Få aviseringar bara när vissa mail kommer

Du gör bäst i att själv bestämma när du tittar efter nya mail, snarare än tittar så fort det kommer något nytt. Det är vad en amerikansk studie med titeln ”Email Duration, Batching and Self-interruption: Patterns of Email Use on Productivity and Stress” pekar på; en studie utförd av forskare från MIT, University of California Davis och Microsoft 2016.

Stänger du av alla mailaviseringar såsom pling, rutor som dyker upp och eventuella kuvert som syns i en list någonstans, fokuserar du lättare på det du helst vill just nu, utan att bli avbruten i onödan av ett mail du får.

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Det finns en anledning till att ha aviseringarna kvar

Det här vet du säkert redan. Du har hört det förut. Skulle du ändå inte ha stängt av aviseringarna, kan det bero på att du ändå vill ”hålla koll på mailen”. Du är måhända inte helt fri att titta efter nya mail précis när du vill, för en viss sorts mail behöver du verkligen uppmärksamma direkt. Det kan vara mail av supportslag eller som kommer från särskilt viktiga kunder.

Så, du behåller aviseringarna på och du distraheras ideligen av inkommande mail i onödan, för det är såklart inte alla mail du måste uppmärksamma med en gång. Men, alla mail ”plingar” lika mycket ändå.

Du kan få båda

Jag förstår dig. Självfallet vill du hålla koll. Men, det fina är att du både kan ha kakan och äta den. Du kan både få mer fokus på annat än mail och bli uppmärksammad på de viktiga mailen just när de kommer.

Gör så här

Vill du minska avbrotten i din vardag och ändå hålla koll på om det kommer några viktiga mail, gör följande.

Stäng av alla mailaviseringar i ditt mailprogram, så att det är alldeles tyst och stilla när det kommer nya mail och du kan ta en titt på vad som kommit när det passar dig i fortsättningen.
Tänk efter vilka sorts mail du ändå vill bli uppmärksammad på direkt när de kommer. Kan du identifiera några kriterier som är de som avgör? Är det att de innehåller ett visst ord i ämnesraden? Att de kommer från en viss mailadress?
Skapa regler i mailprogrammet som gör att det ändå avger en ljudsignal (ett pling, alltså) och visar en notis eller avisering när just de där viktiga mailen kommer. I Outlook kryssar du till exempel i ”Visa i fönstret Avisering om nytt objekt” och ”Spela upp ett ljud” när du skapar regeln. I Mail i macOS anger du ”Spela ljud” och ”Skicka notis” i regelinställningarna. Vet du inte var du gör detta, mejla mig, så ska jag förklara.

Nu är mailprogrammet tyst när inget viktigt mail kommer och det signalerar när ett ”VIP”-mail anländer. Det är så det ska vara, om du frågar mig.

Mer fokus och full koll

Om du stänger av aviseringarna för alla de icke-akuta mailen och sätter på dem för de viktiga mailen, kommer du att få arbeta mer odistraherad än tidigare och ändå vara säker på att du inte missar något.

Mer än tidigare är du herre över din egen arbetssituation och kan lättare fokusera på de uppgifter som har högsta prioritet för stunden.