Strukturbloggen

Det finns så him­la mån­ga bra appar, pro­gram och webbtjän­ster som tar hand om vår enda att göra-lista.

Där kan vi med lät­thet sam­la allt, verk­li­gen allt, vi har att göra (och som vi vill slip­pa kom­ma ihåg att göra), efter­som vi där sorter­ar, kat­e­goris­er­ar och fil­tr­erar så vi kan väl­ja att bara se rätt hand­full uppgifter i var­je ögonblick.

Men, ändå är det van­ligt att jag möter struk­turvän­ner som ofta byter listverk­tyg. De tes­tar det senaste, är begeistrade, allt funger­ar ett tag och efter någon dryg månad tes­tar de något annat eller tar till pap­per­slista eller pos­tit-lap­par istäl­let. De säger ofta att verk­tyget inte funger­ade för dem, efter­som lis­tan blev så rörig efter några veckor.

Hela lis­tan ham­nar i förfall
Inte alltid, men ofta, beror den här växande rörigheten på en sak som är väldigt enkel att åtgär­da. Det hand­lar om ett över­an­vän­dande av den lil­la rutan ​“för­fal­lo­da­tum” (som ock­så kan heta ​“due date” eller ​“slut­da­tum”). När vi är i färd med att läg­ga in en ny uppgift i något slags dig­i­talt att göra-listverk­tyg och kom­mer till rutan ​“för­fal­lo­da­tum” frestar det näm­li­gen att skri­va något där, även om det inte finns någon skarp dead­line för uppgiften. Vi tänker ​“Hm, när kom­mer jag hin­na göra det­ta? Ons­dag näs­ta vec­ka blir nog bra.”. Och så sät­ter vi för­fal­lo­da­tum till ons­dag, efter­som vi tänker att uppgiften då för­mod­li­gen kom­mer upp på vår dagslista.

Prob­lemet är bara att under tiden fram till ons­dag näs­ta vec­ka kan det kom­ma in högre pri­or­it­er­ade uppgifter som gör att vi inte hin­ner göra den förs­ta uppgiften på ons­dag (vilket för­mod­li­gen är helt rätt pri­or­i­ter­ing). På tors­dag är uppgiften röd­mark­er­ad och förse­nad och med tiden blir dessa sen­mark­er­ade uppgifter allt fler (även om de ej egentli­gen är sena).

En förvri­den version
Till slut har vi en att göra-lista som ser väldigt förse­nad och obe­haglig ut. Vi får orättmätigt dåligt samvete, lis­tan blir job­big att tit­ta på och vi gör det allt­mer säl­lan, efter­som alla de ​“sena” uppgifter­na skym­mer sik­ten. Vi säger att verk­tyget inte funger­ar för oss, efter­som lis­tan efter några veck­or bliv­it så rörig.

Helt i onödan.

Skriv där­för bara något i för­fal­lo­da­tum­ru­tan när det verk­li­gen är ett skarpt förfallodatum.

Gör så här

1. Gå igenom din att göra-lista och ta bort alla för­fal­lo­da­tum som inte är skarpa för­fal­lo­da­tum. Om en uppgift inte har ett defin­i­tivt för­fal­lo­da­tum, men du vill ändå kom­ma ihåg att göra den till exem­pel i decem­ber, gör på endera av två sätt:
   
   a) Anti­n­gen, inled uppgiften med en for­mu­ler­ing som ​“I decem­ber, maila …” et c. Då kan du i bör­jan av decem­ber söka på ​“decem­ber” i lis­tan och få upp alla uppgifter som ska göras någon dif­fus gång under månaden. I det läget kan du väl­ja att sät­ta ett för­fal­lo­da­tum, om det nu finns ett skarpt sådant.
   
   b) Eller, använd något slags ​“mjukt” för­fal­lo­da­tum som finns i vis­sa listverk­tyg. I Things för Mac (som är det jag använ­der) kan du till exem­pel ​“sched­ule” en uppgift så att den bör­jar visas i dagslis­tan ett visst datum, utan att sen­mark­eras om jag inte väl­jer att göra den just det datumet.


2. När du ändå arbe­tar med dina för­fal­lo­da­tum, fly­t­ta fram alla förse­nade för­fal­lo­da­tum till något datum som lig­ger framåt i tiden, så slip­per du de betun­gande röd- och sen­mark­eringar­na. Du kan inte idag göra något igår, så lop­pet är ändå kört. Se san­nin­gen i vitö­gat och bestäm om när uppgiften ska förfalla.


3. När du från och med nu skriv­er dina uppgifter, fyll bara i för­fal­lo­da­tum när det verk­li­gen behövs.

En mer san­ningsen­lig lista
Använ­der du för­fal­lo­da­tum med måt­ta på det­ta sätt, kom­mer du att ha färre uppgifter på din dagslista. Du får inte min­dre att göra, men tidi­gare på dagen än förut kom­mer du till bot­ten på ​“måste göra idag”-listan och du är sedan fri att väl­ja uppgift utifrån vad den hand­lar om, hur lång tid den tar att göra eller var någon­stans du befinner dig.

Din lista blir ock­så myck­et mer lät­töver­skådlig och smidig att arbe­ta med. Dessu­tom slip­per du leta efter ett nytt att göra-listverk­tyg så ofta.

Hur gör du?
Hur gör du för att hål­la din att göra-lista lät­tar­be­tad, trots att du har myck­et att göra? Skriv till mig och berätta!