Låt experten vara med i en del av mötet

Häromsistens höll jag en av mina många öppna strukturkurser — denna gång i Stockholm. När vi talade om hur vi genom att spela metaforiskt femtonspel kan få tid till sådant vi inte automatiskt får tid till, berättade deltagaren Magnus vad han brukar göra för att undvika att medarbetarna måste ”sitta av” onödig, spilld tid i möten.

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Hjälp i rättan tid

När han kallar till ett möte och vet att de under mötet kommer att behöva få hjälp, inspel eller synpunkter från en kollega som är expert
på något, frågar han sig om denna kollega verkligen behöver vara med under hela mötet. Ofta är det inte nödvändigt, varför han istället ber expertkollegan komma till den tid under mötet då han uppskattar att de behöver experthjälpen.

Inte sällan är det de sista tio minuterna av mötet, till vilka de samlar ihop alla frågor som kommit upp som experten är helt rätt person att svara på.

Slipp “sitta av tid”

Detta är ett lika smart som enkelt trick, tycker jag. Och, det borde användas av fler, att döma av hur många jag träffar som uttrycker att de mycket mer än de önskar sitter i möten utan att de upplever att de tillför något (och får ut något av det).

Gör så här

Om du, som jag, tycker om Magnus knep, gör följande nästa gång du kallar till ett möte:

När du tänker igenom vilka som behöver vara med, tänk efter ett extra varv på om alla verkligen behöver vara med under hela mötet.
Är det någon som bara behöver delta under en del av mötet, kalla den till den tid det passar att den kommer. Är det svårt att veta när i mötet det skulle passa att experten är med, kan det bero på att du inte riktigt har klart för dig hur lång tid det kommer att ta att diskutera det som ska avhandlas på mötet. En sak vet du och det är att mötet kommer att ta maximalt den tid du avsatt för det (en timme, gissningsvis) och att ni under den mötestiden kommer att avhandla det som ska tas upp.

Du som erfaren mötesledare kan säkert göra en hyfsat pricksäker uppskattning av hur mycket tid ni behöver till varje punkt — eller åtminstone hur mycket tid ni ”har råd” att lägga på varje punkt. Du får en tidsatt mötesagenda och kan lätt summera dig fram till när det passar fint att experten kommer.
Under mötet, ha en ”parkeringsplats” där du snabbt kan parkera de frågor som kommer upp som experten kan svara på när den är med. En lapp är en bra parkeringsplats, liksom ett särskilt avsnitt i den digitala mötesanteckningen du för, om du gör det.
Efter mötet, reflektera över hur det här fungerade. Vad ska du göra annorlunda nästa gång du testar detta, så att resultatet blir snäppet bättre?

Mer engagemang och tid till rätt ting

Om du optimerar vilka deltagare som deltar när under dina möten (kanske hela tiden, kanske bara under ett begränsat avsnitt), kommer du troligen att få möten med större engagemang än tidigare, eftersom du i dem har färre deltagare som upplever att de ”sitter av tiden”.

Är du en av dem som deltar i många möten i veckorna för att du har en kompetens eller position som gör att din närvaro efterfrågas mycket, kommer du att få mer tid till dina andra uppgifter som inte handlar om möten om det här och liknande knep tillämpas brett i den organisation du jobbar.

Bättre nyttjad tid ger ett behagligare arbetsliv, om du frågar mig.