Strukturbloggen

Jag har ännu inte mött någon som sagt att hon får för få mail.

Det har heller inte hänt att någon jag talat med bekla­gat sig över att mailen han får är för kor­ta och för konkreta. 

Få är de organ­i­sa­tion­er som till mig säger att CC:-användandet är på en allde­les lagom nivå.



Ändå väl­jer vi mån­ga gånger mail fram­för andra kom­mu­nika­tions­former, var­je dag.



Det är inte för inte. 



Mail är effek­tivt i det att man snab­bare än med pap­per­spost kan fram­föra ett bud­skap till någon som inte är nåbar pré­cis när vi vill fram­föra det.

Det är myck­et enklare att skic­ka ett mail med en länk än att pra­ta fram en URL i ett tele­fon­sam­tal. Mailet är lättare att spara för framti­den än det talade ordet.

Mail­box­en — en djungel

Men, i mån­ga organ­i­sa­tion­er jag möter har mailkul­turen bliv­it så vild­vux­en att mailen övergått till att bli ett frustrationsmoment.



Bilen är ock­så ett syn­nerli­gen flex­i­belt och smidigt verk­tyg, men för något helt annat — för att trans­portera oss. 

Men, det är inte bara för vem som helst som köpt en bil att köra med plat­tan i bot­ten och kors och tvärs över refuger, utan vi har kom­mit överens om vis­sa trafikre­gler utan vil­ka bilkörnin­gen blir rent livsfarlig.



Lik­som vi stä­dar upp bil­trafiken genom trafikre­gler, kan vi i vår verk­samhet stä­da upp ​”mail­trafiken” genom att kom­ma överens om hur vi ska agera när det gäller mail, d v s genom att ska­pa en mailpolicy.

Där­för att, om vi kom­mer överens om vad vi ska hål­la oss inom när vi mailar till varan­dra (och till andra utan­för organ­i­sa­tio­nen), kan mai­lan­det bli smidigt igen.



Vi kan få färre mail utan att för den skull få min­dre information. 

Vi kan få mer tid över till att göra de sak­er som är särskilt vik­ti­ga för verk­samheten det­ta året, efter­som vi slip­per tve­ka, frå­ga och miss­förstå varan­dra, då mailen i sig är mer konkret och tydligt beskriv­na nu.

Gör så här

Gör en mailpolicy. 

1. D v s, kom överens i din organ­i­sa­tion om hur ni ska använ­da mailen som ett effek­tivt verk­tyg. Om du är egen­före­ta­gare, kan du ska­pa din egen pol­i­cy, föl­ja den och gläd­jas åt att din mailkul­tur smit­tar av sig på dem du mailar med, mer eller mindre.
2. Ett bra sätt att kom­ma igång är att ringa in vil­ka aspek­ter av mail som bör regleras, just i ert fall. Här är en förteck­n­ing över regler jag snap­pat upp ur de sam­lade mailpol­i­cys jag stött på. 
   • Förvän­tad svarstid på mail
   • Vil­ka mail som har högs­ta prioritet
   • Ringa i förs­ta hand, maila i andra?
   • Vilken typ av bud­skap som inte ska skickas via mail (av sekretesskäl, t ex)
   • Län­ka till fil­er eller bifo­ga filer?
   • Ändra ären­der­ad då ären­det ändras?
   • Vad ska sig­na­turen innehålla?
   • Ska mail vara lån­ga eller korta?
   • Hur for­mat­era frå­gor och upp­drag? I 1, 2, 3‑form?
   • Lämpli­ga häl­snings- och avslutningsfraser
   • Ett ämne per mail eller flera?
   • Tydlig ären­der­ad i var­je mail eller inte så noga?
   • När skic­ka CC:?
   • När skic­ka BCC:?
   • Hur betrak­ta ett mot­taget CC:?
   • Hur betrak­ta ett mot­taget BCC:?
   • När skic­ka FWD:?
   • Hur betrak­ta ett mot­taget FWD:?
   • OK att prenu­mer­era på nyhetsbrev?
   • OK att skic­ka pri­va­ta mail?
   • Hur agera om man får kränkande/​rasistiskt/​sexistiskt mail?
   • Hur agera om det blos­sar upp kon­flikt med någon via mail? Fort­sät­ta gräla via mail, lyf­ta luren eller hän­skju­ta diskus­sio­nen till ett möte?
   • Inle­da långt mail med kort sammanfattning?
   • Vad göra då ären­der­aden bör­jar med Re: Re: Re: Fwd: RE: RE:?
3. Har du ledar­be­fat­tning är du lyck­ligt lot­tad i det att du har man­dat att dri­va frå­gan själv. Om inte, ta upp frå­gan i det mötes­fo­rum som fall­er sig naturligt. Belys de mail­prob­lem ni har idag och beskriv vad som skulle vara skill­naden om ni hade regler att hål­la er inom.
4. För att det inte ska bli en regel­sam­ling som ni upplever ska föl­jas ​“bara för att det är te’-sagt” (för att chefen bestämt det), tydlig­gör de prak­tiska och pos­i­ti­va kon­sekven-ser­na av att föl­ja var­je regel. Efter regeln skriv “, efter­som …” följt av en beskrivn­ing av den goda effek­ten. T ex ​“När du mailar, fat­ta dig kort, efter­som det då går snab­bare för mot­ta­garen att hantera mailet och denne därmed fort­are kan svara dig.”

Samar­betets stöttepelare

Om ni kom­mer överens om ramar att hål­la er inom när ni mailar, kom­mer ni att kun­na stöd­ja er emot dem i varda­gen. Istäl­let för att fun­dera på hur snabbt du bor­de svara på mail, vet du vad ni diskuter­at er fram till och kan agera därefter.

Även om inte alla medar­betare föl­jer alla regler hela tiden, kom­mer mail-delen av ditt jobb vara ett uns lättare, efter­som fler av mailen för­mod­li­gen kom­mer att vara kortare, färre CC:ade, fler ha en lät­tförstådd ären­der­ad et c.



När vi nu spender­ar så stor del av dagen vid mail­box­en, är väl ändå var­je fören­kling värd besväret?

Hur skulle du vil­ja göra?

Vilken mail-regel skulle ni verk­li­gen må bra av på ditt jobb? Skriv en kom­men­tar och berätta.