Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

Kanske har du för­må­nen att job­ba i en större organ­i­sa­tion och därmed har du de mes­ta doku­menten i er Share­point och vis­sa mer per­son­li­ga sak­er på den ​“pri­va­ta” ytan som bara du har till­gång till? Och så var det det där pro­jek­tet du är med i, där ni lagrar pro­jek­t­doku­menten i ett virtuellt ​“pro­jek­trum” så alla kom­mer åt dem.

Eller, har du kanske alla fil­er i en enda klump i ​“Mina dokument”?

Pap­per­shö­gar är åtmin­stone bra på en sak

Ja, det blir lätt mån­ga oli­ka ställen. Pap­per­shö­gar har inte mån­ga förtjän­ster, men en av dem (förtjän­ster­na, allt­så) är att de i alla fall syns. Värre är det med ​“högen” av dig­i­ta­la doku­ment i en mapp någon­stans. Den syns inte för­rän du har den pré­cis fram­för dig.

Hur myck­et tid vill du läg­ga på att leta?

Om du inte har en med­veten och genomtänkt struk­tur för alla dina dig­i­ta­la fil­er, är de svårare att hit­ta när du väl behöver dem, vilket tar län­gre tid än vad det skulle behö­va göra (för att inte tala om frus­tra­tion för att du måste leta). 

Visst, använ­der du ett smart index­erings- och sökverk­tyg som Alfred (MacOS), Microsoft Pow­er­Toys Run (Win) eller för den delen Spot­light (MacOS) och Microsoft Search (Win), kan du hit­ta det du sök­er rätt så snabbt, men minns du inte vad du kallade doku­mentet eller gis­sar fel på ett ord det innehåller, tar det län­gre tid att söka fram det än om du kunde ste­ga dig ner i mapp­struk­turen till just den mapp som rep­re­sen­ter­ar det där pro­jek­tet som du dri­ver med den där kun­den just nu.

Risk för dub­bla ver­sion­er av sam­ma dokument

Ju mer ostruk­tur­erad din mapp­struk­tur är, desto större risk är det att du sparar en ny ver­sion av doku­mentet på ett annat ställe (istäl­let för att skri­va över den gam­la ver­sio­nen), efter­som du inte kom­mer ihåg var du lade den för­ra och rätt som det är har du två vari­anter av det. Vilken ver­sion gäller?

Kom­mer allt verk­li­gen med på backupen?

Har du fil­er både här och där är det ock­så svårt att vara säk­er på att du tar back­up på allt du vill säk­er­het­skopiera. Har du en tydlig struk­tur på dina map­par, kan du i back­up­pro­gram­met bara klic­ka i längst upp i trädet att du vill backup:a allt under.

Om du däre­mot har fil­er­na sprid­da på mån­ga ställen, behöver du leta upp alla ställen där du har fil­er och klic­ka i att du vill säk­er­het­skopiera dem.

Fick du bort allt?

Det­sam­ma gäller när du inte alls vill ha kvar doku­menten, utan tvär­tom vill bli av med dem.

Tänk att du köper en ny dator och vill töm­ma den gam­la på allt som är ditt. Har du fil­er­na sprid­da här och där, är det ett him­la sjå att se till att du tar bort allt. Hade du haft det i en enda träd­struk­tur, skulle du kun­na dra upp trädet ifrå­ga med roten och göra dig av med det i en handvändning.

OK, jag tror du fat­tat poän­gen. Kanske slår jag redan in en öppen dörr.

Genomtänkt och med­veten struktur

Ska­pa en genomtänkt och med­veten mapp­struk­tur för dina dig­i­ta­la fil­er och doku­ment. Strä­va efter att ha så få oli­ka ställen som möjligt för dem, d v s så få ställen som möjligt där du skulle behö­va leta för att hit­ta det du söker.

Men, hur skulle själ­va mapp­struk­turen kun­na se ut? Lägg upp den förs­ta nivån map­par efter t ex något av föl­jande perspektiv:

• Ämne­som­rå­den, t ex Ekono­mi, Mark­nads­föring, Strate­giskt, Personal
• Intressen­ter, t ex Kun­der, Lever­an­tör­er, Myn­digheter, Press, Pro­jek­t­grupp A,
• Tid, t ex 2021, 2022, 2023
• Eller kom­bi­na­tion­er därav:
  • Ekono­mi
    • 2021
    • 2022
  • Mark­nads­föring
  • Kun­der
    • Kund A
    • Kund B
      • Pro­jekt a
        • Pro­jek­t­grupp a
        • Styr­grupp a
    • Kund C
  • Strate­giskt

Det väsentli­ga är att du själv (och de du arbe­tar till­sam­mans med, om det rör sig om en gemen­sam struk­tur) upplever struk­turen som naturlig.

Gör så här

1. Bestäm dig för vilken typ av struk­tur du föredrar
2. Ska­pa en tom mapp var du vill. Den här map­pen får rep­re­sen­tera roten.
3. I den nya, tom­ma map­pen, lägg upp de map­par du vill ha i förs­ta nivån av trädet.
4. Från alla de ställen där du har doku­ment idag, som du vill slå ihop till ett, fly­t­ta fil­er och map­par till den just påbör­jade träd­struk­turen, så du suc­ces­sivt gör den till det ställe som gäller.
5. Ändra inställ­ningar­na i de appar du använ­der, så att de som stan­dard sparar doku­ment någon­stans i din träd­struk­tur (och inte där Microsoft, Apple, Adobe eller någon annan gis­sar att alla vill ha dem).

Du kom­mer att ha mer koll på vart du har ditt mate­r­i­al. Är mapp­struk­turen enty­dig och kon­sekvent, kom­mer du läg­ga min­dre tid på att leta efter fil­er, du kom­mer att slip­pa göra om sak­er beroende på att du inte hit­tar var du lade doku­mentet ifrå­ga och du kom­mer lättare kun­na vara säk­er på att du i din säk­er­het­skopier­ing får med alla fil­er som du verk­li­gen inte vill förlora.

Ren­sa utan ansträngning

När du fly­t­tar data till det nya stäl­let, hit­tar du en mas­sa fil­er och doku­ment du inte behöver. Släng dem, eller arkivera någon­stans där du slip­per se dem.

Du får en ​“fräsch nys­tart”, som om du nyss bytt jobb och fly­t­tar in på ett tomt kon­tor, fullt med möjligheter.

Hur gör du?

Hur ser din mapp­struk­tur ut? Berät­ta för mig om det som funkar kanon för dig!

(Du, har du gjort en dig­i­ta­la-doku­ment-kar­ta? Den tror jag skulle hjäl­pa dig.)