Strukturbloggen

När du upplever mer kaos i din job­b­vardag än du trivs med och du vill för­bät­tra struk­turen, är det fullt förståeligt om du bävar inför omfat­tnin­gen på uppgiften. Kanske tvekar du och undrar om det ens är möjligt och kanske befarar du att just din arbetssi­t­u­a­tion är ett hop­plöst fall.

Jag är över­ty­gad om att inga fall är hop­plösa och jag är lika över­ty­gad om att myck­et kan göras bät­tre med små medel.

Försök inte för­bät­tra allt på en gång, utan välj en enda åtgärd att bör­ja med, så kom­mer du lättare att lyckas. När det är klart, välj ytterli­gare en o s v. 
Lugnt och stadigt kom­mer du att få bät­tre struk­tur och mer tid över, ett steg i taget.

Här föl­jer tre idéer på oli­ka steg att sät­ta igång med.

Har du så mån­ga bol­lar i luften att du tap­par en del av dem och sak­nar över­sikt över allt du har att göra?

Bör­ja använ­da dig av en att-göra-lista. Gör så här:

1. Bestäm dig för var du vill ha den, på ett löst pap­per du alltid kan ha med dig, i Out­look i datorn, i ett Word-doku­ment eller motsvarande et c. Det du väl­jer behöver inte vara ditt slut­gilti­ga val, utan du kan väl­ja om senare.
2. På lis­tan, skriv upp allt du vet att du har att göra som tar län­gre tid än 2 min.
3. Har du uppgifter kvar vid dagens slut, låt dem stå kvar på lis­tan och job­ba vidare med sam­ma lista imor­gon. Gör inte en helt ny lista var­je mor­gon, utan låt den leva över tid.
4. Så fort du kom­mer på något att göra som du inte gör med en gång, skriv upp det i att-göra- listan.
5. En gång per vec­ka, skum­ma igenom lis­tan och stryk uppgifter du slut­fört men glömt stry­ka, lägg till uppgifter du glömt skri­va upp och ta bort uppgifter som inte län­gre är aktuella.

Översväm­mas du av mail och bör­jar ofta ären­der­aden unge­fär ​“RE: SV: RE: SV: SV: SV:”?

Bli mer konkret och kon­cis i din mail­hanter­ing. Gör så här:

1. Från och med idag, uttryck dig tydligt i ​“näs­ta steg”-termer (=att-göra-uppgifter) när du for­muler­ar mail. Ber du någon om att göra något eller om du ställer frå­gor till någon i ett mail, sep­a­r­era begäran/​frågan tydligt från annan text i mailet, t ex genom att skri­va i punk­t­form eller ​“1, 2, 3”-form.
2. I alla mail du får till dig, leta efter att-göra-uppgifter (utta­lade eller out­ta­lade) och skriv upp dem på din att-göra-lista.
3. Om mailkon­ver­sa­tio­nen ten­der­ar att bli lång (mån­ga SV: SV:…), skriv en ny ären­der­ad när du svarar, efter­som ämnet i mailet för­mod­li­gen suc­ces­sivt har förän­drats från det att det ursprung­li­ga mailet skrevs. 

Är ditt skrivbord så fullt av pap­per och högar så du har svårt att kon­cen­tr­era dig på det du ska job­ba med just nu?

Gör det enkelt att stop­pa undan pap­per du inte behöver nu och lätt att hit­ta pap­per du behöver, när du behöver dem. Gör så här:

1. Gå igenom alla pap­per och högar på skrivbor­det och notera på var­je bunt näs­ta steg på en Pos­tIt-lapp, samt sätt upp det steget på din att-göra-lista.
2. Skaf­fa ett 50-tal hängmappar.
3. Skaf­fa ett arkivskåp eller en arkivlå­da i styv papp (som ofta finns i kontorsmaterialhandeln).
4. Märk upp 28 hängmap­par med en bok­stav vardera och märk dessu­tom upp några map­par med nam­net på särskilt vik­ti­ga pro­jekt, kun­der eller ämne­som­rå­den, för vil­ka du vill ha en egen mapp. Bok­stavsor­d­nin­gen gör att det är lika lätt att stop­pa undan doku­menten som att hit­ta dem när du behöver.
5. Sortera in skrivbor­dets alla pap­per i hängmap­par­na och sätt in dem i ditt nya arkiv. Eller, fören­klat: Känns det för omständigt att skaf­fa arkivskåp och hängmap­par, köp istäl­let ett 50- tal A3-blad i en färg du tyck­er om, vik dem på mit­ten, märk upp dem med en bok­stav vardera, sortera in skrivbor­dets alla pap­per däri och arrangera dem i pry­dli­ga högar på ditt kon­tor. Du har vis­serli­gen dina högar kvar, men du har koll på vad som finns i dem och du kan lätt sortera in nytt mate­r­i­al och lika lätt hit­ta sådant du behöver. När du till slut tröt­tnar på att se alla högar, gå åstad och köp det där arkivskåpet. 

Hur gjorde du?

Om du kom­mit en bit på väg när det gäller god struk­tur, vad var det förs­ta steg du tog som fick dig att sät­ta fart? Läm­na en kom­men­tar nedan och berät­ta. Som du förstår är det här med god struk­tur ett kärt ämne för mig och jag är alltid nyfiken på att höra andras erfaren­heter. Kanske tar jag själv intryck, kanske delar jag med mig av dina erfaren­heter till andra.