Hur du slipper ha halvlösta mail hängande över dig

Det är oerhört skönt att vara ikapp (och kanske rent av få tomt) med allt inkommande vi tar emot om dagarna. Att inte ha några obesvarade sms att så fort som möjligt komma tillbaka till, att ha läst de väsentliga meddelandena och inte ha några ohanterade mail kvar som ligger och stressar känns för mig och många jag möter befriande. Känslan av att ”ha ryggen fri” låter mig fokusera fullt på de stora frågorna, det långsiktiga, det kreativa.

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Lätt som en plätt — ibland

Det är lätt åstadkommet om det vi fått är lättolkat. Korta och tydliga mail är det enkelt att veta vad vi ska göra av. De innebär att vi kan:

svara fort, eller
skriva upp att vi ska göra något vi inte gör direkt, eller
sätta igång något som är stort och tar lång tid att göra, eller
notera att vi väntar på något från någon som vi vill följa upp, eller
spara undan för att de är bra att ha, eller
slänga för att de inte har något värde för oss

Du kan fastna i det snåriga

Men, det är lättare sagt än gjort om en del av det vi fått är komplext och svårtolkat. När du läser det långa, snåriga mailet första gången, blir du inte så mycket klokare. Det är uppenbarligen någon väsentligt, men vad innebär det här för dig? Det kräver en del tankeverksamhet och en längre stunds analys än vad du har just nu, så du släpper det, låter det ligga kvar och går vidare till nästa mail.

Med ens har du en lös tråd att komma tillbaka till. När du nästa gång tittar efter nya mail, ligger det snåriga mailet kvar och du blir påmind om att du behöver ”ta tag i det där”.

Allt tyngre känns det. Men, det behöver inte göra det.

Gör så här

Oavsett hur komplicerat eller snårigt något som du fått till dig är, kan du alltid göra åtminstone något åt det. Det finns alltid ett nästa steg. Detta nästa steg är ett verb av något slag och därför är det en att göra- uppgift som du antingen gör omedelbums eller skriver upp på din att göra-lista att du ska göra.

När du är på väg att ”lägga tillbaka” ett läst mail (eller meddelande, papper, muntligt uttalande från kollega et c) och därigenom skapa en lös, irriterande tråd, formulera istället det nästa steget för dig själv. Det kan till exempel börja med:

Analysera …
Läs igenom noga en gång till .…
Utred …
Fråga (någon annan vad du ska göra med det) …
Sätt dig mer noggrant in i .…
och så vidare

Ta det nästa steget direkt eller skriv det som en uppgift på din att göra-lista.

Det som inkommit kan du spara undan där du sparar annat referensmaterial som är bra att ha. Du behöver inte ha det kvar mitt i synen för att hålla koll på det, eftersom att göra-listan håller kollen åt dig.

Friare och med full fart framåt

Om du definierar det nästa steget på vad som helst som du fått, kan du få undan mailet, meddelandet och annat från där du tittar efter nytt. Även om du inte kommit till vägs ände med det som det inkomna innebär, har du kommit igång genom att ta det första steget — om det än så bara är att du skrivit upp vad det nästa steget är. Du är mer ikapp än tidigare och det är möjligt för dig att om så bara för en stund få helt tomt.