Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

Ett van­ligt misstag

För, ett av de van­li­gare struk­tur­mis­sta­gen jag ser hos mina adepter är att vi skriv­er för sto­ra uppgifter på att göra-lis­tan. Lis­tan blir då förvis­so kort, men vi får säl­lan stry­ka sak­er från lis­tan, efter­som var­je uppgift egentli­gen innefat­tar mån­ga out­ta­lade uppgifter vi behöver flera kalen­derda­gar för att slut­föra. Då går vi miste om de varda­gens små seg­rar i form av avbockan­det av uppgifter som är så värde­ful­la för vårt välbefinnande.

Lis­tan tynar bort

Dessu­tom hjälper lis­tan oss inte lika myck­et som den skulle kun­na göra. De sto­ra dra­gen står i och för sig på lis­tan, men alla detal­jer vi har att göra får vi ändå ha i huvudet eller på små lap­par. Att göra-lis­tan blir allt min­dre ett oum­bärligt verk­tyg och efter ett tag slu­tar vi använ­da den, för att efter ytterli­gare ett par veck­or bör­ja på en ny.

Pro­cent­talet påvis­ar problemet

Hur vet vi då att en uppgift är för stor för att göra-lis­tan? Jo, det finns en bra indikator.

Mån­ga dig­i­ta­la att göra-listverk­tyg har en ​“ruta” där du kan ange hur mån­ga pro­cent av uppgiften du slut­fört, till exem­pel 25% eller 75%.

Får du en impuls att räk­na upp pro­centvärdet i “% klart”-rutan, är det en bra sig­nal om att uppgiften är för omfat­tande, ​“för stor”. I prin­cip innebär det att du ska kun­na boc­ka av en uppgift när du slu­tar arbe­ta med den. En uppgift behöver då vara kortare än en arbets­dag, efter­som du åtmin­stone slu­tar arbe­ta när du går hem för dagen. Eller, i alla fall när du går och läg­ger dig.

Gör så här

1. Om du använ­der ett dig­i­talt att göra-listverk­tyg som har “% klart”-ruta eller lik­nande, skum­ma igenom din lista och se om du har satt en pro­centsats på någon att göra-uppgift.
   • Har du det — ska­pa en ny att göra-uppgift som innefat­tar det arbete som är kvar (eller min­dre) och boc­ka av den förs­ta uppgiften (som allt­så får rep­re­sen­tera de avverkade 25 procenten).
   • Njut av hur du ​“tar hem segern” när du bockar av åtmin­stone den förs­ta delen av den sto­ra uppgiften.
2. Näs­ta gång du är på väg att sät­ta till exem­pel ​“30% klart” på en uppgift — hej­da dig och for­mulera istäl­let en ny uppgift som innefat­tar det åter­stående arbetet. Boc­ka av och njut.

Själ­va vitsen

Om du håller dina att göra-uppgifter lagom små genom att akta dig för “% klart”-rutan, kom­mer du att få boc­ka av fler uppgifter och kän­na större till­fredsstäl­lelse utan att för den delen arbe­ta mer eller snab­bare. Du belö­nar dig bara mer med något som är allde­les gratis (ett klick!) och det är dig självk­lart väl förun­nat. Slut­li­gen, en brasklapp: självk­lart delar du inte upp uppgifter­na in absur­dum, bara för att få boc­ka av oer­hört ofta. Visst finns det en gräns där uppgift-for­muleran­det kostar mer i tid än det smakar i bockande. Men, de fles­ta är inte där än. Du hit­tar den detal­jer­ings­grad som är rim­lig för dig.

Hur gör du?

Har du något helt annat knep för att hål­la att göra-uppgifter­na lagom sto­ra? Berät­ta för mig!

(Och, har du fun­nit det här smar­ta sät­tet att snabbt hit­ta alla uppgifter du har att göra för en viss kol­le­ga?)