Strukturbloggen

En skön sak med dig­i­talt mate­r­i­al är att man kan söka efter det. Eller snarare, vi kan låta datorn söka efter det, under det att vi vän­tar, gör något annat eller pas­sar på att fyl­la på kaffe.

Det är värre med pap­per och annat fysiskt. Visst, den som var bib­liotekarie för ett antal år sedan hade stor hjälp av index och sökreg­is­ter, men de all­ra fles­ta av oss försök­er ska­pa någon logisk och smidig ord­ning för pär­mar­na, de fysiska map­par­na, tid­skrift­sam­lar­na och allt det andra som innehåller ref­er­ensin­for­ma­tion som inte är digital.

Nog är det där­för smart att dig­i­talis­era så myck­et av det fysiska som möjligt, men att döma av vad jag ser på kon­tor i verk­samheter jag hjälper, har de all­ra fles­ta av oss fort­farande en ansen­lig mängd papper.

Vad är den per­fek­ta ordningen?
Vad är egentli­gen en bra ord­ning? Vad ska vi sortera efter? Vad är vet­ti­ga kat­e­gori­er? Vad ska stå, lig­ga, hän­ga var? Så myck­et att bestäm­ma. Så lätt att läg­ga det i en hög så länge. Och, så länge det lig­ger där sedan.

En vän av genvägar
Den japanske nationalekonomen Yukio Noguchi tycks lik­som jag ha en förkär­lek för att göra det lätt för sig. Han har där­för hit­tat på ett sätt att lagra sina pap­per så att han slip­per bestäm­ma sig för vilken ord­ning och kat­e­goris­er­ing som är den bäs­ta. Meto­den är enkel och vi kan anti­n­gen tilläm­pa den i sin hel­het eller ploc­ka val­da delar som pas­sar oss.

Gör så här

1. Pap­pers­doku­menten du behöver spara undan och lätt hit­ta sedan läg­ger du i map­par. Det behöver vara pappmap­par som är litet sty­vare än plas­t­fick­or, för du ska kun­na stäl­la dem på kant. Hängmap­par i en hurts eller vagn går ock­så bra. Map­par­na kan rep­re­sen­tera oli­ka pro­jekt, ären­den, ämnen eller det som du skulle ha som flikar i dina pärmar.


2. Ställ map­par­na på kant i din bokhyl­la och skriv på sidan som stick­er ut vad map­pen innehåller. Eller, sätt en utstickande etikett på sidan så du lätt ser vad där står. Använ­der du hängmap­par i en hurts, skriv­er du innehål­let på de van­li­ga upp­stickande etiket­ter­na i plas­thöl­je. Försök inte tän­ka ut en per­fekt ord­ning att stäl­la in map­par­na i, utan ställ bara in dem allt efter­som du ska­par dem.


3. När du är klar med inmap­pan­det återgår du till ditt arbete.


4. När du behöver en mapp, tar du ut den från hyl­lan och arbe­tar med den.


5. När du är klar för stun­den, sät­ter du till­ba­ka map­pen, men inte där du tog den. Istäl­let sätt den längst till vän­ster i hyl­lan, det vill säga längst till vän­ster i hyll­raden av map­par. Har du hängmap­par, häng till­ba­ka map­pen så den ham­nar när­mast dig. 

Allt efter­som tiden går kom­mer de map­par du använ­der mest att stå till vän­ster i hyl­lan (för du sät­ter alltid till­ba­ka alla map­par längst till vän­ster). Om du inte använ­der en mapp på länge, van­drar den långsamt åt höger i hyl­lan. Map­par­na längst åt höger använ­der du så säl­lan att du för­mod­li­gen kan arkivera dem efter ett tag och då få mer plats över. Behöver du igen en mapp du använde för några dagar sedan, står den säk­ert bland de förs­ta till vänster.

För pär­mar gäller detsamma
Vill du inte släp­pa dina pär­mar och helt gå över till map­par, kan du göra så här med pär­mar­na istäl­let. Den pärm du använt ställer du till­ba­ka längst till vän­ster. Efter ett tag står de mest använ­da pär­mar­na till vän­ster och de du kan arkivera längst till höger. 

Du kan använ­da sam­ma prin­cip för annat fysiskt, som verk­tyg eller annat du behöver ta fram då och då i ditt arbete.

Min­dre sorterande
Använ­der du Noguchis lagringssys­tem kom­mer du att läg­ga min­dre tid på att stäl­la till­ba­ka det du tag­it fram, för du behöver inte leta rätt på ​“var du tog den (pärmen/​mappen)” — du sät­ter den bara snabbt till vän­ster. Risken att du ska­par ​“sortera in”-högar min­skar och du får lättare ett tomt skrivbord, vilket gör att du inte blir så dis­tra­her­ad av sådant som lig­ger framme. Du hit­tar oftare det du sök­er snabbt, för de fles­ta av gånger­na du sök­er något, står det till vänster.

Då och då behöver du leta län­gre efter något du inte använ­der så ofta, för då står det någon­stans i allt det till höger; men, det är å andra sidan inte så ofta du är där och letar.

Hur gör du?
Har du ska­p­at ord­ning bland ditt fysiska mate­r­i­al med en helt annan smart metod? Skriv en kom­men­tar nedan och inspir­era andra.