Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

Minst tre goda effekter

Vad blir effek­ten? Jo, min upp­drags­gi­vare Josefin berät­tade bland annat att:

• det är lätt att plan­era möten, för delt­a­gar­na är med större san­no­likhet än annars till­gäng­li­ga, efter­som de redan på för­hand vet att de inte ska plan­era in några exter­na möten dessa dagar
• möten säl­lan blir ombokade och upp­skjut­na, för det hän­der inte att något plöt­sligt ​”dyk­er upp” när dagar­na från bör­jan är vik­ta till just det­ta slags möten
• behovet av att ta ​”småmöten” mel­lan mötes­da­gar­na min­skar, efter­som man vet att man kom­mer att få gott om tid att träf­fas under mötes­da­gar­na, vilket gör att man kan arbe­ta mer fokuser­at när det inte är mötesdag

Gör så här

Om du tyck­er att ni bor­de ta efter Kalin Set­ter­berg Datas struk­turknep i er organisation,

1. Fun­dera ett slag på vil­ka inter­na möten ni i så fall skulle bun­ta ihop till en eller ett par mötes­da­gar. Gör en lista, vetja.
2. Föres­lå för dina kol­le­gor på näs­ta lämpli­ga inter­na möte (!) att ni gör ett test — under näs­ta kvar­tal, till exem­pel. Diskutera då:
   • Hur mån­ga dagar ska ni ha? Kanske behöver ni inte två dagar, utan en. Eller, träf­fas ni så myck­et att ni skulle behö­va tre? 
   • Hur ofta ska mötes­da­gar­na inträf­fa? Oftare än varan­nan vec­ka? Eller, mer säl­lan? Det väsentli­ga är att ni viker fas­ta dagar alla kan ​”bloc­ka” långt i förväg.
3. Genom­för testet, utvärdera (under ett internt möte en fredag, för­mod­li­gen!) och avgör om det­ta är värt att permanenta.

Min­dre ansträngn­ing och mer fokus

Det till synes enkla struk­turknepet Kalin Set­ter­berg Data tag­it till avhjälper flera av de bekym­mer jag hör män­niskor i all­sköns organ­i­sa­tion­er uttryc­ka frus­tra­tion över ofta. Inter­na möten bokas med min­dre ansträngn­ing (då det är lättare att hit­ta tid), möte­na blir av och fokuset däremel­lan ökar. Är det inte utmärkt, så säg?

Hur gör du?

Har ni gjort något lik­nande hos er i din organ­i­sa­tion? Skriv gär­na ett tips i ett mejl till mig (eller vidare­be­for­dra det­ta blog­gin­lägg till den som är möte­sans­varig på ert kontor/​avdelning eller i din organisation).

(Kän­ner du för­resten till botemedlet mot ofokuser­ade möten?)