Strukturbloggen

Om du har för vana att använ­da en att-göra-lista, består den för­mod­li­gen mest av uppgifter som du kom­mit på att du ska göra och som du då skriv­it upp på lis­tan. Uppgifter­na kom­mer du att göra inom kort och sedan stryk­er du eller tar bort dem.

Men du behöver hål­la ännu min­dre i huvudet om du låter att-göra-lis­tan själv gener­era nya sak­er att göra.

Alla har vi uppgifter som vi gör med jäm­na mel­lan­rum. Det kan vara uppgifter som du för länge sedan beslu­tat dig för att göra med bestäm­da inter­vall och som lätt glöms bort bland allt som är akut och nyss upp­kom­met. Var­je vec­ka, förs­ta månda­gen var­je månad, en gång i halvåret et c gör vi en speci­fik sak. 

Ett typiskt exem­pel är det här med att under­hål­la pry­lar. Du vet, när vi står i butiken och ska köpa den där man­ick­en, säger säl­jaren ​“Visst, och åtmin­stone var tred­je månad är det vik­tigt att du… (smör­jer, upp­grader­ar, tar back­up, plockar isär, låter vila el dyl)”. Vi tänker kanske ​“OK, var tred­je månad; tja det ska väl inte vara så svårt att kom­ma ihåg?”. Nej, men dessu­tom har vi redan en mojäng som måste justeras en gång i halvåret och en annan pryl som ska fyl­las på varan­nan vec­ka och … .

Återkom­mande uppgift 

För att slip­pa kom­ma ihåg att vi ska göra det där en gång i halvåret, och för att slip­pa kom­ma ihåg att vi ska göra det ock­så näs­ta halvår och ock­så näs­ta månad och ock­så näs­ta vec­ka, låt sys­temet göra job­bet med att ta fram nya uppgifter att göra. Använd kon­ceptet ​“återkom­mande uppgift”. Det kan du göra oavsett om du job­bar med dina att-göra-uppgifter i datorn eller om du har dem på papper.

Att-göra-lis­tan digitalt…

I de fles­ta dig­i­ta­la sys­tem för att-göra-uppgifter (Out­look, Remem​berTheMilk​.com el dyl) kan du läg­ga in en uppgift som återkom­mande, anti­n­gen med ett fast inter­vall (t ex varan­nan dag, var­je tors­dag, fjärde dagen i var tred­je månad eller den 6 okto­ber var­je år) eller x dagar/​veckor/​månader/​år efter att den sist slut­fördes. När du bockar av uppgiften ska­pas en ny automa­tiskt, med för­fal­lo­da­tum uträk­nat efter det inter­vall du valt.

… eller på papper?

Är ditt sys­tem för att-göra-uppgifter i pap­pers­form, ser jag två möj­ligheter. Anti­n­gen har du en tick­ler file (www​.stiern​holm​.com/​t​i​c​k​l​e​rfile), och då kan du läg­ga en lapp med uppgiften i frå­ga i den mapp som rep­re­sen­ter­ar näs­ta tillfälle du vill att den ska utföras. Efter att du slut­fört uppgiften, fly­t­tar du lap­pen till näs­ta tillfälles mapp, och så vidare.

Om du sak­nar tick­ler file och har en att-göra-lista på pap­per (och du inte gör en ny lista var­je mor­gon, utan låter den leva över tid), mark­era upp de uppgifter som du vill ska vara återkom­mande med en kod; förslagsvis ​“Å2V” för ​“återkom­mande varan­nan vec­ka” eller ​“Å4M” för ​“återkom­mande var fjärde månad” el dyl. När du slut­för en av dessa uppgifter, ser du att den har en kod­märkn­ing och där­för ska­par du direkt en ny, likadan uppgift med ett för­fal­lo­da­tum som motsvarar det inter­vall du valt.

Några exem­pel

För egen del, rör mina återkom­mande uppgifter lika myck­et min pri­va­ta vardag som min job­b­vardag. Ett axplock ur min lista är:

• Beställ tid för att skif­ta till vin­ter­däck (ett bestämt datum var­je år)
• Sätt igång planer­ing av julkortutskick
• Reg­istr­era moms- och skattedeklaration
• Smörj hju­laxlar­na på barn­vagnen (var tred­je månad), byt olja på gräsklip­paren (1 maj var­je år), fyll på kali­umper­man­ganat på vat­ten­fil­tret (1 dec var­je år)
• Uppgifter som beror på att ett månadsskifte passer­at: maila kontout­drag till redovis­nings­byrå, stäm­ma av lik­viditets­bud­geten, sam­manställ reseräkn­ing för passer­ad månad et c
• Veck­ogenomgån­gen (var­je fredag): upp­dat­era att-göra-lis­tan, ren­sa del av bra-att– ha-mate­ri­alet, tar en titt på visio­nen, upp­dat­er­ar projektöversikten
• Byt månad­skon­tak­tlinser (dag 9 var­je månad)
• Ta back­up på mate­r­i­al jag har på web­platser, t ex lista över Klart!-prenumeranter (en månad efter senaste backupen)
• Se över tak­pan­nor­na och byt ut de som är spruck­na (en gång per år)

Friv­il­lig läxa

Om du vill, fun­dera på vil­ka sak­er du bor­de göra med jäm­na mel­lan­rum som du brukar kom­ma på att du glömt av att göra. Lägg upp dem som återkom­mande uppgifter.

Hur gör du?

Hur gör du för att utan ansträngn­ing kom­ma ihåg att-göra-uppgifter du ska göra med jäm­na, återkom­mande mellanrum? 

Svara i en kom­men­tar nedan!