Hur den långa att göra-listan blir hanterbart kort

Två av strukturens grundbultar är att ha ett enda ställe där du samlar alla att göra-uppgifter du ännu inte gjort och att hålla uppgifterna så små i omfattning att ingen tar längre tid än en arbetsdag att slutföra.

Följer du det, hittar du fort vad som är rätt sak att göra härnäst utan att missa något och du får bocka av ofta — flera gånger varje dag.

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

En enorm mängd uppgifter

Men, en bieffekt blir då att du får en väldigt lång lista, eftersom du har
mycket att göra. Eftersom du säkert behöver titta i listan flera gånger varje dag efter vad som är rätt sak att göra härnäst, är risken stor att du baxnar när du ser allt samtidigt, i en till synes oändlig, överväldigande lista.

Kategorisering som katharsis

Lösningen är att du delar upp listan i olika delar, så att du inte ser hela listan hela tiden, utan istället väljer ur vilken kategori du plockar nästa uppgift. Då ser du ett mindre utsnitt istället för allt och den enda listan blir lättare att hantera.

Frågan är bara vad du ska ha för kategorier för att dela upp listan? Det beror på vad du skulle använda för kriterier för att välja nästa uppgift. Detta är centralt. Skulle du inte välja uppgift utifrån en viss kategori, behöver du inte kategorisera för sakens skull.

Några vanliga kategoriseringar är:

hur lång tid uppgiften tar att göra. Jag kategoriserar mina uppgifter som 5‑, 15‑, 30- och 60- minutare. När jag vill göra några snabba uppgifter, låter jag listan enkom visa dagens 5‑minutare.
vilken person du är beroende av för att kunna göra uppgiften. När du har en viss person tillhands, kan du låta listan bara visa de uppgifter du behöver dennes hjälp för att få gjorda.
vilken större uppgift, ärende, arbetsgrupp eller projekt uppgiften är en del av. Vill du ibland bara få gjort så mycket som möjligt som har med en viss arbetsgrupp att göra, låter du listan bara visa just de uppgifterna.
vilken kund som är mottagare. Vill du den närmaste timmen göra det du lovat en viss kund, låter du listan bara visa den kundens uppgifter.
var du behöver vara någonstans för att kunna göra uppgiften. Det kan vara vid just ditt skrivbord, i ett visst mötesforum, på labbet, i byggnad C (där de sitter som du behöver prata med), på ert kontor i Malmö, ute hos kund, i bilen.
under vilka förutsättningar du behöver vara för att göra uppgiften. Har du stabil internetanslutning, kan du välja uppgifter ur kategorin ”Internet”. Fungerar inte anslutningen av någon anledning just nu, väljer du istället uppgifter där du bara är beroende av ”Datorn” (för den har du med dig och kan använda oavsett om du har anslutning eller ej). Måste du vara ostörd för att få tillräckligt fokus på en komplicerad uppgift, väljer du att bara visa ”Ostörd”-kategorins uppgifter.
vilken prioritet uppgiften har. Det är viktigt som bidrar till de mål du ansvarar för. Vill du göra dagens högst prioriterade uppgifter, låter du listan visa bara de uppgifter som förfaller idag som har kategorin ”Viktigt”.
om uppgiften är svår eller lätt, rolig eller tråkig. En ”dålig dag” kan du vilja göra det lätt för dig och en dag när du är i ditt esse kan du ta dig an de mest utmanande uppgifterna.
när på dagen du lämpligen gör uppgiften. Vissa saker kan det passa dig bättre att göra en förmiddag medan andra med fördel görs senare på eftermiddagen.

Gör så här

Vill du dela upp din lista så att du slipper se allt hela tiden, gör så här:

Har du inte kategoriserat alls tidigare, välj ett enda sätt att kategorisera, så att du gör det lätt för dig. Testa något av mina förslag nyss om du vill.
Hitta hur du lämpligen kategoriserar uppgifter i det verktyg du valt för din lista. Använder du Outlooks Uppgifter/Tasks, kan du använda kategori-funktionen. Har du Microsoft To-Do eller Wunderlist använder du #-taggar. I andra verktyg kan det istället talas om etiketter eller labels. Har du istället en papperslista kan du använda olika färger, rita olika symboler eller dela upp listan i flikar.
Sätt kategorier på alla dina uppgifter.
De närmaste dagarna, öva på att välja uppgift utifrån kategorierna du valt.
Efter några dagar, reflektera över hur det fungerat. Ska du sätta fler kategorier? Eller, helt andra?

Rätt och lätt

Om du kategoriserar dina att göra-uppgifter kommer du att slippa se hela listan hela tiden, vilket gör det mer hanterbart att faktiskt samla alla uppgifter till ett enda ställe. Du väljer snabbare vad som är nästa uppgift och chansen är större att du väljer den rätta uppgiften istället för den du bara råkar se för att den låg överst. Rätt saker gjort, på lättare sätt.