Strukturbloggen

Ibland när jag berät­tar att jag är struk­tör, får jag frågan:



​“OK. Du som arbe­tar med sånt, vad ska jag göra? Jag har ett him­la kaos och en mas­sa högar, men jag skulle verk­li­gen vil­ja få bät­tre struk­tur. Hur bör­jar jag?”



Det här är vad jag brukar svara.

Gör så här

1. Först behöver du bestäm­ma dig för var du ska ha dina att-göra-uppgifter. Det ska bara vara på ett enda ställe. Har du ett CRM-sys­tem där kun­drelat­er­ade uppgifter, men inget annat, ska lig­ga, behöver du två ställen. Du kom­mer att kun­na leva med det, men strä­va efter ett ställe. Det spelar ingen roll om det är dig­i­talt eller på papper.
   
   Du behöver ett att-göra-uppgift-ställe (eller ‑lista), efter­som det döl­jer sig en mas­sa sak­er du har att göra i högar­na. De här uppgifter­na kom­mer fram när du bör­jar röja och de behöver en hemvist.


2. Töm sedan huvudet på allt du kan kom­ma på att du har att göra och skriv upp alla uppgifter­na utförligt i att-göra-lis­tan. Definiera uppgifter­na så smått att var och en skulle ta min­dre än en dag att slutföra.
   
   Nu har du en bör­jan till total koll.


3. Utrusta dig med en kar­tong tom­ma hängmap­par eller ett tio­tal tom­ma pär­mar, en rejäl pap­per­sko­rg och gär­na en scanner.
   
   Nu har du någon­stans att göra av de pap­per du vill ha kvar som referens‑, bra-att-haeller måste-ha-kvar-mate­r­i­al. En del som röjer och ren­sar ska­par bara nya högar, efter­som de inte har något bät­tre ställe för det de vill ha kvar än just skrivbordet.


4. Bör­ja med den hög som lockar mest. Är det en hög hög, hyvla av en decime­ter och bör­ja med den.
   
   Ta det förs­ta bladet/​häftet och frå­ga dig: ​“Finns det något näs­ta steg med det här?”. Ska­pa en att-göra-uppgift på lis­tan om det gör det. Är det ett helt pro­jekt, lägg till det till projektöversikten.
   
   Är näs­ta steg att någon ska återkom­ma till dig med ett svar eller en lever­ans, notera det där du sam­lat noteringar om vad du vän­tar på från andra.


5. Frå­ga dig sedan om du behöver ha det kvar. Om så, spara det i en av hängmap­par­na eller pär­mar­na. Eller, om möjligt, scan­na in doku­mentet, spara det dig­i­talt och släng pap­pret sedan. Puts väck.


6. Fort­sätt tills högar­na är borta. 

Det finns myck­et mer man kan göra för att stär­ka vardagsstruk­turen, men det­ta är en god start.

Små förän­dringar ger sto­ra resultat

De som jag hjälpt till en bät­tre struk­tur på job­bet säger ofta att de blir min­dre stres­sade när de kän­ner att de har bät­tre kon­troll på vad de har att göra och var de har sitt mate­r­i­al. Mån­ga kän­ner sig min­dre tröt­ta efter arbets­da­gens slut och fler­talet upplever större gläd­je på job­bet när struk­turen stärkts.

Hur gör du?

När du fått kaos på kon­toret, trots att du brukar hål­la röran stån­gen, hur gör du för att åter­ta den goda struk­turen? Skriv en kom­men­tar och berätta.