När flaggorna blir för många och hög prioritet för…

Den som vill få ett mejl att stå ut från mängden kan flagga det rött i många mejlappar. Är några papper viktigare än andra, kan de läggas överst. Ska något göras snarast kan det få prioritet “hög” i att göra-listan.

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Allt det är smart tänkt. Men, i verkligheten blir de flaggade mejlen så många att vi inte ser varje enskilt träd för det har blivit en hel skog. Högarna tar slut så det finns inget “överst” kvar. Att göra-listverktyget saknar prioritetsgraderingen “högre”, för att inte tala om “allra, allra högst”.

Plötsligt är flaggorna meningslösa. Det flaggade sticker inte ut längre och vi är tillbaka på ruta 1 (utan att ens ha fått passera “Gå”).

Återerövra knepen

Känner du igen dig i det här, bestäm dig för vad mejlflaggan betyder, vad som är kriteriet för att något ska få “hög” prioritet och vad du lägger överst med en baktanke. Då får du åter nytta av de här knepen och de hjälper dig igen i ditt dagliga arbete.

Gör så här

Om du har för vana att flagga mejl — tänk igenom vad syftet med flaggningen är. Personligen använder jag sällan mejlflaggan, men när jag gör det är det för att markera vilka mejl jag ska svara på härnäst — då jag den närmaste stunden inte kommer att göra annat än att svara på dessa mejl. Innebär ett mejl att jag ska komma ihåg att göra något senare (men inte just nu), skriver jag en att göra-uppgift i min att göra-lista istället, för jag vill göra en medveten prioritering bland alla mina att göra-uppgifter — inte bara bland de som “kommit in” via mejl. Frestas du att flagga ett mejl för att lätt hitta det sedan, testa att söka fram dina mejl snarare än att bläddra fram till dem. Våra mejlprogram är i regel oerhört snabba och enkla att söka i.
Lägger du papper överst eller digitala dokument “mitt i synen” på datorskrivbordet för att komma ihåg att göra något med dem, skriv istället det du ska göra som att göra-uppgifter i din lista. Annars har du två listor (minst) — en egentlig att göra-lista och en outtalad “lista” bestående av allt som ligger överst och är upphängt så du ska se det och inte missa att göra det. Ju fler listor, desto svårare att prioritera medvetet och korrekt. Med en lista gör du lättare rätt sak först istället för att göra något bara för att du råkat se det.
Markerar du att göra-uppgifter med prioritet “hög” på förhand och det dyker upp ännu högre prioriterade uppgifter som du behöver göra före, fast inte just nu — ändra hur du använder prioriteringsmarkeringen. Eftersom prioritet är en kombination av hur viktig och hur bråttom uppgiften här, är prioriteten föränderlig över tid. Därför kan vi inte på förhand säga vilken prioritet en uppgift kommer att ha sedan, för prioriteten bestäms i stunden, i relation till de uppgifter vi just då har på vårt bord.

Därför, sätt prioriteten (“hög”, t ex) just i stunden, när du précis nu ska välja de tre nästa uppgifterna ur din att göra-lista du vill hugga tag i och i detta ögonblick vill låta dessa tre stå ut från mängden. Eller, låt prioritetgraderingen istället indikera viktighetsgrad istället för prioritet (eftersom viktighetsgraden är konstant åtminstone i närtid) så att “hög” betyder “påverkar uppfyllnaden av dina mål i hög grad”, “normal” betyder “påverkar målen i genomsnittlig grad” och “låg” betyder “påverkar knappast målen”.

Nyansera överflödet

Om du tydliggör för dig själv i vilka lägen du ska flagga något, sätta något till hög prioritet eller lägga något överst, kommer dessa knep för att få något att stå ut att verkligen hjälpa dig. Du skapar nyanser i den informationsmängd du har att hantera om dagarna så du lättare orienterar dig och gör rätt sak i rätt tid och hittar det du vill när du behöver det.