Strukturbloggen

Hit­tar du på nya struk­tur­er hela tiden? Tes­tar du så mån­ga oli­ka lös­ningar för hur du ska hål­la kol­la på allt du har att göra att du till slut inte alls har den koll du önskar dig?

Glöm­mer du lätt var du brukar stu­va undan ett visst mate­r­i­al, vilket får till följd att du bestäm­mer dig för ett nytt ställe och hit­tar ännu säm­re näs­ta gång?

Onödigt krång­ligt
I så fall låter det som att du i onö­dan gör till­varon mer kom­plicer­ad än nöd­vändigt. Självk­lart har du ett gott syfte i att söka den per­fek­ta lös­nin­gen, men på vägen gis­sar jag att det blir en smu­la arbetssamt och stressigt.

För mig är en av de främ­s­ta förtjän­ster­na med att ha god struk­tur att jag kan vara säk­er på att det som finns på en plats där jag lagrar allt av en viss sort är verk­li­gen allt som finns av just den sorten. Skum­mar jag igenom min över­sikt över de sto­ra uppgifter jag behöver slut­föra över tid (pro­jekt, förän­dringar, ini­tia­tiv), ska jag inte behö­va fun­dera på om några fler lig­ger och dräller någon­stans. Går jag in i map­pen med skat­tedekla­ra­tioner, ska alla som jag sparat lig­ga där och ingen annanstans. Och så vidare.

Slipp leta men hit­ta ändå
Det hela byg­ger på att vi gjort det lätt för oss att kom­ma ihåg var något ska plac­eras och när. Om du istäl­let ten­der­ar ska­pa nya platser och därmed sprid­er det spa­rade så du får svårt att få överblick, gör en struk­tur­guide till dig själv.

Gör så här
Gör en guide, en man­u­al, en kar­ta över vil­ka platser du har för dina strukturkomponenter.

1. Bestäm dig först för ditt format.
   • En lista?
   • En mindmap? (Det­ta råkar vara mitt val.)
   • Ett flödess­chema?
   • Något helt annat?


2. Ska­pa nu guiden. Det du behöver kartläg­ga är
   • Att göra-uppgifter — Vilket är det enda ställe där du har dem?
   • Över­sikt över alla sto­ra uppgifter du har igång (som var och en består av flera att göra-uppgifter)
   • Ref­er­ensin­for­ma­tion — D v s all infor­ma­tion du inte vet när du behöver, men som du behöver hit­ta fort och lätt när du behöver den
     • Mail
     • Dig­i­ta­la fil­er och dokument
     • Pap­pers­doku­ment (Till exem­pel i pär­mar, hängmap­par et c)
   • Sådant mate­r­i­al du vet pré­cis när du behöver, bara inte just nu:
     • Dig­i­ta­la fil­er — Hur har du det åtkom­st­bart när du behöver det?
     • Pap­per och fysiska ting — Var läg­ger du det så du inte kan undgå att kom­ma ihåg att ta med det?
   • Bril­jan­ta idéer du inte kan genom­föra nu, men kanske sedan
   • Noteringar om allt du vän­tar på från någon annan och som du behöver föl­ja upp att du får i rätt tid
   • Check­lis­tor och ruti­nbeskrivningar — D v s beskrivningar om hur du gör det du ska göra, så det går lite mer automa­tiskt att få gjort än annars
   • De mål du ans­varar för, för veck­an, för månaden, för året (efter­som du behöver dem i stun­den för att göra en smidig och med­veten pri­or­i­ter­ing mel­lan uppgifter)


3. Frå­ga dig:
   • Har jag onödigt mån­ga platser för någon av de här kategorierna?
   • Är det någon plats som egentli­gen är så otill­gäng­lig att jag ten­der­ar läg­ga mate­ri­alet någon annanstans så länge?
   • Var ska jag spara den här guiden så den är lätt att få syn på när jag som mest behöver det?
     • Ska du skri­va ut den och hän­ga upp den på ett ögonkasts avstånd från där du sit­ter och jobbar?
     • Läg­ger du den i väskan som du alltid har med dig?
     • Gör du en gen­väg till den på datorskrivbor­det och låter den lig­ga där några veck­or till dess det är självk­lart för dig var var­je struk­turkom­po­nent ska ligga?


4. Om du kom­mer på att du vill förän­dra något, for­mulera förän­drin­gen som en att göra-uppgift och lägg till den i din att göra-lista. Då blir det enkelt att kom­ma till skott med förän­drin­gen istäl­let för att bara tän­ka att du bor­de göra det någon gång.

Låt guiden leda dig
Gör du en struk­tur­guide som jag beskriv­it den ovan, kom­mer du lätt att hit­ta mate­r­i­al som du i onö­dan sparar på flera ställen och som det blir tvety­digt var du ska leta efter (och var spara undan). 
När du i varda­gen får något till dig som du vill för­vara på ett säk­ert ställe (så du lätt hit­tar det) i vän­tan på att det ska göras eller på att du behöver mate­ri­alet, kom­mer du i fort­sät­tnin­gen att få undan det på ett så enty­digt sätt att du lättare vet när du med gott samvete kan kän­na att du har ryggen fri och att allt är under kon­troll. Det­ta även i de inten­si­vaste av dagar.

Hur gör du?
Vad är ditt bäs­ta sätt att hål­la dig till den struk­tur du bestämt dig för, istäl­let för att hit­ta på nya vari­anter hela tiden?
Kon­ti­nu­itet är en förut­sät­tning för att lyckas etablera en god struk­tur i job­bet och där­för är ditt tips varmt välkom­met. Skriv gär­na en kom­men­tar och dela med dig.