Strukturbloggen

När jag var i Japan under nyss passer­ade julledigheten fascin­er­ades jag igen — som så mån­ga gånger förr — med vilken hög pre­ci­sion de japan­s­ka tågen alltid stan­nar exakt på angiv­en plats. 

I Sverige är det mer regel än undan­tag att jag får småspringa på per­rongen bort till där dör­ren till min vagn ham­nade — trots att jag var­it i god tid till tåget och trots att jag tit­tat på tavlan över vid vilken bok­stav min avgångs tåg­vagn kom­mer att stan­na (det var inte där den stan­nade) och trots (!) att tågap­pen vän­ligt talat om för mig var jag ska stå för att kli­va på min vagn (det var inte där jag skulle stå). 

Tydligt mark­er­at

På de japan­s­ka per­ronger­na, såväl på de enor­ma knut­punk­ter­na som Shin­juku-sta­tio­nen som på min­s­ta lands­bygdssta­tion, finns det upp­målat exakt var dör­ren kom­mer att ham­na på de tåg som stan­nar där (ofta finns där ock­så lin­jer som vis­ar hur man med fördel köar till tåget, så att man slip­per trängsel och andra obe­hagligheter). När tåget kom­mer, stan­nar det pré­cis på angiv­en plats. Jag har ännu inte upplevt att det inte gjort det. 

Med imponerande pre­ci­sion lyckas de förut­spå var det man vän­tar på kom­mer att stanna.

Det kan du ock­så göra — om inte med tåg, som med allt annat som kom­mer till dig om dagarna. 

Där något bara ham­nar blir det lätt rörigt 

Har du någon gång upplevt att din arbet­sy­ta bliv­it rörig (den dig­i­ta­la såväl som den fysiska), kan det ha sin orsak i att sak­er du fått till dig eller själv tag­it med dig dit ​”har ham­nat” någon­stans. Det är dig­i­ta­la doku­ment på en yta där man kan lagra sak­er, ned­lad­dade appar på en och annan hem­skärm och pap­per som lan­dat där det fanns plats. Då blir det lätt lig­gande där, det blir rörigt och du hit­tar inte vad du sök­er, du får läg­ga tid på att leta, du väl­jer fel ver­sion, du lad­dar hem sam­ma sak igen, du får göra om det jobb du redan gjort. 

Om du däre­mot bestäm­mer pré­cis var en viss inkom­mande sak ska läg­gas, vad som ska göras med det när det är där och vart det ska ta vägen sedan, kom­mer du att ha bät­tre ord­ning och ditt vardagli­ga arbete klaf­far bät­tre. Dina dagar blir mer som du vill ha dem istäl­let för att de blir som de blir. 

Gör så här 

1. Fun­dera ett ögonblick på vad som anlän­der till dig på dagar­na. Visst är det doku­ment som bifo­gats med­de­landen och mail? Block­et du har med dig till­ba­ka från mötet som du gjort noteringar i? Sådant kol­le­gor skriv­it ut, noter­at på och sedan lagt in på ditt rum för att du ska göra något med det?
2. Tänk efter: har du förutbestäm­da, självk­lara platser där de ham­nar eller dyk­er de upp lite här och var och blir lig­gande obestämt länge kvar?
3. Om du har det som i det andra alter­na­tivet, definiera tydli­ga, rät­ta platser för de oli­ka type­r­na av mate­r­i­al som kom­mer.
   
   Märk upp, skyl­ta eller ruta in plat­ser­na om du vill göra det lättare för dig och andra att med hög pre­ci­sion få det ankom­mande att ham­na helt rätt.

Färre för­lorat

Om du har definier­ade platser för det ankom­mande i din vardag, kom­mer färre sak­er att fal­la mel­lan sto­lar­na — bok­stavligt talat. Du har kon­troll över inflö­de­na och behöver inte läg­ga sak­er här och var så länge och sedan nödgas kom­ma ihåg var du lade dem den här gån­gen. Mer ord­ning, smidi­gare arbete. 

Hur gör du? 

Hur har du gjort för att ska­pa förut­säg­barhet i dina inflö­den? Mejla mig gär­na och dela dina tankar. Att ha styr på det­ta före­byg­ger såväl oord­ning som krån­gel, så både jag och andra läsare är nyfik­na på att höra vad du har för tips. 

(Har du för­resten tänkt på att struk­tur och ord­ning ock­så gör susen mot prokrastiner­ing?)