Strukturbloggen

Vi är mån­ga som får en hel del mail, kanske rent av fler än vi mäk­tar med och trivs med. Man kan lätt upp­fat­ta det som att man är offer för omständigheter­na när det gäller inflödet av mail, men det går att vara mer effek­tiv genom att job­ba struk­tur­erat även här. 

Här är fem konkre­ta tips på hur du kan arbe­ta effek­ti­vare med inkom­mande mail.

Vad innebär mailet för dig?

Beslu­ta dig direkt förs­ta gån­gen du läs­er mailet för om det är något att spara, något som tar­var en att-göra-uppgift eller något som kan slängas. 

Allt­så, innehåller det någon infor­ma­tion som kan vara bra att ha vid ett obestämt senare tillfälle, eller rent av vid ett tillfälle som du redan nu vet när det inträf­far, t ex fredag näs­ta vec­ka? Eller, innebär mailet en att-göra-uppgift som anti­n­gen tar min­dre än två minut­er och som du då gör direkt, eller en som tar län­gre tid och som du då skriv­er upp på din att-göra-lista? Eller innebär det starten på ett stort eller litet pro­jekt som i sig består av flera att-göra-uppgifter? Eller är det rent av något någon annan ska göra och som du ska delegera till denne och sedan notera på din delegerat-lista att du har delegerat, så du kan föl­ja upp att det ock­så blir slut­fört i tid?

Spara mailen där du sparar andra dokument

Om du på din disk har en mapp­struk­tur där du sparar doku­ment efter kund, pro­jekt eller annan kat­e­gori, spara mailen där ock­så, på sam­ma sätt. Mailen är doku­ment som vil­ka andra som helst, bara i mail­form. Låt de inte lig­ga kvar i inko­r­gen efter att du behand­lat dem.

Om inte annat, spara undan mailen i en mapp i mail­box­en, så de försvin­ner ur sik­te efter att du bestämt dig för vad de innebär för dig.

Fil­tr­era för bät­tre översikt

Utnyt­t­ja de fles­ta e‑postprograms funk­tion som innebär att du kan styra oli­ka mail till oli­ka map­par, beroende på vad det står i ärende-raden eller från vem det skickas. Pré­cis som du i att-göra-lis­tan har oli­ka kon­text på att-göra-uppgifter­na, kan du på det­ta sätt lätt fokusera på de mail som hör till det pro­jekt, kund et c du job­bar med pré­cis just nu.

Styr vit­tjn­ings­frekvensen

Om du lätt blir dis­tra­her­ad av att det kom­mer mail, ställ in pro­gram­met så det t ex häm­tar nya mail automa­tiskt bara var 90:e min­ut. Då får du nya mail när du kom­mer till job­bet, halvvägs in på för­mid­da­gen, vid lunch, halvvägs genom efter­mid­da­gen och innan du går hem.

Sig­naler och smat­trande trumpeter

Om du lätt blir störd av att det kom­mer mail, stäng av ljudsig­nalen som sig­naler­ar att ett nytt kom­mit. Stäng ock­så av eventuel­la små rutor som seglar upp längst ner på skär­men och med­de­lar att ett mail kom­mit och unge­fär vad det hand­lar om.

Hur gör du?

Har du fler tips på smart hanter­ing av inkom­mande mail, dela med dig genom att läm­na en kom­men­tar nedan.