Strukturbloggen

När du märk­er att något har fal­lit mel­lan sto­lar­na, när du inte lyck­ats fullföl­ja en uppgift så som du hade tänkt, när det bliv­it högar om och om igen, fast du inte vill det, när du kom­mer efter igen, även om du job­bade undan i söndags, då har jag ett förslag på vad du kan göra:

Lek kon­tor.

Du vet, när du var liten kanske du lik­som jag hade en lek­sak­slå­da med allt för ​“det lil­la postkon­toret” eller ​“han­dels­bo­den”.

Med de lek­sak­er­na köpte och sålde du varor, tog emot pen­gar, stäm­plade, skrev kvit­ton och annat. Du övade på att job­ba på kon­tor och på att inter­agera med kun­der, kol­le­gor och leverantörer.

Det där var inte så dumt, fak­tiskt. Du lek­te dig fram till arbetssätt (“en lek”) som funger­ade. Om något inte rik­tigt klaf­fade, använde du din rika fan­tasi för att snabbt hit­ta en lös­ning. Det kan du göra idag ock­så, som vuxen.

Om du märk­er att något i din job­b­vardagstruk­tur fall­er­ar, kan du behö­va kli­va ur din van­li­ga kon­text (ur ditt van­li­ga kon­tor, bort från ditt skrivbord) för att se på hur du arbe­tar på ett ​“utifrån”-sätt. Du får ett annat per­spek­tiv och ser klarare vad som inte funger­ar, vad som sak­nas och vad du behöver åtgärda.

Gör så här

1. Ta dig till en tom white­board eller ta helt enkelt ett tomt, blankt blad i lig­gande format.
2. Rita upp ditt skrivbord och de struk­turverk­tyg du har. De kan vara en inko­rg, ett bra-att-ha-mate­r­i­al-sys­tem, en mail­box, en att-göra-lista, tja, allt det där jag brukar tala om i strukturtipsen.
3. Tänk igenom vil­ka typer av mate­r­i­al som du får till dig, t ex 
   • Lever­an­törs­fak­tur­or
   • Beställ­ningar
   • Inbjud­ningar
   • Infor­ma­tion
   • Idéer
   • Kol­le­gor som frå­gar efter saker

4. Låt­sas att det är vilken vardag som helst och att något dyk­er upp:

   • Ett mail med en för­frå­gan från en ny kund
   • Fak­tu­ran på det där du fick lev­er­erat i för­ra veckan
   • Ett tele­fon­sam­tal från en kol­le­ga på resa
   • En bril­jant idé om en tjänst som kom­mer att brä­da konkurrenterna
5. Bestäm dig för var du ska göra av det.

6. Rita en pil från där det kom­mer in (t ex i mail­box­en) till där du gör av det (t ex att-göra-listan).??Var vaksam,

   • Du får inte läg­ga pappret/​fakturan/​mailet i en hög
   • Du får inte läsa mailet och sedan bara låta det lig­ga kvar i mailboxen
   • Du får inte släp­pa tele­fon­sam­talet vind för våg, utan bestäm dig för vad som är näs­ta, konkre­ta steg som du kan göra i en ansats
7. Anti­n­gen är det skräp, eller så är det ​”bra att ha”-material, eller så är det ​”behöver då, sen, men inte nu”-information, eller en tvåmin­utare eller en att-göra-uppgift eller en någongång/kanske-idé, eller ett pro­jekt eller något du vän­tar på från andra. ??Något av det­ta är det och för det­ta något behöver du ha ett och endast ett ställe du bestämt dig för och en metod för att läg­ga in det där, så det är lätt för dig att göra det.
8. Lägg märke till de typ­si­t­u­a­tion­er då det inte är självk­lart vart mate­ri­alet ska. Det är inte självk­lart heller i verk­ligheten och det är här det ska­pas högar och det är här du stop­par undan mate­ri­alet på det där fif­fi­ga stäl­let du sedan glöm­mer av var någon­stans det var. Märk­er du att du tvekar och bör­jar dra dig mot högen, är det en indika­tion på att du sak­nar ett strukturverktyg.
9. Om processen går fort och är självk­lar, är allt gott. Om du märk­er att något inte är opti­malt, bestäm dig för vad du ska köpa, ska­pa eller fixa för att din kon­torsvardagsprocess ska bli ett snäpp bättre.

Mer tid till det som är viktigt

För­fi­nar du dina vardagsprocess­er så de alla går rik­tigt smidigt, kom­mer du att ha mer ener­gi och tid över till det som är vik­tigt i din verk­samhet, i ditt jobb och för dig själv. Du blir min­dre frus­tr­erad, min­dre stres­sad och istäl­let kän­ner du dig mer han­dlingskraftig i vardagen.

Genom att leka kon­tor ser du tydligt vad du sak­nar för kom­po­nen­ter i ditt struk­tur-sys­tem. Just där­för kan du snabbt ta tag i sak­en och skaf­fa det du sak­nar, så kun­der eller kol­le­gor inte fall­er mel­lan sto­lar­na igen.

Hur gör du?

Hur gör du för att för­bät­tra dina per­son­li­ga process­er så du job­bar smidi­gare och smidigare?

Välkom­men att kom­mentera nedan.