Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

När någon gör något för dig

Men, om det som någon kom­mer och frå­gar om hand­lar om något som du ans­varar för, men som du delegerat till den­na någon — då är det värre. Per­so­n­en ifrå­ga kan vara assis­tent, kon­sult, biträ­dande jurist eller ha någon annan roll som innebär att den utför arbete i dina upp­drag, ären­den eller pro­jekt. Vore det en enda per­son du delegerat till vore det en sak, men kanske är det mån­ga som gör sak­er för dig och som i prin­cip står på kö och väntar?

Får de inte svar från dig, kom­mer de inte vidare. Om du måste svara ideli­gen, får du knap­past gjort något annat. Hur lös­er vi detta?

Trotjä­n­ar­mod­ellen kom­mer till undsättning

Låt oss inte gå över ån efter vat­ten, utan påmin­na oss om den klas­siska idén att en uppgifts pri­or­itet avgörs av kom­bi­na­tio­nen av hur bråd­skande den är och hur vik­tig den är (där uppgiften är vik­tig om den bidrar till verk­samhetsmål du ans­var för). Den ger oss näm­li­gen vägledning.

Efter­som det per­son­er­na gör för dig är sådant du ans­varar för, är de alla vik­ti­ga uppgifter. Säk­ert hand­lar de om att bidra till mål som är dina. Men, troli­gen är de inte alla bråd­skande — åtmin­stone inte aku­ta pré­cis just nu. Någon kom­mer till dig för att den såg att du är på kon­toret idag och då vill den pas­sa på att ​”haf­fa” dig, för kanske är du puts väck igen imor­gon. Frå­gan behöver inte få svar omedel­bums, utan det räck­er med någon gång under dagen. Men, någon annan har ett bekym­mer där det verk­li­gen brin­ner i knu­tar­na och är oer­hört bråttom.

Gör så här

Lös­nin­gen lig­ger i att bestäm­ma två sak­er — med fördel till­sam­mans med dem du delegerat till.

1. För det förs­ta, sätt upp en regel för när något är bråd­skande. Skulle det kun­na vara att frå­gan måste få svar inom den när­maste tim­men? Min­dre bråd­skande ären­den än så skulle i det­ta fall inte betrak­tas som brådskande.
2. För det andra, hit­ta på hur du vill bli upp­märk­sam­mad på de båda oli­ka slags frågorna:
   • Bråd­skande (och vik­tig): Vill du att per­so­n­en frå­gar dig direkt, rätt och slätt, oavsett om dör­ren är stängd (om du har någon), för dessa frå­gor vill du ta hand om med en gång? Eller, önskar du att den skickar ett SMS, så kom­mer du och svarar på frå­gan näs­ta gång du tar en paus (vilket du gör var­je timme)? Eller, något helt annat?
   • Ej bråd­skande (men vik­tig): Vill du att per­so­n­en mailar dig frå­gan och skriv­er en särskild kod i ämnes­raden (så att du kan göra en regel som gör mailet extra syn­ligt), så svarar du när du är färdig med andra uppgifter efter kl 14? Eller, vill du att den bokar in ett 15-min-möte i din kalen­der mel­lan kl 15 och 16 när den behöver din hjälp med något? Eller, på ett helt annat sätt?

Tyd­lighet ger min­dre tvekan

Om du och de per­son­er du ofta delegerar till kom­mer överens om hur de ska be om din hjälp med uppgifter du delegerat till dem, kom­mer du att kun­na fokusera på annat vik­tigt du har att göra mer än tidi­gare. Sam­tidigt får de andra lättare hjälp i till­räck­lig tid med det som inte bråd­skar och svar direkt på det som är akut. När ni tydlig­gör ert arbetssätt blir de onödi­ga miss­förstån­den färre.

Hur gör du?

Hur har du löst de knivi­ga sit­u­a­tion­er jag talat om här, när vi vill fokusera och sam­tidigt inte bara kan dra oss helt undan? Kanske har du ett knep som verk­li­gen funger­ar i er organ­i­sa­tion — om så får du gär­na dela det­ta med mig.

(Men, vad kan du göra när allt är vik­tigt och bråt­tom samtidigt?)