Strukturbloggen

Upplever du att du allt­för ofta störs av dina kol­le­gor? Kan du inte gå genom kor­ri­doren utan att bli inropad på någons rum när du har som minst tid för det? Blir du gång efter annan avbruten just när du är i ett kri­tiskt skede i den arbet­suppgift du verk­li­gen behöver fokusera på?

Visst skulle man då och då vil­ja fräsa åt dem att inte störa, men sam­tidigt arbe­tar vi till­sam­mans för att föra verk­samheten framåt. 

Det är knap­past heller så att kol­le­gor­na till­ta­lar dig för att förstöra för dig, utan med störs­ta säk­er­het upplever de sig behö­va dig, din kun­skap eller din kom­pe­tens. De kanske till och med är din under­ställ­da per­son­al och som chef behöver du vara till­gäng­lig och behjälplig för dina medarbetare. 

Så, du behöver ta dem på all­var. På sam­ma gång har du ett tajt schema, ont om tid och en mas­sa brän­der att släcka.

Du kom­mer i intressekon­flikt. Vad göra?

När vi står inför kom­plexa sit­u­a­tion­er, brukar det hjäl­pa att struk­tur­era upp det hela och på så sätt skaf­fa dig över­sikt, varefter du lättare kan fat­ta beslut.

Låt säga att det finns tre orsak­er till att en kol­le­ga pockar på din upp­märk­samhet: för hon vill att du ska göra något, för att han vill diskutera en sak med dig (eller frå­ga något) eller helt enkelt bara pra­ta om en sak som hänt.

Om du har tid över att göra, diskutera eller lyssna, då gör du naturligtvis det, så vad vi ska fokusera på nu är de sit­u­a­tion­er där du inte har tid över, utan då du är upp­ta­gen med annat.

Kol­le­gan vill att du ska göra något

Först, frå­ga dig om det verk­li­gen måste vara du som ska göra den där uppgiften. Kan du lära kol­le­gan hur det går till, det som han behöver hjälp med? Kan du spri­da din kun­skap genom att ge henne en lath­und över de steg som man går igenom när man gör uppgiften? 

Visst, du hin­ner kanske inte hos­ta upp en lath­und nu direkt, men till näs­ta gång det är aktuellt. Det är för­mod­li­gen varken förs­ta eller sista gån­gen kol­le­gan ber dig om hjälp med just det­ta. Kan du ge din kol­le­ga befo­gen­het eller behörighet att göra det som han behöver din hjälp med?

Nåväl, det kanske verk­li­gen är du som ska göra uppgiften ifråga.

Först, frå­ga dig om det behöver göras med en gång. Är det akut? Då gör du det nu direkt. Har du annat som pri­or­it­eras högre, är uppgiften inte akut.

Om det inte är akut, frå­ga dig om det går väldigt fort att göra, på min­dre tid än två minut­er? Om så, och om du har två minut­er över, gör det nu, så är det ur världen och du kan fort­sät­ta med det du själv behöver få gjort idag. 

Om du verk­li­gen inte hin­ner göra uppgiften nu, är den ett typiskt ämne till din att-göra-lista. Du svarar din kol­le­ga att ​“Det där ska jag abso­lut fixa, men just nu behöver jag fokusera på ett par andra sak­er. Jag noter­ar det­ta och återkom­mer till dig. När behöver du det?” Skriv upp det som en uppgift på din att-göra-lista och hantera den som en att-göra-uppgift vilken som helst.

Om du är på språng och inte har din att-göra-lista till­gäng­lig, skriv upp uppgiften på ditt portabla inmat­ningsställe, t ex en lapp du alltid har i inner­fick­an. (När du kom­mer till din att-göra-lista, för över uppgifter­na från lap­pen till att-göra-listan.)

Kol­le­gan vill diskutera något med dig

Återi­gen, fun­dera på om frågeställ­nin­gen är akut, d v s om den kraftigt påverkar verk­samhetens väg till visio­nen. Ta iså­fall diskus­sio­nen direkt. Aku­ta ting pri­or­it­eras naturli­gen högst bland det du har att göra. Om något annat är vik­ti­gare, är det mer akut (och bör tas om hand först).

Är det en icke akut, men ändå kort diskus­sion det hand­lar om? Pra­ta igenom frå­gan direkt, så kan ni bägge ta er vidare sedan.

Tar­var diskus­sio­nen mer tid (som du inte har nu), be kol­le­gan for­mulera frågeställ­nin­gen i ett mail istäl­let. När du får mailet, hanter­ar du det som vilket annat mail som helst (du läg­ger in det som en att-göra-uppgift att slut­föra (svara på) före då kol­le­gan senast behöver ha svar).

Om kol­le­gan verk­li­gen skulle vil­ja diskutera det­ta på tu man hand, bestäm er för att boka ett möte för det (för som du minns, har du inte tid att ta det direkt). Om det tar min­dre tid än två minut­er att boka mötet, gör det direkt. Är det krång­li­gare, be kol­le­gan boka in ett möte med dig när du har ledig tid i kalen­dern. Efter­som ni delar kalen­drar, ser kol­le­gan när du är bokn­ings­bar och ej.

Kol­le­gan vill bara pra­ta om något som hänt

När dina kol­le­gor kom­mer till dig för att ​“bara pra­ta av sig”, se det som en kom­pli­mang och gläds åt den. De tyck­er för­mod­li­gen att du är en god lyssnare och att det är skönt att ​“tän­ka högt” till­sam­mans med dig. Har du inte tid att lyssna just nu, föres­lå att ni tar en fika vid halv elva-snåret (eller en lunch, för all del), då ni kan tala om det angelägna ämnet i lugn och ro, efter­som du just nu behöver pri­or­it­era annat.

Hur brukar du göra?

Hur tack­lar du intressekon­flik­ten mel­lan att dina kol­le­gor behöver din hjälp och att du behöver fokusera på andra uppgifter? 

Välkom­men att kom­mentera nedan.