Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läs­er, finns det här blog­gin­lägget ock­så som ett avs­nitt av struk­tur­pod­den Klart!:

En van­lig pri­or­i­ter­ings­fall­grop är att hela tiden göra det som bråd­skar mest först — oavsett vad det hand­lar om. Efter­som det alltid finns sak­er som är bråd­skande, till­bringar vi då våra dagar under ständig stress och press, så upp­tagna av att hela tiden göra allt som bråd­skar så att vi inte hin­ner göra de uppgifter som ännu inte är bråd­skande — för­rän de är det.

Efter vikt, inte bara efter brådska

I min andra bok ​“Målmed­veten — pri­or­it­era rätt och säg nej med gott samvete” föror­dar jag där­för en mer nyanser­ad pri­or­i­ter­ing där vi inte bara väl­jer uppgift efter bråd­s­ka utan ock­så efter hur vik­tig den är, där ​“vik­ten” avgörs av våra verk­samhetsmål.

När vi väl­jer uppgift att göra härnäst, gör vi då i förs­ta hand de uppgifter som dels är bråd­skande, dels bidrar till de mål vi ans­varar för. Sam­tidigt läg­ger vi min­dre tid på uppgifter som förvis­so är bråd­skande, men som inte bidrar till målen, så vi får mer tid till uppgifter som är viktigare.

Var är målen?

Då behöver vi göra det lätt för oss att påmin­na oss om vil­ka mål vi ans­varar för — särskilt när vi har som mest omkring oss. För att slip­pa mem­o­r­era alla mål, plac­er­ar vi dem någon­stans där vi lätt tit­tar efter vil­ka de är. Men var?
Här är några idéer på möjli­ga platser där vi kan läg­ga våra mål så att de blir lättsneglings­bara:

• En sida på intranätet till vilken du har en gen­väg i mit­ten av bok­märkesfäl­tet i din brows­er, där du nam­ngett gen­vä­gen på ett sätt så att den ​“stick­er ut” — till exem­pel “«< MÅL »>”. Kanske är sidan i själ­va ver­ket en del av ert verk­samhetsstyrn­ings- eller per­for­mance management-system.
• Sit­ter du i öppet kon­tors­land­skap har ni kanske plac­er­at skär­mar här och var, där utfalls­da­ta från uppföljn­ingsverk­tyget visas och upp­dat­eras i realtid. När som helst slänger du ett getö­ga på en av skär­mar­na för att stäm­ma av hur det går, var ni står och vad som avgör om en uppgift är vik­tig eller ej.
• Ett kalkyl­blad med dina mål där du suc­ces­sivt läg­ger in utfall­en för var­je peri­od. Eller, en pdf med den bild från för­ra internkon­fer­ensen din chef visade när ni talade om målen för den när­maste tiden. Till bägge har du en gen­väg på en plats på datorskrivbor­det där den stick­er ut från mäng­den och syns lätt.
• Ett doku­ment i vilket for­mat som helst som är nam­n­givet på ett unikt sätt så att du hit­tar det direkt om du sök­er på nyck­elordet, som förslagsvis är ​”mål”.
• En lapp, rätt och slätt, fast­nålad där du lätt ser den från där du oftast sit­ter och arbetar.
• Något fysiskt som rep­re­sen­ter­ar något eller alla dina mål. Vad? Tja,
  • en lego­plat­ta där du sät­ter lego­b­itar vars stor­lek rep­re­sen­ter­ar värdet på utfal­l­et för målet
  • en glas­burk med så mån­ga filtku­lor i som värdet på utfallet
  • en vajer längs väggen med så mån­ga vim­plar på som värdet på utfallet
  • eller något helt annat

Gör så här

Om du just nu skulle frå­ga dig själv vil­ka mål du har att upp­fyl­la den när­maste tiden och du då skulle behö­va ansträn­ga dig för att kom­ma på vil­ka de är, skulle du ha nyt­ta av att göra dem mer lät­till­gäng­li­ga än de är idag.

1. Tänk efter var du oftast är när du behöver pri­or­it­era, det vill säga när du har att väl­ja mel­lan mån­ga oli­ka sak­er du har att göra.
2. Hit­ta på var och hur du då kan plac­era målen så att de är lät­ta att ta fram just i de mest inten­si­va sit­u­a­tion­er­na. Det är ett plus om de då ​“stick­er ut” från omgivnin­gen på något sätt, så de lätt syns när du tit­tar ditåt.
3. Gör det du behöver just nu för att ​“plac­era” målen där eller lägg till en att göra-uppgift till din lista som innebär det du behöver göra för att få dem på plats.

Lättare rätt prioriterat

Om du gör dina mål lättsneglings­bara när du som mest behöver väl­ja rätt uppgift bland mån­ga, kom­mer du att lättare pri­or­it­era rätt, det vill säga inte bara efter hur bråd­skande uppgifter­na är utan ock­så efter hur vik­ti­ga de är för dig, för målen och för verk­samheten i stort.

Du kom­mer att kun­na säga ​“nej”, ​“ja” och ​“ja, men senare” till rätt uppgift med större säk­er­het och godare samvete.

Hur gör du?

Var och i vilken form har du plac­er­at dina mål så att de är lättsneglings­bara? Skriv till mig och berätta!

(Men, hur for­muler­ar man bra mål?)