Strukturbloggen

Att hit­ta dig­i­ta­la fil­er och doku­ment som vi eller våra kol­le­gor sparat undan tidi­gare, brukar inte vara några större prob­lem — om de lig­ger på rätt ställe.



Ibland är doku­mentet som bortblåst. 



För­mod­li­gen har det råkat ham­na i en annan mapp på servern i ett oly­ck­ligt ögonblick då vi skulle spara och tele­fo­nen ringde pré­cis när kol­le­gan tit­tade in på kon­toret och frå­gade en sak.



Vi är hän­visade till att söka efter det. Frå­gan är vad vi ska skri­va i sökru­tan. Är det inte vi själ­va som är upphovs­man­nen, behöver vi lista ut vad kol­le­gan döpt det till.



Visst, det är klart att det går att fri­textsö­ka, men visst brukar den söknin­gen ta län­gre tid än vi har lust att vänta?

Sätt stan­dar­d­en

Strä­va efter att döpa fil­er­na på ett stan­dard­is­er­at sätt. Låt det åtmin­stone gäl­la några van­ligt förekom­mande typer av dokument.



Ju mer vi använ­der en stan­dard­is­er­ad fil­namn­syn­tax, desto snab­bare går det att hit­ta just det doku­ment vi sök­er, även om vi inte vet var det är lagrat.

Om offer­tens fil­namn ibland innehåller kun­dens namn och ibland inte och om ordet ​“pro­tokoll” i fil­nam­net ibland är förko­r­tat och ibland inte, kan vi behö­va både en och två och i värs­ta fall ännu fler sökningar innan du hit­tar rätt dokument.

Gör så här

1. Bör­ja med en van­lig typ av doku­ment, t ex protokoll.
2. Lyckas du över­ty­ga dina kol­le­gor om nyt­tan med stan­dard­syn­tax, gör den här förän­drin­gen till­sam­mans på avdel­nin­gen. Annars, bör­ja med dig själv. Då kan du sedan vit­tna om dina goda erfaren­heter och kanske blir det då lättare att vin­na över kol­le­gor­na på rätt sida.
3. Bestäm hur fil­nam­nen för just den val­da typen av doku­ment ska se ut. Byg­g­ste­nar att väl­ja bland är t ex: 
   • Doku­ment­typ (skiss, pro­tokoll, kor­rek­tur, förslag, kalkyl, offert, avtal et c)
   • Avdel­ning
   • Order­num­mer
   • Pro­jek­t­num­mer
   • Kund­num­mer
   • Anställ­ningsnum­mer
   • Kund­namn
   • Mötes­da­tum
   • Ver­sions­da­tum
   • Ver­sion­snum­mer m fl

4. Döp nu nya fil­er av den här typen enligt den beslu­tade for­men. Kanske är du frestad att döpa om de gam­la fil­er­na så de ock­så het­er på rik­tigt sätt, men det kan vara litet van­skligt.
   
   Finns det länkar och gen­vä­gar till dessa fil­er kom­mer de helt plöt­sligt inte att fungera och innan du vet ordet av blir du och ditt fil­namn­somdö­pande en punkt på näs­ta avdelningsmöte.

5. När ni kom­mit in i det nya arbetssät­tet och vanan är etabler­ad, välj en annan doku­ment­typ vars fil­namn­syn­tax ni standardiserar.
6. Sedan, fort­sätt.

Den som sök­er ska finna (fort­are)

Om ni kom­mer överens om gemen­sam­ma sätt att döpa fil­er ni delar med varan­dra, kom­mer ni behö­va läg­ga min­dre tid på att leta efter dem.
Ni kom­mer ock­så i min­dre utsträck­n­ing göra mis­staget att ändra i ett gam­malt doku­ment, efter­som ni lättare kan se direkt av nam­net vilken av fil­er­na som är den gäl­lande versionen.

Hur gör ni?

Hur har ni i er organ­i­sa­tion gjort för att säk­er­stäl­la att ni snabbt hit­tar varan­dras gemen­sam­ma fil­er? Läm­na gär­na en kom­men­tar och berät­ta för andra hur ni gör.