Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

Gemen­sam planer­ing i kalkyl­blad, på tavla, i ark

De har till exem­pel ett kalkyl­blad där de till­sam­mans med kol­le­gor­na planer­ar vem som ska göra vad när i ett pro­jekt de är involver­ade i det­ta halvåret. De kan ock­så vara delt­a­gare i en arbets­grupp som dri­ver en intern förän­dring för vilken de suc­ces­sivt log­gar vad som ska ske det när­maste i ett delat textblad i OneNote, Google Docs, Word eller liknande.

Ett är ändå rätt

Har du intresser­at dig för struk­tur ett tag har du säk­erli­gen fått erfara hur skönt det är att ha alla att göra-uppgifter sam­lade på ett enda ställe, i en enda lista eller i ett enda verktyg. 

Men om det nu står sak­er du ans­varar för att göra i de gemen­sam­ma plan­er­na, ska du läg­ga tid och ork på att skri­va in dem i din egen att göra-lista dessu­tom, eller ska de lig­ga kvar bara i planerna?

Avhängigt av tre saker

De raka svaren (för de är fler än ett) är: ​“det kan hän­da”, ​“nej, det behöver du inte” och ​“ja, defin­i­tivt” — under tre oli­ka förut­sät­tningar. Vi tar dem en och en:

• Om du kan syn­ka dina uppgifter automa­tiskt från den gemen­sam­ma pla­nen till din att göra-lista, kan det hän­da att du ändå gör rätt i att manuellt läg­ga till dem till din att göra-lista istäl­let. Det kan näm­li­gen vara så att synknin­gen inte är exakt nog för att du ska ha nyt­ta av den. Om du samar­be­tar i Trel­lo och har dina att göra-uppgifter i Microsoft To-Do, kan Microsoft Pow­er Auto­mate i skri­vande stund bara skic­ka över samtli­ga nya kort från Trel­lo till Tasks istäl­let för enkom de du ans­varar för. Men, om du istäl­let har till exem­pel Todoist som att göra-lista, kan Zapi­er ploc­ka bara just dina kort från den gemen­sam­ma Trel­lo-tavlan istäl­let för allihop.
• Om det du har att göra i det gemen­sam­ma verk­tyget är sådant du kan bestäm­ma dig att arbe­ta med några särskil­da tim­mar i veck­an (eller hela dagar, för den delen) och inte däremel­lan, behöver du inte skri­va uppgifter­na till din egen att göra-lista ock­så. Ett exem­pel är om du till en del ans­varar för att ta hand om vis­sa sup­port­ären­den och du kan bestäm­ma att du en viss stund ​“går in i sup­port­läge” de när­maste tim­mar­na. Då arbe­tar du bara med uppgifter­na i sup­port­ären­desys­temet den­na stund och kan helt hänge dig åt dem, utan att bekym­ra dig för vad som finns i den övri­ga listan.
• Men, om uppgifter­na inte går att syn­ka och du behöver job­ba med dem då och då i din vardag, är det defin­i­tivt värt besväret att skri­va dina uppgifter från pro­jek­ten till din egen att göra-lista. Orsak­er­na är två:
  1. Uppgifter­na i de gemen­sam­ma plan­er­na är ofta så sto­ra i omfat­tning (mer än vad du hin­ner inom lop­pet av en arbets­dag) att du ändå behöver bry­ta upp dem i min­dre delar, det vill säga att göra-uppgifter.
  2. Läg­ger du inte till dem till din huvud­sak­li­ga att göra-lista, blir de lätt bort­glöm­da i pro­jek­t­pla­nen och du kom­mer på att du bor­de gjort något på dem allde­les för sent — kanske rent av pré­cis innan pro­jek­t­grup­psmötet när du kol­lar igenom om det är något du bor­de ha gjort efter för­ra mötet. Det är inte så behagligt.

Gör nu så här

Om det­ta är en sit­u­a­tion du kän­ner igen, konkre­tis­era vad du kan göra för att få en något lättare vardagstillvaro:

1. Ta reda på om du kan syn­ka dina uppgifter från det gemen­sam­ma till din egen lista. Se vad Zapi­er och Pow­er Auto­mate klarar, tit­ta på vad som går att göra direkt verk­tyg till verk­tyg, frå­ga någon i din närhet som är slängd på sådant här eller frå­ga mig — jag kanske vet.
2. Fun­dera på och ta ställ­ning till om ​“sup­port­ärende-exem­plet” jag näm­nde pas­sar in på din sit­u­a­tion. Då skulle du kun­na låta uppgifter­na stå kvar där helt och hållet.
3. Är inget av de för­ra två alter­na­tiv­en tillämpli­ga, gå igenom de gemen­sam­ma plan­er som berör dig och sam­la ihop de uppgifter du ans­varar för men som tills nu bara fun­nits i pla­nen. Skriv dem till din att göra-lista istäl­let och dela upp dem i så små uppgifter att var­je uppgift i sig tar min­dre tid än en arbets­dag att slutföra.

Lättare vil­sam kontroll

Om du får ihop allt du har att göra till ett enda ställe i de två fall jag näm­nt här då du behöver det, får du snab­bare och lättare en kom­plett överblick över allt du har att göra. Du kän­ner lättare att du har kon­troll över din arbetssi­t­u­a­tion och kan vila i att inget fall­er mel­lan sto­lar­na. Det är för mig en väldigt skön känsla.

Hur gör du?

Hur gör du för att få ihop de gemen­sam­ma plan­er­na med din egen att göra-lista? Gör du på något snit­sigt sätt som du kan tän­ka dig dela med dig av till mig? Gör gär­na det, i ett mejl, helt enkelt.

(Men, vad ska du göra med andra sto­ra uppgifter som inte är pro­jekt?)