Strukturbloggen

Under hösten har jag haft gläd­jen att hjäl­pa en avdel­ning i stads­de­len Lund­by inom Göte­borgs Stad att för­bät­tra sin vardags-jobb­struk­tur. Vi har arbe­tat med hur man kan hantera mail på ett effek­ti­vare sätt, hur man kan få över­sikt över de pro­jekt man dri­ver, hur man job­bar sys­tem­a­tiskt med sin att-göra-lista, och annat.

Ett av de sto­ra gläd­jeäm­ne­na i mitt arbete är att se vil­ka fina, nya verk­tyg som mina adepter ska­par med avstamp i det arbete vi gör tillsammans.

Mer ful­lödi­ga beställningar

Ett exem­pel jag inte kan hål­la mig från att lyf­ta fram är vad infor­matören Joan­na Glad gjorde för att fören­kla arbetet med alla de beställ­ningar av infor­ma­tion­s­ma­te­r­i­al hon får dagli­gen. Vi räk­nade vid ett tillfälle ut att hon hade unge­fär 150 oli­ka möjli­ga (inter­na) bestäl­lare av sina tjän­ster, så du förstår att det blir mån­ga upp­drag att hål­la igång samtidigt.

Joan­na ville hit­ta ett sätt att ta emot en beställ­ning så att risken för miss­förstånd min­imeras, så att behovet av att kom­plet­tera med mer infor­ma­tion blir ringa och så att det blir så enkelt som möjligt att snabbt ta reda på var hon står i var­je upp­drag och vad som är näs­ta steg.

Vi slog våra klo­ka huvu­den ihop och skissade på en blan­kett, som Joan­na sedan utveck­lade vidare och för­fi­nade. Och, inte så litet heller.

Här kan du se blanketten.

Så här går det till

Sit­u­a­tio­nen är allt­så att någon inom stads­för­valt­nin­gen kon­tak­tar Joan­na för att be henne des­igna och pro­duc­era en tryck­sak av något slag. Hon tar då fram ett nytt exem­plar av blan­ket­ten och fyller i:

• Start­da­tum
• Projektets/​uppdragets namn
• Dead­line
• Bestäl­lare, ans­varig chef och avdelning
• Vem som ​“oke­jar”; bestäl­laren eller hans/​hennes chef
• Vad syftet är
• Vad de förvän­tar sig för resul­tat, d v s mål
• Vilket över­gri­pande poli­tiskt mål det förvän­tade resul­tatet stöd­jer upp­fyl­lan­det av. (Visst är det strå­lande att så här konkret kop­pla det­ta speci­fi­ka upp­drag till det sto­ra, långsik­ti­ga målet!)
• Fria anteck­ningar

Nu är vi halvvägs genom sidan. På andra hal­van finns det plats att skri­va sex sty­ck­en näs­ta steg, vem som ska göra dem och när det ska vara klart. Snarare än att fyl­la i alla näs­ta steg på en gång, låter Joan­na ste­gen växa fram suc­ces­sivt under upp­dragets gång. Efter­som hon har alla sina andra att-göra-uppgifter i Lotus Notes, ser hon till att läg­ga in ock­så dessa näs­ta steg där (hon bockar sedan av att steget i frå­ga är inlagt som en att-göra-uppgift), så inget fall­er mel­lan sto­lar­na. Det­ta gäller ock­så de näs­ta steg som andra ska göra, som hon mark­er­ar som ​“Vän­tar på” eller ​“Delegerat”.

Dessu­tom — tidrapportering

Län­gre ned på blan­ket­ten finns ett långs­malt rut­sys­tem med 44 rutor, där var­je ruta rep­re­sen­ter­ar en arbet­stimme. All­tefter­som Joan­na arbe­tar med upp­draget, fyller hon i så mån­ga rutor som hon arbe­tar. Hon använ­der sig då av främst tre sym­bol­er: ​“M” för möte, ​“W” för work­shop och ​“T” för textbear­bet­ning. Hon har ock­så ska­p­at plats för ytterli­gare eventuel­la sym­bol­er hon kan behö­va vid ett visst upp­drag. På så sätt kan hon vid avstämnin­gen när upp­draget är slut klart och tydligt redovisa hur myck­et tid hon lagt ned och på vad.

Den här blan­ket­ten föl­jer allt­så med genom hela upp­draget, till dess att allt är lev­er­erat, då Joan­na skriv­er in slut­da­tum och bockar av att upp­draget är klart.

… och utvärdering

Som prick­en över i:et har hon till och med fått in en utvärder­ing av processen. I rutan ​“Återkop­pling” kan hon krys­sa i hur bestäl­laren upplevde dels arbet­sprocessen, dels resul­tatet, med graderingar­na ​“myck­et nöjd”, ​“nöjd” och ​“miss­nöjd”. Kund­nöjd­hets­graden kan hon föl­ja upp och se hur den utveck­lar sig över tid.

Det är nog inte för inte jag har valt att arbe­ta som struk­tör, med tanke på hur exal­ter­ad jag kän­ner mig när jag får se sådana här fan­tastiska tillämp­ningar hos mina kunder.

Har du ock­så gjort en blan­kett som är helt skräd­darsy­dd för ditt jobb? Vad blev effek­ten för dig?

Välkom­men att kom­mentera nedan.