Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

Stres­sigt att hän­ga med?

Visst är det trevligt att ännu mer än tidi­gare kom­mu­nicera med varan­dra, men en och annan jag möter upplever ock­så att det blir allt stres­si­gare att hål­la koll på de oli­ka stäl­lena där det kan kom­ma med­de­landen. Att snabbt läsa det som kom­mit är en sak, men att sedan kom­ma ihåg att svara på det du inte svarar på direkt, det blir lätt ytterli­gare en sak att ​”ha i huvudet”, vilket gör att du har min­dre utrymme över till att tän­ka på andra sak­er än du skulle önska.

Ska du kun­na hantera den ökande mäng­den med­de­landen-inflö­den med lät­thet behöver du struk­tur­era bevakan­det av dem, så att de blir gyl­lene hjälpmedel istäl­let för bela­s­tande hämskor.

Gör så här

Om du kän­ner igen dig i att du har så mån­ga möjli­ga kanaler att du har mis­sat med­de­landen, försökt kom­ma ihåg i vilken kanal någon skrev något särskilt eller rent av glömt svara på sådant du läst just när det kom, gör så här:

1. Först, gör en lista på vil­ka oli­ka med­de­landekanaler du har. Det kan till exem­pel vara mailen, SMS, Mes­sen­ger, What­sApp, LinkedIn Mes­sag­ing, med­de­landen i Insta­gram, kom­mentar­er på Face­book, kom­mentar­er på Insta­gram, kom­mentar­er på LinkedIn, omnäm­nan­den i Teams, direk­tmed­de­landen i Slack och så vidare. 
2. För de fles­ta jag möter är mailen en väldigt van­lig kanal, så för att slip­pa ​”hål­la koll” på alla ställen sam­tidigt, ställ in avis­er­ing via mail för de kanaler där det är möjligt. Då får du allt­så ett van­ligt mail när du får ett med­de­lande i en viss kanal (eller ett peri­odiskt mail som innehåller de med­de­landen du fått sedan sist i den kanalen).
   
   Du behöver inte beva­ka alla ställen hela tiden, utan kan lugnt lita på att om ​”det är nå’t” i en kanal du inte tit­tar nu, får du ett mail om det. I de fles­ta chat­baser­ade samar­bet­splat­tfor­mar (som Slack och Teams) behöver du inte få mail om allt, utan bara vis­sa typer av meddelanden.
3. Ta en titt på vil­ka kanaler du använ­der där du inte kan få mailavis­er­ing och bestäm dig för hur ofta du behöver ta en titt på om där kom­mit något nytt. Räck­er en gång om dagen, ska­pa en återkom­mande att göra-uppgift för var och en, som upp­ma­nar dig att ​”vit­t­ja” kanalen på inkom­na med­de­landen var­je mor­gon.
   
   Måste du vit­t­ja oftare, ska­pa då återkom­mande kalen­der­bokningar med dig själv på de klock­slag under dagen då det är lämpligt att du tar en titt på vad som kom­mit. Lägg en check­lista över vil­ka kanaler du ska tit­ta på i kalen­der­boknin­gen, så bockar du lätt av att du inte glöm­mer något ställe.

Min­dre stress och lättare koll

Om du ska­par en struk­tur som hjälper dig kom­ma ihåg att vit­t­ja de oli­ka med­de­landekanaler du i prak­tiken använ­der, kom­mer du att behö­va ansträn­ga dig min­dre för att ​”hål­la koll på allt”. Risken att du mis­sar något rik­tigt vik­tigt med­de­lande min­skar och du slip­per kän­na dig mer stres­sad när en ytterli­gare kanal läg­gs till det knippe du redan har.

Hur gör du?

Hur gör du för att hål­la koll på alla med­de­landekanaler du använ­der? Kanske har du hit­tat en app som håller ihop allt som jag inte hit­tat (men som jag letat efter)? Mejla mig och tip­sa!

(Vet du hur du kan göra för att skri­va kortare mail?)