Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

Ett lät­tfat­tligt sätt att planera

En tjänst som skulle kun­na använ­das av fler är Microsoft Plan­ner. Låt mig där­för slå ett lätt slag för den idag.

Plan­ner är ett verk­tyg för att just plan­era något stort som ska göras. Det kan vara en särskild arbets­grup­ps arbete, ett event som ska genom­föras, ett helt pro­jekt i klas­sisk bemärkelse eller något helt annat som består av flera oli­ka aktiviteter.

Lap­par, men digitalt

Enkelt beskriv­et är Plan­ner som en white­board med post it-lap­par (du kan såk­lart ha flera white­board- tavlor sam­tidigt). Jag skulle drista mig till att beskri­va det som Microsofts svar på den pop­ulära tjän­sten Trel­lo.

En tavla (kallas ​”plan” i Plan­ner) är inde­lad så mån­ga kolum­n­er (kallas ​”buck­ets” i Plan­ner) du vill. Kolum­n­er­na kan till exem­pel representera:

• faser­na i ett projekt
  
• delom­rå­den i en arbets­grup­ps arbete
  
• oli­ka pri­or­itet, så att du gör en kol­umn för prio 1, en för prio 2, en för prio 3 och en för ännu opri­or­it­er­ade uppgifter

Det som ska göras läg­ger du som lap­par (kallas ​”uppgifter” i Plan­ner) i de oli­ka kolum­n­er­na. Var­je lapp kan du tilldela någon som blir ans­varig för att göra det lap­pen rep­re­sen­ter­ar. Även om det är en tavla som bara du arbe­tar med, föres­lår jag att du tillde­lar dig själv uppgiften, efter­som den då ock­så dyk­er upp i sam­lingsvyn ​”Mina uppgifter” där du ser allt du bliv­it tillde­lad i alla tavlor du är involverad.

Uppgifter­na fly­t­tar du lätt mel­lan kolum­n­er­na, för att plan­era om, ändra pri­or­itet eller vad du har valt att kolum­n­er­na ska rep­re­sen­tera. När en uppgift är klar, mark­er­ar du den lätt som slut­förd genom att klic­ka på en grön, annars dold, knapp i lap­pens övre högra hörn.

Det finns åtskil­li­ga ytterli­gare funk­tion­er, men om du ännu inte är bekant med Plan­ner, tyck­er jag att det här räck­er för nu.

Mer för stort än för smått

Jag tyck­er inte att Plan­ner är att rek­om­mendera att ha som att göra-lista, efter­som det skulle bli väl klumpigt att ha alla detal­jer­ade att göra-uppgifter du har som lap­par på den mängd tavlor det skulle krä­va. Men, för att plan­era och samar­be­ta kring sto­ra uppgifter och pro­jekt, där lap­par­na motsvarar något någon ska göra (till exem­pel du) ner till en detaljnivå som är snäp­pet ovan­för ​”ring någon”, är det ett utmärkt verktyg.

Gör så här

Har du ännu inte använt Plan­ner, men tyck­er att det verkar vara något för dig, gör så här:

1. Välj något arbete du har att göra som tar län­gre tid än en arbets­dag och som består av flera att göra-uppgifter. Det kan vara något du gör i samar­bete med andra och då kan du tes­ta samar­bets­funk­tion­er­na, men det behöver inte vara det för att du ändå ska ha nyt­ta av att bekan­ta dig med verktyget.
   
2. Ska­pa en ny plan, det vill säga en tavla. 
   
3. Bestäm dig för vad kolum­n­er­na ska rep­re­sen­tera och ge dem namn. Kom­mer du inte på vad som är det abso­lut rät­ta? Tes­ta med ​”Före”, ​”Under” och ​”Efter”. Vis­ar det sig vara helt fel, kom­mer du säk­ert att kom­ma på något som är myck­et bättre.
   
4. Ska­pa de uppgifter som du nu vet kom­mer behö­va göras i respek­tive kolumn.
   
5. I din veck­o­rutin, när du tit­tar igenom din över­sikt (eller dina över­sik­ter) över dina sto­ra uppgifter och pro­jekt för att säk­er­stäl­la att du har ett näs­ta definier­at steg på var­je, lägg ock­så in att du ska tit­ta igenom den nyss ska­pade tavlan och upp­dat­era den.
   
6. Ger det­ta mers­mak, använd Plan­ner ock­så för fler pro­jekt du är involver­ad i.
   

Enkel över­sikt

Om du tar Plan­ner i bruk, får du en bra över­sikt över vad som ska göras (och av vem) i pro­jekt som inte är så kom­plexa att du behöver ett mer avancer­at pro­jek­tled­ningssys­tem. När du använ­der det för att samar­be­ta med andra ger det er en gemen­sam bild över arbetet som är mer dynamisk och lät­tjuster­ad än en pro­jek­t­plan i till exem­pel Excel ofta är.

Täm­li­gen smidigt, om du frå­gar mig.

Hur gör du?

Du som använ­der Plan­ner — vad är ett typiskt pro­jekt som du använ­der det till? Mejla mig gär­na och berät­ta, för jag är nyfiken att höra vad som funkar fint för dig.

(Kän­ner du för­resten till de här fem sät­ten att smidigt fån­ga fram­steg i ett pro­jekt?)