Strukturbloggen

När du är i färd med att för­bät­tra din struk­tur på job­bet, är det stor san­no­likhet att du behöver ändra vis­sa vanor, d v s hur du hanter­ar vis­sa speci­fi­ka sit­u­a­tion­er i vardagen.

Det kan hand­la om hur du gör rent konkret när du anlänt till job­bet på mor­gonen och snabbt vill få stenkoll på vad du ska få gjort under dagen.

Det kan hand­la om hur du ska göra en med­veten pri­or­i­ter­ing när det bara är för myck­et helt plötsligt.

Det kan hand­la om hur du ska hantera de mail du fått så du både bibehåller din koll på läget och und­viker att mail­box­en fylls upp.

Det kan hand­la om hur du ska agera då du blir delegerad en uppgift och du vill försäkra dig om att utföra den till belåten­het i rätt tid.

Det kan hand­la om vad du gör med ett bril­jant för­bät­trings­förslag du får från en medarbetare. 

Eller, du kanske har för­fi­nat till det ytter­s­ta hur du snabbt och smidigt expe­dier­ar en order från en helt ny kund.

Snabbt svar på egen fråga

För att kom­ma ihåg hur du bestämt dig för att agera och etablera den nya vanan fullt ut, behöver du lätt påmin­na dig om den när du ham­nar i sit­u­a­tio­nen i frå­ga. Du ska kun­na frå­ga dig ​“OK, då var jag här igen. Hur var det nu jag skulle göra?” och snabbt få svar.

Så, du behöver ha de nya vanor­na syn­li­ga och bärbara.

Gör så här

1. Välj ett par nya vanor, arbetssätt, ruti­n­er eller process­er som du vill göra till självk­lara för dig.
   
   T ex kan det vara ​“Så här gör jag när jag tar emot, behand­lar och lagrar undan mail.”


2. Beskriv dem som processkar­tor (med boxar, pilar och romber) eller check­lis­tor, efter tycke och smak. Med check­lista menar jag allt­så en instruk­tion i for­men 1), 2), 3) et c


3. Bestäm dig för om du vill bära med dig dessa beskrivningar dig­i­talt eller fysiskt. I det­ta mol­ntjän­ster­nas tide­varv kanske det frestar att väl­ja det dig­i­ta­la alter­na­tivet, men tänk på att det är helt avgörande att du snabbt kan få fram beskrivningar­na när du behöver dem, utan att behö­va klic­ka, dra, klic­ka, vän­ta, zooma et c och utan att du måste ha bra mobiltäck­n­ing just i det rum du råkar vara.
   
   Det finns ock­så en risk att du glöm­mer av att beskrivnin­gen ens finns, efter­som du så säl­lan råkar se den när den döl­jer sig så effek­tivt djupt ner på disken.


4. Men, väl­jer du den dig­i­ta­la, lät­tup­p­dat­er­ade vägen, spara beskrivningar­na som bilder (processkar­tor­na) respek­tive textdoku­ment (check­lis­tor­na) och syn­ka över dem till mobilen eller lägg dem i en tjänst som Ever­note, Drop­box eller någon annan lagringstjänst med total portabilitet.


5. Kän­ner du mer för den fysiska for­men, skriv ut kar­tor­na och lis­tor­na i fick­for­mat och plas­ta in dem, t ex med hjälp av fif­fi­ga plas­t­fick­or från Janoplast (som jag inte har något samar­bete med, för tyd­lighets skull).
   
   Eller, spraylim­ma in dem i en mjuk, tunn anteck­n­ings­bok, t ex i Mole­sk­ines min­s­ta variant.


6. För­vara anteck­n­ings­bo­ken eller de inplas­tade kor­ten på ett ställe där du alltid enkelt kan nå dem. Tänk till här och hit­ta ett rik­tigt lät­till­gäng­ligt ställe, för om du är som jag, är det till och med för hög tröskel med två moment, till exem­pel att dra isär en dragked­ja och sedan öpp­na ett lock.


7. Närhelst du tvekar på hur det var du bestämde dig för att göra i fort­sät­tnin­gen för att resul­tatet skulle bli sådär extra bra, ta fram beskrivnin­gen och påminn dig själv. Spill inte tid på att försö­ka dra dig till minnes och slipp behö­va bör­ja om på grund av att du mis­sade ett moment i början.

Stöd på arm­längds avstånd

Om du beskriv­er dina för­fi­nade arbetssätt som processkar­tor eller som check­lis­tor och har dem lät­till­gäng­li­ga i din vardag, kom­mer du snab­bare etablera de nya vanor­na. Du har dem som ett nära stöd att ha till­hands så länge du behöver det. Det är större chans att du gör rätt från bör­jan och slip­per läg­ga tid, ener­gi och pen­gar på att rät­ta till det som bliv­it fel. När den dagen kom­mer då du ska lära upp någon annan, är ruti­n­er­na redan beskriv­na och med min­i­mal ansträngn­ing förmed­lar du ditt sätt att arbeta.

Hur gör du?

Hur gör du för att åskådlig­göra dina ruti­n­er och arbetssätt så att du lätt förmed­lar dem till andra? Skriv gär­na en kom­men­tar och berätta.