Strukturbloggen

Ett lätt sätt att bli inef­fek­tiv på job­bet är som bekant att göra mån­ga sak­er sam­tidigt eller byta arbet­suppgift väldigt ofta. Fenomenet kallas i dagligt tal ​”mul­ti­task­ing”. De ideli­ga omställ­ningar­na och fokus­för­fly­t­tningar­na tar tid och vi får totalt sett min­dre gjort även om vi upplever att vi ​”får gjort” mån­ga sak­er samtidigt.

Till skill­nad från när vi annars blir avbrut­na av andra, är det i dessa sit­u­a­tion­er vi själ­va som ideli­gen avbry­ter oss med andra uppgifter än den vi arbe­tar med för ögonblicket.

Vill du få mul­ti­task­ing-prob­lematiken illus­tr­erad utförli­gare, har för­resten Har­vard Busi­ness Review gjort en snit­sig visu­alis­er­ing där de jäm­för en fokuser­ad per­son med en mul­ti­taskande under en typisk dag. Du ser visu­alis­erin­gen här.

En vari­ant på mul­ti­task­ing är alla de tillfällen under dagen då en del av oss ​”seglar iväg” på annat istäl­let för att arbe­ta kvar med den uppgift vi egentli­gen helst vill få gjord så fort som möjligt. Vi kol­lar mail, vi läs­er nyheter, vi kol­lar Face­book, vi letar efter den abso­lut bäs­ta musiken att ha i lurar­na just nu, vi googlar något, vi hit­tar något vi inte letade efter men som är intres­sant ändå och vips har det gått en stund. Igen.

Ta reda på just dina fällor
Om vi från och med nu inte vill syssla med mul­ti­task­ing lika myck­et som tidi­gare, hur lyckas vi förän­dra vårt arbetssätt? En bör­jan är att göra tydligt för oss själ­va med vad vi dis­tra­her­ar oss. Då kan vi lättare fat­ta med­vet­na beslut om vad vi fak­tiskt låter dis­tra­hera oss och vad vi slu­tar segla iväg på.

När du vill trä­na på att arbe­ta fokuser­at på en enda uppgift under län­gre tid än tidi­gare, log­ga vad du bör­jar göra eller frestas att göra istället.

Gör så här

1. Om du vill, bestäm dig för att log­ga dina självdis­trak­tion­er den när­maste timmen.


2. Sätt upp själ­va loggen du ska använ­da. Det kan till exem­pel vara:
   • En pap­per­slapp bred­vid tangentbordet
   • Ett öppet textdoku­ment i Anteck­ningar (Win­dows) eller Tex­tredi­g­er­aren (OS X)
   • Ett kalkyl­blad
3. Bör­ja arbe­ta med den högst pri­or­it­er­ade uppgiften just nu.


4. Så fort du kom­mer på dig själv med att segla iväg på något annat, notera i loggen vad du gjorde istäl­let och skriv klock­slaget om du vill. Återgå så fort som möjligt till den hög­pri­or­it­er­ade uppgiften.


5. Så fort du märk­er att du frestas att bör­ja göra något annat, notera i loggen vad det är och vad klock­an är. Återgå direkt till högpriouppgiften.


6. När du kom­mer på något du inte får glöm­ma senare, notera det i loggen så du kan släp­pa det. Även om du på det­ta sätt kom­mer att få skri­va upp det du kom på två gånger (nu i loggen och sedan i att göra-lis­tan), är det värt besväret, efter­som du annars risker­ar råka se något i att göra-lis­tan som fån­gar din upp­märk­samhet och — vips! — är du dis­tra­her­ad om igen.


7. När tim­men är till ända, tit­ta igenom loggen.
   • Är det några egendis­trak­tion­er som förekom­mer särskilt ofta? Kan du i så fall göra vägen till dem län­gre? Kan du stän­ga av det pro­gram­met? Kan du fly­t­ta det som frestar till där du inte ser det när du lyfter blick­en? Kan du tys­ta plinget?
   • Är det några som i själ­va ver­ket var vik­ti­ga för att lösa uppgiften? Låt dem i så fall vara.
   • Är det några du nu är glad att du inte lade tid på? Vad skönt!
   • Är det några som var rik­tigt goda idéer om nya verk­tyg eller för­fi­nade sätt att arbe­ta som skulle fören­kla till­varon i framti­den? Ta vara på dem. Om det är något du gör inom lop­pet av en arbets­dag — gör en att göra-uppgift. Om det tar län­gre tid att förverk­li­ga — sätt upp det på din projektöversikt.


8. Trä­na på det­ta sätt igen och igen. För till exem­pel sta­tis­tik i ett kalkyl­blad över hur länge du kan fokusera på den pri­or­it­er­ade uppgiften innan du dis­tra­her­ar dig förs­ta gån­gen under arbetspas­set. Gör en graf som vis­ar hur du blir bät­tre och bät­tre på att hål­la kon­cen­tra­tio­nen uppe (d v s antal minut­er till dis­trak­tion stiger).

Kun­skap är makt(en att förändra)
Om du log­gar med vad du dis­tra­her­ar dig och drar slut­satser av vad du ser att det är, tar du ett konkret grepp om din effek­tivitet. Fler uppgifter blir helt klara och du får nju­ta av att hel­hjär­tat boc­ka av oftare. Du trä­nar upp en för­må­ga att kon­cen­tr­era dig närhelst du behöver, även om det inte är hela tiden, var­je dag.

Hur gör du?
Hur gör du för att fokusera på en enda uppgift under län­gre tid? Kanske har du tes­tat Pomodoro-meto­den? Skriv gär­na till mig berät­ta hur du gör.