­ta av den ful­la effek­ten av den senaste app:en, pro­jek­tverk­tyget eller en vältrim­mad uppgifter-funk­tion i Out­look, efter­som du inte kör fast på grund av något detal­jer­at fin­lir som fallerar.

Något mer?
Har jag glömt någon detalj som är helt avgörande för att din struk­tur ska fungera? Berät­ta gär­na i en kommentar.