Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

För, vår sit­u­a­tion förän­dras; om inte ständigt, så stötvis då och då. Det kom­mer ny teknik, organ­i­sa­tio­nen stöps om, vi får ett nytt jobb. Då ändras förut­sät­tningar­na och vi får nya behov att fyl­la med god struktur.

Om ett tag

Det fina är att dessa större förän­dringar oftast inte sker över en natt, utan vi kan under en tid se dem när­ma sig. Något ska trä­da i kraft vid halvårsskiftet, vi lanser­ar i sep­tem­ber, den nya anställ­nin­gen är från 1 okto­ber. Då har vi tid att för­bere­da oss — ock­så strukturellt.

För, när vi är i full gång och det nya tag­it fart, är lätt struk­tur­för­bät­tringar det vi har som minst tid över till (om vi inte pri­or­it­er­ar det, alltså).

Pas­sa allt­så på att då och då se framåt och försök förut­spå vil­ka struk­tu­rut­maningar du kom­mer att stäl­las inför om ett tag, som du inte upplever idag. Just nu är till exem­pel ett lämpligt tillfälle.

Gör så här

1. Tänk efter: Har du just bör­jat med något nytt? Fått ett nytt ans­var? Satt datum för lanser­ing av något? Fått en ny kund? Fått besked om omor­gan­i­sa­tion? Bliv­it pre­sen­ter­ad en ny rutin i ett nytt sys­tem? Bytt kon­torsmiljö? Någon annan förän­dring på gång?
2. Vad kom­mer det­ta nya att få för effekt på:
   • ditt inflöde av mail — Kom­mer det öka så att du behöver avsät­ta mer tid till mailhantering?
   • ditt pap­pers­flöde — Ska du försö­ka få så myck­et av det­ta mate­ri­alet dig­i­talt istäl­let? Behöver du skaf­fa ett mer självk­lart ställe där alla pap­per lan­dar istäl­let för att de läg­gs där det råkar finnas plats (och blir lig­gande där)?
   • antal möten — Kom­mer de att öka så du behöver bloc­ka ett antal mötes­fria tim­mar var­je vec­ka, så du slip­per bli hän­visad till att job­ba ikapp på kväl­lar och hel­ger efter­som möte­na tag­it över?
   • hur mån­ga dagar per månad du är på resande fot — Behöver du göra vis­sa kon­tors­bund­na arbet­suppgifter mer mobila?
   • din mängd uppgifter — Behöver du delegera ett antal uppgifter till någon kol­le­ga, för att slip­pa få en för mastig arbetsbelastning?
   • din direk­ta omgivn­ing — Kom­mer du inte län­gre att ha en dörr att stän­ga och där­för behöver hit­ta ett annat sätt att göra dig ostörd på, när du vill?
3. Jag räk­nar med att du betrak­tar den kom­mande förän­drin­gen som ett smärre pro­jekt och att du där­för lagt till den på din över­sikt över sto­ra uppgifter och pro­jekt. Om inte — gör det.
4. Efter­som du inte kan göra hela struk­tur­förän­drin­gen i en hand­vänd­ning, definiera vad du gör som förs­ta steg (eller förs­ta ste­gen) och lägg till det som en ny uppgift på din att göra-lista. (För mig just nu är det förs­ta steget att bestäm­ma mig för en speci­fik stund var­je dag då jag gör ett nytt arbetsmoment.)

Klart innan stormen

Om du påbör­jar struk­tur­förfinin­gen redan när du har tid kvar innan förän­drin­gen träder i kraft, kom­mer du att lättare ha den goda, stöd­jande struk­tur som är guld värd när allt tar fart och det het­tar till. Istäl­let för att uppl­e­va att ​“det är så myck­et och det blir bara mer”, kan du skän­ka en tack­samhetens tanke till ditt his­toriska jag som hade så god framförhållning.

Hur gör du?

Hur gör du för att möta Olle i grind när det gäller förän­drade struk­turbe­hov? Berät­ta!

(För­resten, det är stressre­duc­erande att ha god fram­förhåll­ning. Jag skrev om sex sätt att få det.)