Hur du hittar rätt mail fort

Att ta emot mail du får systematiskt så att inget missas, att svara lagom fort och att hålla mailströmmen på en rimlig nivå, det är en sak; men att hitta mail du fått eller skickat någon gång som du sparat någonstans, det är något helt annat.

Strategierna för att spara mail på ett smart sätt varierar. Somliga skapar en avancerad mappstruktur i mailboxen så att de lätt klickar sig fram till det ställe där det de söker ligger. Det för dock med sig en del klurigheter, för vissa mail hör hemma i flera mappar och är mapparna många blir det ett himla klickande för att komma rätt.

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

bläddra bland mejlmappar eller söka?Andra väljer därför att bara arkivera alla mail på ett enda ställe och istället söka fram det mail de vill finna. Med fördel nyttjar de då de mer avancerade sökfunktionerna som finns i våra mailprogram.

Sök snitsigt!

Under en föreläsning nyligen gick det dock upp för mig att dessa mer avancerade söktrick inte med självklarhet är så använda och kända som de skulle kunna vara.

Låt mig därför slå ett slag för dem idag.

I såväl Outlook, Mail (OS X) som Gmail kan du utöver att rätt och slätt söka efter flera ord som du samtidigt vill ska finnas i mailen som hittas också söka efter:

mail som mottagits från en viss person mellan två datum
mail som inte innehåller ett visst ord
mail som har ett visst ord i ämnesraden och således handlar “om” något
mail som innehåller bilaga
och mycket mer.

Här finner du utförliga beskrivningar av hur du kan söka avancerat i:

Gör så här

Nästa gång du får alldeles för många mail som sökresultat, istället för att scrolla dig alldeles vimmelkantig, testa en mer avancerad sökning.
Vill du, kan du skriva ut sidan med beskrivningarna för just ditt mailverktyg och ha som guide till dess du blivit riktigt slängd på att söka.

Flinkare funnet

Använder du de fina avancerade sökfunktionerna kommer du att snabbare hitta det du söker. Du slipper frustrationen som så lätt infinner sig när du bara måste få tag på något précis nu, som du vet att du sparade ”här någonstans”.
Du blir inte heller lika beroende av att ha en bra mappstruktur i mailen, vilket gör att du slipper krånglen som annars lätt kan följa med det.