Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

Per­son­li­gen kän­ner jag igen mig i båda fall­en, diplo­ma­tiskt nog. För mig är det skönt att ha god fram­förhåll­ning och få den flex­i­bilitet i planer­in­gen det skänker. Sam­tidigt kan jag nju­ta av den lät­ta känslan av eufori när jag har fart och allt bara klaf­far under arbetet de sista tim­mar­na före något måste vara klart.

Den som har knappt om tid är inte fri

Men, för oss som har myck­et omkring oss och åtskil­ligt att göra, för att vi har höga och ibland sti­gande ambi­tion­er, är det risk­fyllt att vän­ta länge med att bör­ja med en uppgift. Bort­sett från hur ofria vi blir i våra planer­ingsmöj­ligheter genom att fler och fler sak­er ​“bara måste göras nu”, är faran ock­så att uppgiften i sig kräver län­gre tids arbete om vi bör­jar sent än när vi bör­jar tidigt.

Hur? Jo:

• Är vi ute i sista sekun­den är chansen min­dre att någon annan kan hjäl­pa oss med delar av uppgiften, för ​“den andre” behöver vara till­gäng­lig just någon av de få tim­mar som är kvar till dead­line. Bör­jar vi tidigt, är det mån­ga fler tim­mar till dead­line och san­no­likheten att den andre har åtmin­stone någon timme fri av alla tim­mar till dead­line är större. Det går åt mer av vår tid, för får vi inte hjälp, behöver vi göra större del av uppgiften själva.
• Bör­jar vi sent med en uppgift vi tack­ade ja till för länge sedan, är det risk att vi har glömt vad uppgiften egentli­gen var och vad vi egentli­gen menade med det vi for­muler­at som en att göra-uppgift. Det går åt mer av vår tid, för vi måste dra oss till minnes vad som sades senast och vi får leta upp eller frå­ga efter mötes­no­teringar­na som innehåller de avgörande ledtrådarna.
• När ni kom överens om att du skulle ta dig an uppgiften, var det en kol­le­ga som visade dig hur man ska göra, men nu är det så länge sedan att du kän­ner dig osäk­er på hur det ska gå till. Och, kol­le­gan är inte län­gre inom räck­håll. Det går åt mer av vår tid, för du behöver leta upp en annan kol­le­ga (som förhopp­n­ingsvis är till­gäng­lig) som kan visa dig och du behöver frå­ga igen och få en ny genomgång av rutinen.
• Är det myck­et kort med tid kvar och du är av den ambitiösa sorten, kan det hän­da att du kän­ner dig allt mer stres­sad all­tefter­som dead­line när­mar sig. Det går åt mer av vår tid, för under stress begår vi lätt mis­stag och gör fel, vilket får till följd att vi behöver läg­ga mer tid än vi önskar på att rät­ta till det felaktiga.

Bör­ja där­för tidigt med åtmin­stone en del av en uppgift som du vet med dig att du har en ten­dens att skju­ta till sista sekunden.

Gör så här

Om du vill ta förs­ta steget just i det­ta nu på att bör­ja med sak­er tidi­gare än hittills:

1. Skum­ma igenom din att göra-lista såväl som din över­sikt över sto­ra uppgifter och pro­jekt. Leta efter uppgifter som förvis­so för­fall­er om gan­s­ka så länge, men som är av en karak­tär du tidi­gare bliv­it sen med.
2. Definiera det förs­ta steget på var och en av dessa lät­tup­p­skjut­na uppgifter som en liten, konkret att göra-uppgift och bestäm dig för att slut­föra dessa förs­ta steg den när­maste tiden. Tid­sho­rison­ten bestäm­mer du själv, men ju tidi­gare du bör­jar, desto lättare får du uppgiften gjord med min­dre insats själv.
3. Vill du ändå erfara den lju­vli­ga kit­tlin­gen av sista-minuten-arbete, slut­för inte uppgiften helt och hål­let, utan spara några få sista moment till ​“fem i tolv”. Efter­som de är få, kan du inten­si­var­be­ta mot slutet utan större risk att du inte kom­mer att hin­na trots allt. Var­för väl­ja när man kan få allt?

Fort gjort

Om du bör­jar med ännu inte bråd­skande uppgifter tidigt, und­viker du de tids­fäl­lor jag näm­nde ovan. Det som ska bli klart behöver du läg­ga min­dre tid på och du får prak­tiskt taget mer tid över till annat — andra uppgifter eller vad du själv före­drar att göra med oför­brukad tid.

Hur gör du?

När du har rik­tigt ont om tid kvar innan dead­line, har du något favoritknep som gör att du får extra myck­et gjort på kort tid, så du ändå hin­ner? Enkla metoder som skänker en slags tur­boef­fekt till vårt arbetssätt intresser­ar mig och mån­ga andra, så berät­ta gär­na för mig.

(För­resten, kän­ner du till de här sex sät­ten att få god fram­förhåll­ning?)