Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

En för­beredande puff

Visst vore det top­pen om du hade bliv­it påmind dels någon dag eller två i förväg om att du ska för­bere­da dig till mötet, dels senast dagen efter att du ska ta hand om anteck­ningar­na från mötet och fån­ga upp om det var något du ska göra till näs­ta möte? Då hade chansen var­it större att du hade slup­pit det där obe­haget på mötet därefter.

Ytterli­gare en sak att skri­va ner?

Men, sam­tidigt är det så myck­et som ska göras i varda­gen, så vem har ork att behö­va kom­ma ihåg att läg­ga till en att göra-uppgift om för­bere­delse och en om efter­ar­bete för alla möten som behöver det?

Vem? Din dator. Du kan näm­li­gen låta göra det automatiskt.

Gör så här

Vill du slip­pa läg­ga till för­bere­delse- och efter­ar­betes-att-göra-uppgifter i anknyt­ning till var­je möte, men ändå få dem automa­tiskt tillag­da, gör följande:

• Om du har Microsoft 365, ska­pa ett flöde i Microsoft Pow­er Auto­mate som, när en hän­delse i kalen­dern läg­gs till, ska­par dels en för­bere­delse-att-göra-uppgift Microsoft To-Do med slut­da­tum en dag före mötet, dels en efter­ar­betes-att-göra-uppgift med slut­da­tum en dag efter mötet — under förut­sät­tnin­gen att hän­delsen innehåller ordet ​”möte” (eller lik­nande). Här hit­tar du en kort video där jag vis­ar hur det går till.
  
  
• Om du inte har Microsoft 365, utan istäl­let har din kalen­der i Google Work­space, i macOS eller i Out­look utan Microsoft 365, ska­pa en zap i automa­tis­er­ingstjän­sten Zapi­er som låter kalen­der­hop­kop­plingstjän­sten Crono­fy hål­la koll på om du läg­ger till något nytt möte och som ska­par de bägge att göra-uppgifter­na i din att göra-lista i Todoist, Asana, Trel­lo eller vad du före­drar. En video som vis­ar hur du gör det finns här.
  
  
• Om du inte har Microsoft 365 och inte får kop­pla din Out­look-kalen­der mot Crono­fy för din IT- avdel­ning är du dessvärre hän­visad till att stäl­la in påmin­nelsen på själ­va mötes­boknin­gen till ett dygn eller dylikt i förväg, som en sig­nal om att du ska för­bere­da dig. Det är inte opti­malt, men det är möjli­gen ändå något.
  

Mer koll utan ytterli­gare ansträngning 

Om du låter de fina automa­tis­er­ingstjän­ster­na Pow­er Auto­mate eller Zapi­er skri­va de möte­sanknut­na att göra-uppgifter­na åt dig, slip­per du läg­ga till ytterli­gare moment att kom­ma ihåg att göra och ändå blir det gjort. Chansen ökar att du såväl kom­mer mer för­beredd till mötet som att du inte mis­sar att göra något du under mötet lovat att fixa. Utan extra ansträngn­ing får du mer koll.

Hur gör du? 

Har du använt Zapi­er eller Pow­er Auto­mate till något annat som under­lät­tat för dig? Berät­ta för mig!

(Men, finns det en risk att vi slu­tar tän­ka när vi automa­tis­er­at?)