Så underlättar du det du gör ofta
Datum: 2022-05-23 11:00
Att göra samma uppgift ofta ger oss en fantastisk möjlighet till att effektivisera. Varje gång vi gör uppgiften, kan vi utvärdera, justera och förfina, så rutinen går snabbare och enklare allteftersom.
Ju mindre tid vi behöver lägga på dessa återkommande uppgifter, desto mer tid har vi till vårt förfogande. Vi kan välja att göra mer av annat, att vara lediga mer, att utveckla det vi annars sällan får tid till, att göra ytterligare ett kundbesök, att mer närvarande utöva vårt ledarskap.
För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som poddavsnitt:
Förenklingen kan vara avancerad, som att vi skriver en rutin som automatiskt utför det vi annars skulle göra manuellt. Men, också ett enda, enkelt underlättande gör att vi behöver lägga mindre kraft på dessa uppgifter, så de åtminstone känns som att de går mer med automatik.
Så här kan du göra för att underlätta en uppgift du gör med jämna mellanrum.
Gör så här
- För det första; när det gäller de återkommande uppgifterna vinner du mycket på att ha en digital att göra-lista. Så, har du ännu inte det, skaffa dig en sådan. Det kan vara Microsoft To-Do eller någon av de andra listverktyg jag tycker är de allra bästa just nu.
- Tänk efter; vad har du för uppgift som du gör med jämna mellanrum? Det räcker att du kommer på en.
- Lägg in uppgiften som återkommande uppgift i din digitala att göra-lista. Den funktionen har varje digitalt att göra-listverktyg med självaktning.
- I uppgiften finns det förmodligen en ruta för allehanda noteringar. Här kan du lägga länkar till de dokument du behöver när du ska göra uppgiften. Det kan också hända att det i ditt verktyg finns en särskild knapp för att koppla en länk till uppgiften.
- I noteringsrutan kan du lägga checklistan som beskriver hur du gör det du ska göra. Den kan vara så enkel som:
1. Först, gör det här.
2. Sedan det här.
3. Klicka därefter här.
4. Och skriv ut en sådan där.
Lägger du här en enkel beskrivning över hur det går till, kommer tröskeln att göra uppgiften vara lägre, eftersom du får hjälp att komma igång och slipper dra dig till minnes hur det var du gjorde.
Det kan också finnas en inbyggd checklistefunktion i varje att göra-uppgift i det listverktyg du valt. Microsoft To-Do har det, till exempel. - I noteringsrutan (eller länkat in) kan du också lägga texter och formuleringar du behöver när du ska göra uppgiften. Det kan till exempel vara vad du skriver i ett mail till den som är berörd av det du ska göra eller hur du skriver filnamnet i den överenskomna, korrekta, formen.
- Du kan där lägga en genväg till den mapp där du ska lagra slutresultatet av det du ska göra.
- Eller, skriver du en lista på vilka som är mottagare av slutresultatet och ska få det här skickat till sig?
- Har du bara läst de senaste punkterna utan att göra något med din valda uppgift, fråga dig: vad av förslagen ovan kan du genomföra för den uppgiften? Det räcker också här med att du bestämmer dig för ett enda. Kan du inte bestämma dig, ta det första du kommer på och tänk inte mer på det.
- Gör det du behöver för att slutföra inläggningen av den återkommande uppgiften eller formulera en att göra-uppgift som innebär det du behöver göra för att gå i mål med denna, enda förenkling.
Så en gång, skörda många
För, om du formulerar dina återkommande uppgifter klart, utförligt och koncist och fyller dem med så mycket som möjligt av den information du behöver för att slutföra dem, kommer de att bli klara fortare och lättare. Du minskar risken att du skjuter upp dem för att de är krångliga och du underlättar för dig själv flera gånger om, genom en enda förenkling.
Hur gör du?
Hur gör du för att förenkla uppgifter du gör ofta? Ju mer automatiskt sådana saker blir gjorda, desto mer utrymme har vi till det som verkligen engagerar och intresserar oss. Skriv därför gärna till mig och berätta hur just du gör.
(Vill du förenkla ännu mer? Här ger jag dig idéer på hur du gör för att automatisera ytterligare.)
Jag nämner Microsoft To-Do som ett att göra-list-verktyg ovan. Om du använder Microsoft 365 har du i regel tillgång till To-Do. Vill du ha hjälp att komma igång med det, har jag en online-kurs som hjälper dig.
Jag har många fler tips om struktur på jobbet och jag delar med mig av dem så att du kan lyssna, titta eller läsa.