Gör en digitala-dokument-karta

Ett genomgående tema i den goda strukturen är att samla ihop istället för att sprida ut. Det handlar inte bara om noteringarna om det du har att göra och kanalerna du kommunicerar i, utan också om dina digitala dokument och annan information. Men, i dessa det digitala arbetets dagar är det ofta en utmaning att följa. Arbetar du med andra inom och utanför din organisation blir det över tid lätt många ställen där du har dokument.

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Vad är problemet?

Många gånger är det inget fel i sig, då den bästa lagringsplattformen för de kunder, grupper, samarbetspartners och andra som du delar dokument med kan vara olika mellan sammanhangen. För några är Google Drive det optimala, för andra istället OneDrive och för en del är det självklart att informationen bäst finns i det projektverktyg själva projektet drivs i.

Leta, spara fel och skjut upp

Problemet är bara att det kan vara svårt att veta var allt ligger när platserna är många. Är du osäker på var något ligger eller ska ligga, finns det risk att du sparar något på fel ställe, vilket gör att det plötsligt finns två versioner av samma dokument. Vilken version är den rätta? Du riskerar också lägga onödigt med tid på att leta efter dokument — tid då du istället skulle kunnat ha fått saker gjort. Och, är du som en del av oss, gör det krångliga i att du behöver leta att du väljer att skjuta upp det du skulle göra, till förmån för någon lättare uppgift istället.

Hur du brukar hitta vad du söker

När du är på resa och vill veta var något ligger tar du fram en karta som någon gjort och på den märkt ut var saker finns. Med kartan får du en översikt över allt och du hittar lättare dit där det finns som du söker.

Just så kan du också göra för dina digitala dokument.

Gör så här

Känner du igen dig i att det kan vara svårt att hitta, gör nu så här.

Ta ett tomt ark — det kan vara fysiskt eller digitalt. Själv föredrar jag ett stort pappersark för det här.
Tänk efter och rita på arket ut de platser där det finns dokument eller information sparade som du behöver hantera och hitta ibland. Du kan rita dem fritt där på arket som du tycker att de passar. Kanske har du en mental bild av var de är.
Vid varje plats, ange:
- Vad för dokument/information som ligger där.
- Vad kriteriet är för att det ska ligga där och ingen annanstans. Är det för att det hör till en viss arbetsgrupp? För att det är en viss typ av dokument? För att de behövs i ett specifikt sammanhang?
- När och under vilka förutsättningar du med gott samvete kan ta bort något därifrån. Jag har till exempel en USB-sticka där jag sparar presentationsfiler inför mina uppdrag som en backup om min dator plötsligt skulle börja krångla. Efter att uppdraget är genomfört kan jag utan att blinka radera filerna, för originalen finns någon annanstans.
Gott. Nu har du en karta. Bravo.

Snabbare hittat, raskare sparat

Om du ger dig själv en klarare bild av var du har digital information, kommer du att snabbare hitta det du söker just när du behöver det. Du sparar också undan nytt material på rätt ställe med större säkerhet, vilket underlättar för ditt framtida jag som när det brådskar raskt vill få tag på det du sparat en gång.

Hur gör du?

Hur gör du för att hålla koll på var du har allt? Har du något knep eller verktyg som verkligen hjälper dig? Svara gärna i ett mejl till mig — kanske finns det fler som kan dra nytta av just ditt tips.

(Jag tycker förresten att du ska rensa där du är när du ändå är där.)