Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

Tiden far iväg när du förflyttar

Såklart vill du nyt­t­ja tiden på bästa sätt. Kan du få värdefullt jobb gjort ock­så när du är under förflyttning från en stad till en annan är myck­et vun­net, men nog är det väl tämligen van­ligt att du i stun­den inte kan göra annat än just att fly­t­ta? Du kör bil och kan därför inte skri­va en rap­port. Du går och kan bara göra något spo­radiskt i tele­fo­nen, när du hellre skulle velat ha möjlighet att göra något mer avancer­at vid datorn.

Hur du fly­t­tar mindre

Min­s­ka därför förflyttningarna i din vardag, så att du inte spiller dyr­bar tid i onödan. Hur? Jo, du kan fråga dig:

• Om du har två möten ​”på stan”, kan du plan­era dem så nära varan­dra i tid att det pas­sar fint att gå direkt från det ena till det andra, utan att däremellan ta dig till och från kontoret?
  
• Eller, för den delen, om du har två möten i en annan del av kon­toret än du van­ligtvis sit­ter, behöver du verk­li­gen gå till­ba­ka till ditt skrivbord efter det första och före det andra? Kan du månne sit­ta ner tillfälligt någonstans nära det andra mötet och få myck­et jobb gjort ända fram till dess mötet börjar?
  
• Är det rent av värt att ha två exem­plar av någonting som annars bara skulle finnas på ett ställe och som du skulle behöva gå och hämta ideligen?
  
• Om du ska ta upp flera sak­er med någon, kan du klumpa ihop dessa frågor och ställa dem vid ett enda tillfälle, så att du inte behöver leta upp per­so­n­en var­je gång du undrar något under dagen?
  
• Om du behöver tillgång till någon infor­ma­tion i ett moment du gör vid din dator, fastän den infor­ma­tio­nen lig­ger på en annan sida eller i ett annat sys­tem, kan du då länka till den eller göra en genväg till där den är, så att förflyttningen görs med bara ett klick eller två istället för att du med många fler knapp­tryck­ningar ska ​”ta dig dit”?
  
• Om sam­ma infor­ma­tion ska finnas i flera doku­ment, map­par eller app­lika­tion­er, kan du låta automatiseringstjänster som Pow­er Auto­mate, Zapi­er, Hazel (macOS) eller File­Jug­gler (Win) fly­t­ta den rätt åt dig, så att du kan nyt­t­ja tiden till annat?

Gör så här

Om du vill slip­pa spilla tid på förflyttningar, gör så här idag:

1. Tänk efter vad du har för sit­u­a­tion­er i din arbetsvardag då du ägnar tid åt förflyttning. Ringer det en kloc­ka när du hör mina exem­pel här tidigare?
   
2. Hit­ta på en sak du skulle kun­na göra idag som gör att du slip­per åtminstone en del av en van­lig förflyttning.
   
3. Genomför den­na sak direkt eller skriv den som en tydligt for­muler­ad (och därmed lättare gjord) uppgift på din att göra-lista för att göra den sedan.

Mer tid till det väsentliga

Om du gör dig fri från viss förflyttning om dagar­na, kom­mer du att få mer tid till att göra alla de uppgifter som måste vara klara innan dagens slut. Du kom­mer att slip­pa stres­sa så myck­et i slutet av dagen och du kanske rent av får tid att arbe­ta med uppgifter som inte är det min­s­ta bråttom, men som skulle vara sköna att få gjor­da med god framförhållning (efter­som de är väldigt viktiga).

Hur gör du?

Vad är ditt bästa knep för att förflytta så lite som möjligt? Har du kom­mit på något bril­jant eller något allde­les enkelt som verk­li­gen gör susen för dig? Då får du mer än gär­na mejla mig och dela med dig!

(För­resten, en annan tjänst att ock­så automa­tis­era småjobb med är IFTTT! Har du provat den?)