Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

“Har du en sekund?”

Har du det som folk har det mest, vet du dock att det under dagen kom­mer att dyka upp oförutsed­da sak­er du behöver lösa direkt. Du vet att de kom­mer, men du vet inte vad de hand­lar om och hur lång tid de kom­mer att ta att slutföra.

Om du har plan­er­at för strikt i det att du har fyllt dagen med möten och lis­tuppgif­tar­bete däremel­lan, kom­mer din plan att spric­ka. Du hin­ner inte allt du hade tänkt dig, får stres­sa mer än du önskat eller måste job­ba en bra bit in på kvällen också.

Utrymme över

Där­för behöver du ha ​”luft” i din planer­ing, det vill säga tid som inte redan är reserver­ad för något som lig­ger i kalen­dern eller står på lis­tan. Hur myck­et? Det vet bara du, för mäng­den oförutsed­da sak­er skil­jer sig mel­lan oli­ka per­son­er, yrkesroller och verk­samheter. Om du inte vet, är det något du skulle ha stor nyt­ta av att ta reda på.

Jag föres­lår där­för att du idag och en tid framöver mäter hur myck­et tid det oförutsed­da tar.

Gör så här

Vill du ta reda på hur myck­et oplan­er­ad tid du behöver ha till för­fo­gande var­je dag, gör så här:

1. Välj ett sätt att suc­ces­sivt mäta hur myck­et tid som går åt till oförutsed­da sak­er. Din tele­fons stop­pur torde vara ett lät­till­gäng­ligt verk­tyg. Alter­na­tivt, använd en tidrap­por­ter­ingsapp som Tog­gl (Android / iOS) eller Hours (iOS) (som är den jag själv använder).
2. Under de när­maste dagar­na, när något oförut­sett dyk­er upp som du är nödd att läg­ga tid på direkt, sätt igång tidtagningen.
3. Vid dagens slut, se hur mån­ga minut­er eller tim­mar du under dagen har fått ägna dig åt sak­er du inte hade planerat. 
4. Fort­sätt att mäta så mån­ga dagar som du tyck­er att du behöver för att se ett till­räck­ligt tydligt mönster.
5. Nu har du ett klarare och rik­ti­gare ​”hum” om hur myck­et obokad tid du behöver var­je dag för att ändå hin­na det du ska (om de oförutsed­da sak­er­na ock­så fort­sät­tningsvis är något just du ska göra, det vill säga).

En rim­li­gare plan

Om du tar reda på hur myck­et tid du brukar behö­va för oförutsed­da hän­delser, kom­mer du bät­tre än tidi­gare kun­na pric­ka hur myck­et tom tid du behöver i din plan. Du hin­ner mer det du har tänkt (vilket är en rim­li­gare omfat­tning nu än tidi­gare) och du slip­per stres­sa lika myck­et som du annars skulle ha behövt.

Hur gör du?

Hur myck­et tid till det oförutsed­da kom du fram till? Hur mån­ga tom­ma tim­mar behöver du var­je dag eller vec­ka? Du får mer än gär­na mejla mig och berät­ta vad du lan­dade på — och om det var så myck­et tid som du trodde det skulle vara, mer eller mindre!

(Vet du om att du ock­så kan mäta och lättare etablera en ny vana?)