Strukturbloggen

Har du en att-göra-lista full av uppgifter du inte job­bar med?



Ska­pade du en gång en väl­struk­tur­erad, kom­plett förteck­n­ing över allt du har att göra, enligt alla kon­stens regler i till exem­pel ​“Uppgifter”-funktionen i Out­look (eller ​“Tasks” som det het­er i den engel­s­ka ver­sio­nen), men nu var det ett bra tag sedan du tit­tade på den?



Du kom­mer aldrig till lis­tan, efter­som det ström­mar in så mån­ga mail hela tiden.



Har du rent av var­it med om att du ägnat en stor del av dagen till att hantera mail, vilket fått till följd att du fått göra det som inte var mail­re­lat­er­at på över­tid eller till och med en annan dag, när det bliv­it ännu mer knappt om tid?



Du har låtit dina mail åka i en gräddfil till din upp­märk­samhet. Du ger dina mail högs­ta pri­or­itet, oavsett vad de hand­lar om.

En och endast en lista

Från och med idag, välj det du gör i förs­ta hand från att-göra-lis­tan, istäl­let för från mailboxen.



Om du tar för vana att ska­pa att-göra-uppgifter av de mail som inte går snabbt att svara på, kom­mer näm­li­gen att-göra-lis­tan ge en mer kom­plett bild över vad du har att göra.



Annars tap­par du en alla de uppgifter som inte har sin upprin­nelse i ett mail. De kom­mer inte med i pri­or­i­terin­gen, efter­som du bara tit­tar i mail­box­en hela tiden.

Gör så här

• När du kol­lar mail; de mail som går fort att svara på, till exem­pel under två minut­er, svara på dem direkt. De mail som innebär att du ska göra någonting mer, även om det så bara är att läsa igenom det noga och for­mulera ett län­gre svar som tar en stund, ska­pa att-göra-uppgifter av dem.


• Om du vill, kan du spara undan de mail du ska svara på senare i en ​“Svara på”-mapp, men lägg då ock­så en noter­ing i din att-göra-lista att du ska göra just det. Annars får du två att-göra-lis­tor; dels din van­li­ga lista, dels en mapp med mail du ska svara på. 
  Du behöver inte vara särskilt utförlig när du for­muler­ar en ​“svara på mail”-uppgift, utan det räck­er att du skriv­er ​“Svara Anette” och ref­er­erar till mailet i map­pen (genom att till exem­pel länkar till det, om det är möjligt i ditt mailprogram).


• Bestäm dig för att öva på att hantera mail på det här sättet.


• Om du kom­mer på dig själv med att sit­ta och job­ba ur mailen som att-göra-lista, avs­lu­ta det mail du håller på med och ska­pa sedan att-göra-uppgifter av de län­gre mailen, så du kom­mer loss ur mail­box­en och blir fri att job­ba med den uppgift ur attgöra- lis­tan som verk­li­gen har högs­ta pri­or­itet just nu. 
  Det kan vara att svara på ett mail, men skill­naden är att du valt uppgiften i rela­tion till allt du har att göra – inte bara det som kom­mit in via mailboxen.

Mailen får snällt ta sin plats i kön

Om du väl­jer uppgifter ur att-göra-lis­tan istäl­let för ur mail­box­en, kom­mer du att hin­na med ock­så de sak­er som tidi­gare kom på skam. Du pri­or­it­er­ar med­vetet istäl­let för att bara råka få din dag uppäten av alla mail, fast du inte hade tänkt det. Du får mer gjort rätt sak i rätt tid och kan arbe­ta med fram­förhåll­ning istäl­let för i sista sekunden.

Hur gör du?

Vad är ditt bäs­ta knep för att hål­la din mail­box i schack? Skriv en kom­men­tar och berät­ta om dina bäs­ta tips.