Gör din veckogenomgång tillsammans

För den som har mycket att göra och då mycket är brådskande, är det några uppgifter som lätt får stryka på foten. Veckogenomgången är en sådan — den stund i veckan då vi lyfter blicken och får en god översikt över allt vi har att göra, såväl stort som smått, vad som händer framöver och vad vi gjort under månaden som gått.

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Inte för inte stavas ”strut” nästan ”struts”

Att en gång i veckan (gärna vid samma tid varje vecka) skaffa sig den överblicken är ett strålande sätt att öka framförhållningen i det vi gör. Istället för att, likt strutfotbollspelaren, se bara detaljerna, får vi perspektiv på vår jobbvardagstillvaro. Kommer vi framåt på alla områden som är vårt ansvar? Fullföljer vi allt vi lovat på möten vi haft det senaste? Sätter vi igång nu med de saker vi sedan kommer att vara tacksamma att vi börjat på?

Ja, veckogenomgången är värdefull. Ändå är det lätt att vi skjuter den åt sidan, till se’n, och istället gör det som brådskar för stunden. Jag har tidigare skrivit om vad vi kan göra för att ändå få oss att prioritera den, men om inte heller det hjälper finns det andra knep.

Tillsammans är man mindre ensam om sin bild

Tänk om vi gjorde genomgången tillsammans med någon annan och inte ensam? Det är en god idé, utav många anledningar — inte bara för att råda bot på vårt uppskjutande.
Vem du väljer att göra veckogenomgången tillsammans med beror på, som så mycket annat. Det kan till exempel vara:

Den kollega du arbetar närmast
Din chef
De medarbetare du har ansvar för
Din arbetsgrupp, ditt team eller vad ni kallar den sammanslutning människor som arbetar tillsammans

Det skulle bli för detaljerat och omständigt om ni allihop tillsammans gick igenom alla steg i veckogenomgången, så ni kan välja de avsnitt som är mest relevanta att samarbeta kring.

Förslagsvis kan de vara:

Avstämning av hur långt ni kommit i relation till verksamhetens långsiktiga vision. Närmar ni er den, även om det ännu är långt kvar? Är det något ni behöver göra mer av idag för att lättare nå dit?
Genomgång av er översikt över stora uppgifter och projekt. Var står ni i allt stort, allt som tar längre tid än en dag? Vad är det nästa konkreta steget på vart och ett av projekten? Saknas ett nästa steg och hänger då ”bollen” i luften? Vad skulle det då kunna vara som skall hända härnäst och vem tar sig an det? Är det några stora uppgifter eller initiativ som vi kan avsluta och ska något nytt sättas igång?
Väntar på-listan. Uppdatera varandra på vad ni väntar på från varandra. Kanske trodde du att ni kommit överens om att den andra skulle göra något, men hon eller han hade en helt annan bild.
Titta en månad tillbaka och en månad framåt i kalendern. Vad har vi ägnat oss åt det senaste? Är det något vi då sade att vi skulle göra som vi nu behöver komma igång med? Vad händer framöver? Vad vore det fint om vi kunde initiera redan nu, så det inte blir så stressigt på slutet?

Och, så klart kan det vara helt andra saker eller några ytterligare.

Vad är vitsen?

Nyttan med att göra veckogenomgången tillsammans med någon eller några andra är flerfaldig:

Den blir av, eftersom det är lättare att avboka ett möte med sig själv än med någon annan — i synnerhet din chef.
Ni ökar transparensen sinsemellan och får en gemensam bild av vad som är på tapeten.
Chansen att du får det du väntar på från andra i den tid du behöver det ökar, eftersom du på ett lätt och odramatiskt sätt påminner dem du väntar på saker ifrån att du gör just det.

Gör så här

Om du tycker att detta låter som något för dig, gör så här:

Bestäm dig för med vem eller med vilka du vill göra en gemensam veckogenomgång.
Gör en skiss på den enkla agendan ni skulle kunna ha för den återkommande sammankomsten.
Tydliggör för dig själv vad nyttan med detta skulle vara, så du har det klart för dig när du ska ”sälja in” hos den/de andra att detta är något ni borde börja med.
Ta reda på när ni träffas nästa gång och när det därmed skulle vara lämpligt att ta upp idén.
Får du gehör — testa, utvärdera, förfina och låt veckogenomgången bli allt mer finslipad över tid.

En klargörande titt

Om du gör hela eller delar av veckogenomgången tillsammans med andra, får du den lättare gjord än annars — åtminstone om du är en av oss som frestas att skjuta den på framtiden då du har annat som pockar på uppmärksamhet.

Att göra veckogenomgång gemensamt liknar det att ha veckomöte, morgonmöte, tavelmöte och andra mötesformer och har ni redan sådana, vet du vilken samlande funktion detta har.

Säkert behöver du inte lansera ytterligare ett mötesforum för den grupp som ändå träffas varje vecka, men kanske har du någon eller några andra med vilka ett veckogenomgångande skulle skänka en klargörande gemensam bild av er situation.